Organizator wydarzeń. Kim jest osoba kryjąca się za tym mało znanym terminem? Czym się zajmuje i, co najważniejsze, jak może być przydatny? Postaram się odpowiedzieć na wszystkie te pytania.
W tłumaczeniu z języka angielskiego „event” (po rosyjsku wymawia się „iVEnt”) oznacza „okazję”, co oznacza, że event manager to specjalista zajmujący się organizacją różnego rodzaju wydarzeń. Mogą to być uroczystości prywatne i firmowe, wydarzenia biznesowe (konferencje, seminaria) oraz specjalne promocje mające na celu na przykład promocję produktu lub usługi.
Event managerowie zazwyczaj pracują dla wyspecjalizowanych agencji, których na rynku rosyjskim jest obecnie bardzo dużo. Niektóre firmy stosują jednak inne podejście: aby uniknąć korzystania z pośredników, zatrudniają specjalistów wewnętrznych. Najważniejszym pytaniem, które nurtuje zarówno osoby korzystające z agencji eventowych, jak i poszukujące specjalistów wewnętrznych, jest to, jak rozpoznać prawdziwego profesjonalistę.
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy określić obowiązki event managera. Oczywiście, najważniejsza jest organizacja wydarzenia: wybór miejsca, zaproszenie artystów, wybór wykonawców. Ale to nie wszystko. Każde wydarzenie jest projektowane z myślą o konkretnych celach, a prawdziwy profesjonalista je zna i zawsze o nie zapyta.
Na przykład, organizując firmową imprezę sylwestrową, celem może być po prostu relaks i dobra zabawa, ale może też być zwiększenie lojalności pracowników wobec firmy i kierownictwa, budowanie jedności w zespole i łagodzenie napięć między działami. Oprócz tych celów, profesjonalny event manager szczegółowo zapyta nie tylko o liczbę uczestników, ale także o grupę wiekową publiczności oraz odsetek kobiet i mężczyzn. Informacje te będą potrzebne do doboru muzyki, artystów, motywu przewodniego imprezy i rozrywki interaktywnej.
Na podstawie wyznaczonych celów i biorąc pod uwagę wszystkie szczegóły, opracowywana jest koncepcja – temat, pomysł, sedno wydarzenia. Zazwyczaj organizator wydarzenia oferuje kilka opcji do wyboru, z których jedna jest następnie rozwijana w scenariusz z harmonogramem minut po minucie i narracją gospodarza. Jednak przed przedstawieniem koncepcji, doświadczony specjalista pyta klienta o wcześniejsze wydarzenia. Jeśli w zeszłego sylwestra zespół zanurzył się w atmosferze brazylijskiego karnawału, zrozumiałe jest, że tym razem wybierze inny motyw przewodni. Albo, przeciwnie, klient był na nietypowym weselu przyjaciół i teraz chce zorganizować coś podobnego na własne.
Na etapie planowania event manager pomaga w wyborze, sugerując, gdzie można zaoszczędzić pieniądze, a gdzie jest to niewykonalne, a nawet niewskazane. Zapraszanie znanych gospodarzy stało się modne, ale nie każdy artysta ma talent do bezpośredniej interakcji z publicznością, a nie każda osoba kreatywna będzie trzymać się scenariusza. Event manager, który wcześniej współpracował z celebrytami, może doradzić, czy wybrany gospodarz spełnia oczekiwania.
W końcu miejsce zostało znalezione, scenariusz napisany, wszyscy wykonawcy otrzymali zadania, a gospodarz i artyści zarezerwowani. Ale praca organizatora na tym się nie kończy; podczas samego wydarzenia to on odpowiada za jego nadzorowanie. Musi dopilnować każdego szczegółu i upewnić się, że nic nie zostanie pominięte: dekoratorzy udekorują salę na czas, kelnerzy podają danie główne, realizator dźwięku odtwarza odpowiednią muzykę, wykonawcy znają godziny swojego przybycia, gospodarz ma niezbędne rekwizyty i wiele więcej. Oczywiście, w przypadku dużych imprez, wymaga to całego zespołu.
Jakie cechy powinien posiadać event manager, aby stworzyć dynamiczne, niezapomniane wydarzenie? Przede wszystkim jest zorganizowany i odpowiedzialny, ma zacięcie kreatywne. Jest rozważny, pomysłowy i szybko reaguje na zmieniające się okoliczności. Łatwo znajduje wspólny język z różnymi ludźmi. Chętnie pracuje, gdy inni mają wolne. Co najciekawsze, statystyki pokazują, że kobiety chętniej wybierają ten zawód.