„`html
W skrócie: Po pierwszych dniach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zgłaszają liczne problemy. Obawy dotyczą stabilności systemu, niejasnej komunikacji ze strony Ministerstwa Finansów, trudności w dostępie do aplikacji mobilnych, ryzyka wyłudzeń oraz braku podstawowych funkcji ułatwiających pracę. Pomimo potencjalnych korzyści w przyszłości, takich jak oszczędność czasu i digitalizacja procesów, obecna sytuacja wywołuje frustrację i generuje obawy o potencjalny chaos w obiegu dokumentów.
KSeF: Pierwsze Dni Działania i Głos Przedsiębiorców
Po dwóch dniach od uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), polscy przedsiębiorcy dzielą się swoimi pierwszymi wrażeniami, które malują obraz systemu daleki od idealnego. Zarówno drobni przedsiębiorcy, właściciele średnich firm, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wskazują na szereg wyzwań, które wymagają pilnego rozwiązania. Choć wizja cyfrowej rewolucji w fakturowaniu budzi nadzieje na przyszłe usprawnienia i oszczędności czasu, początkowe doświadczenia wskazują na palącą potrzebę dopracowania kluczowych aspektów systemu.
Wyzwania na Horyzoncie: Od Stabilności do Komunikacji
Na początku funkcjonowania systemu, zamiast problemów z samym KSeF, ujawniły się kłopoty z Profilem Zaufanym, co stanowiło jedynie wierzchołek góry lodowej. Wskazuje to na szerszy problem braku stabilności, niedostatecznej komunikacji oraz narzędzi, które w pełni odpowiadałyby na rzeczywiste potrzeby firm i biur rachunkowych. Przedsiębiorcy podkreślają, że kluczowe jest nie tylko samo istnienie systemu, ale jego bezawaryjne działanie oraz jasne wytyczne.
Doświadczenia z Perspektywy Użytkowników
Pan Andrzej, właściciel firmy motoryzacyjnej z około setką pracowników na wschodzie Polski, wdrożył integrację KSeF z jednym ze swoich dwóch systemów księgowych. Pierwszą fakturę odebrał już w niedzielny poranek, jednak jej zrozumienie wymagało dodatkowego wysiłku.
„Na pierwszy rzut oka nie zorientowałem się, od kogo może być i za co. Dopiero jej wizualizacja, którą dostałem mailem, pozwoliła zrozumieć, o co chodzi” – przyznaje pan Andrzej.
Podkreśla on kluczową rolę integracji systemów firmowych z KSeF oraz potrzebę generowania wizualizacji faktur, dostępnych np. poprzez e-mail w formie PDF. Docenia inicjatywy takie jak Poczty Polskiej, deklarującej wysyłanie wizualizacji. Pan Andrzej zaznacza, że minimalna ilość danych wysyłana do KSeF, z zachowaniem wewnętrznych informacji w systemach firmowych, jest strategicznym podejściem. Jednym z największych zmartwień pana Andrzeja są potencjalne wyłudzenia. Obawia się drobnych oszustw, gdzie nieuczciwi kontrahenci mogliby wysyłać fałszywe faktury, które przy akceptacji skutkowałyby stratami. Dlatego przez pierwsze miesiące planuje osobiście weryfikować każdą fakturę. Największym problemem dla pana Andrzeja nie jest technologia, lecz komunikacja. Uważa, że komunikaty i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów są nieprecyzyjne, rodząc pytania dotyczące obowiązku odbioru faktur czy procedur w przypadku awarii systemu. Planuje, że jego firma będzie obserwować działanie systemu w lutym, a pełne wysyłanie faktur do KSeF rozpocznie w marcu, aby być gotowym na obowiązek od 1 kwietnia. Justyna Ołtarzewska, projektantka mody i właścicielka butiku online z Warszawy, widzi w KSeF potencjał do znacznego ułatwienia pracy, pod warunkiem stabilności i dopracowania systemu. Jej obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczyna się 1 kwietnia, jednak od 1 lutego odbiera faktury. Po powrocie z urlopu styczniowego chciała nadać uprawnienia i pobrać certyfikat, jednak napotkała na problemy techniczne uniemożliwiające jakiekolwiek działania.
„Od początku patrzę na KSeF jako na ułatwienie. Docelowo nie będę musiała przechowywać faktur, skanować, martwić się, czy jakiejś nie zgubiłam. Wszystko będzie w jednym miejscu” – mówi Justyna Ołtarzewska.
Kluczowa dla niej jest niezawodność systemu; wierzy, że jeśli KSeF będzie działać stabilnie, pozwoli jej to zaoszczędzić znaczną ilość czasu. Krzysztof Tokarski, prowadzący w Zabrzu produkcję przysmaków dla zwierząt, zwraca uwagę na problemy z aplikacją mobilną KSeF. Mimo pełnej integracji biura księgowego z systemem, napotkał trudności po aktualizacji aplikacji, uniemożliwiające jej uruchomienie.
„W praktyce dostęp do KSeF mam tylko z komputera. Tymczasem ze względu na specyfikę prowadzonej działalności potrzebuję wystawiania faktur w terenie, na urządzeniu mobilnym” – wyjaśnia Krzysztof Tokarski, wskazując również na niedziałający adres kontaktowy podany przez Ministerstwo Finansów.
Obawia się potencjalnych awarii i przeciążeń systemu, które mogą uniemożliwić mu wystawianie faktur w przyszłości. Pani Marta, księgowa z Krakowa z wieloletnim doświadczeniem, opisuje stan przemęczenia i stresu spowodowany ciągłymi zmianami przepisów i wdrażaniem nowych systemów. Awaria Profilu Zaufanego nie była dla niej zaskoczeniem, wskazując na przeciążenie systemu spowodowane jednoczesnym logowaniem milionów użytkowników do różnych instytucji. Księgowa podkreśla brak podstawowych udogodnień w systemie, takich jak oznaczenie, czy faktura została już przejrzana lub pobrana, co utrudnia pracę przy obsłudze wielu podmiotów. Zauważa również brak możliwości łatwego przełączania się między firmami, co wymusza ponowne logowanie i zwiększa ryzyko błędów. Szczególną uwagę zwraca na zakaz wydawania faktur w formie papierowej lub PDF, gdy są one wystawione w KSeF. Uważa, że ta regulacja, w połączeniu z różnymi praktykami sprzedawców, doprowadzi do chaosu w obiegu dokumentów i zwiększy pracę księgowych przy prostowaniu nieprawidłowości.
Potencjalne Korzyści i Oczekiwane Usprawnienia
Pomimo początkowych trudności, wszyscy rozmówcy dostrzegają potencjał KSeF w długoterminowej perspektywie. System ten ma przynieść korzyści takie jak: * Oszczędność czasu: Automatyzacja procesów fakturowania i eliminacja konieczności przechowywania dokumentów papierowych. * Centralizacja danych: Wszystkie faktury dostępne w jednym miejscu, co ułatwia dostęp i zarządzanie nimi. * Redukcja błędów: Potencjalne zmniejszenie liczby pomyłek związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. * Poprawa przepływu informacji: Szybsza wymiana dokumentów między kontrahentami. Przedsiębiorcy zgodnie podkreślają, że sukces KSeF zależy od poprawy komunikacji, szybkiego reagowania na zgłaszane problemy oraz projektowania systemu z myślą o potrzebach użytkowników.
Analiza Biz Fakty
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce, choć ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów i cyfryzację procesów biznesowych, na chwilę obecną generuje znaczące wyzwania dla rodzimych firm. Problemy ze stabilnością, interfejsem użytkownika i komunikacją ze strony administracji publicznej bezpośrednio przekładają się na realne koszty i obciążenie pracą przedsiębiorców, zwłaszcza tych z sektora MŚP. Brak płynnego dostępu do narzędzi mobilnych, takich jak aplikacja KSeF, uderza w specyfikę działalności wielu firm działających w terenie, zmuszając je do korzystania z przestarzałych metod lub narażając na ryzyko błędów i opóźnień. Dodatkowo, kwestia zakazu wydawania fizycznych faktur przy jednoczesnym braku powszechnego zrozumienia zasad funkcjonowania KSeF przez klientów może prowadzić do chaosu i zwiększonej ilości pracy administracyjnej dla księgowych, zamiast obiecywanych ułatwień.
Wyniki Biznes Fakty:
Concrete Advice:
Obecnie kluczowe dla przedsiębiorców jest aktywne monitorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów oraz dokumentowanie wszelkich napotkanych problemów technicznych i trudności w obsłudze systemu. Warto zainwestować w szkolenia dla pracowników dotyczące obsługi KSeF, nawet jeśli początkowo odbywa się to w ograniczonym zakresie. W przypadku firm, które nie posiadają jeszcze zintegrowanych systemów księgowych z KSeF, należy priorytetowo zająć się procesem integracji lub wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania, aby zminimalizować ryzyko opóźnień po upływie terminów obowiązkowego wdrożenia. Należy również przygotować się na zwiększoną liczbę pytań i wątpliwości ze strony klientów, zwłaszcza w kontekście nowego sposobu obiegu dokumentów i możliwości otrzymywania faktur. „`
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl