„`html
W skrócie: Od 1 lutego 2026 roku firmy zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zaczęły wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Aby ułatwić odbiorcom identyfikację transakcji, sprzedawcy udostępniają wizualizacje tych faktur w formacie PDF, zawierające unikalny numer Id_KSeF i kod QR. Choć wizualizacje mogą być pomocne np. przy rejestracji pojazdu, niosą ze sobą ryzyko oszustw typu quishing, polegających na podszywaniu się pod oficjalne systemy i przekierowywaniu do fałszywych stron. Kluczowe jest weryfikowanie autentyczności kodów QR i adresów nadawców wiadomości, a podstawą do rozliczeń podatkowych jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana w KSeF.
Rewolucja w fakturowaniu: KSeF a wizualizacje faktur
Zmiany wprowadzone 1 lutego 2026 roku w związku z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) diametralnie modyfikują dotychczasowe praktyki biznesowe. Największe podmioty gospodarcze, a wkrótce także mniejsze firmy, zobowiązane są do generowania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. W trosce o płynność obrotu gospodarczego i ułatwienie identyfikacji dokumentów przez odbiorców, wielu sprzedawców decyduje się na oferowanie wizualizacji faktur. Te, choć przypominają tradycyjne dokumenty, stanowią jedynie graficzne odwzorowanie faktury ustrukturyzowanej, która znajduje się w systemie KSeF. Celem wizualizacji jest zapewnienie nabywcom czytelnego potwierdzenia dokonanej transakcji jeszcze przed zalogowaniem się do systemu KSeF w celu weryfikacji oryginalnego dokumentu.
Kluczowe cechy faktury ustrukturyzowanej i jej wizualizacji
Faktura ustrukturyzowana, będąca podstawą systemu KSeF, to plik XML zgodny ze ściśle określonym schematem. Choć możliwe jest jej wyświetlenie na ekranie, dla przeciętnego użytkownika może być ona mało czytelna. W odpowiedzi na te wyzwania, system generuje wizualizację w formacie PDF, przypominającą tradycyjną fakturę. Kluczowe jest, aby taka wizualizacja zawierała dwa niezbędne elementy:
- Unikalny numer identyfikacyjny faktury w systemie KSeF (Id_KSeF).
- Kod QR, który stanowi bramę do odnalezienia oryginalnej faktury w KSeF.
Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, wizualizacja jest wiernym odzwierciedleniem dokumentu zarejestrowanego w KSeF. Kod QR jest integralną częścią wizualizacji, umożliwiając szybkie przejście do szczegółów faktury w systemie.
Zastosowanie wizualizacji w praktyce
Wizualizacje faktur znajdują również praktyczne zastosowanie w codziennych czynnościach urzędowych. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać je jako dokument potwierdzający zakup, na przykład podczas rejestracji pojazdu w urzędzie gminy. Ministerstwo Infrastruktury wydało w tej sprawie odpowiednie wytyczne (pismo z 16 stycznia 2026 r., sygn. DTD-3.4400.791.2025), dopuszczając takie rozwiązanie, pod warunkiem zeskanowania kodu QR i weryfikacji danych. Należy jednak pamiętać, że do 1 kwietnia 2026 roku mniejsi podatnicy nadal mogą wystawiać tradycyjne faktury, które również mogą być przedłożone w urzędzie.
Potencjalne pułapki związane z wizualizacjami faktur
Mimo pozornej prostoty i użyteczności, wizualizacje faktur wiążą się z istotnymi wyzwaniami i potencjalnym ryzykiem dla odbiorców. Podstawowym obowiązkiem księgowym pozostaje rozliczenie faktury ustrukturyzowanej znajdującej się w systemie KSeF. Zaksięgowanie faktury wyłącznie na podstawie jej wizualizacji może prowadzić do dwukrotnego rozliczenia tej samej transakcji, zarówno w kontekście VAT, jak i kosztów uzyskania przychodów. Podobnie, istnieje ryzyko podwójnej zapłaty za towar lub usługę, jeśli nabywca nie zachowa należytej ostrożności. Podstawą wszelkich rozliczeń powinien być wyłącznie oryginalny dokument XML z systemu KSeF.
Quishing i inne zagrożenia cybernetyczne
Szczególne niebezpieczeństwo stanowi kod QR umieszczony na wizualizacji. Jak ostrzegają eksperci, oszuści mogą wykorzystywać tę funkcjonalność do przeprowadzania ataków typu quishing – odmiany phishingu wykorzystującej kody QR. Podrobione kody QR mogą kierować użytkowników na fałszywe strony internetowe, które łudząco przypominają oficjalne portale Ministerstwa Finansów lub Krajowej Administracji Skarbowej. Kliknięcie w taki link może skutkować utratą wrażliwych danych, kradzieżą środków finansowych lub zainfekowaniem urządzenia złośliwym oprogramowaniem. Aby zminimalizować ryzyko, kluczowe jest, aby pracownicy odpowiedzialni za księgowość i finanse byli świadomi potencjalnych zagrożeń. Niezbędna jest umiejętność weryfikacji autentyczności kodów QR oraz oficjalnych adresów stron internetowych. Należy zwracać uwagę na drobne różnice w adresach URL czy adresach e-mail, które mogą być celowo modyfikowane, by wprowadzić w błąd. Ministerstwo Finansów wielokrotnie ostrzegało również przed mailami podszywającymi się pod urzędy skarbowe, zawierającymi złośliwe załączniki lub linki. Weryfikacja adresu nadawcy, nawet z pozoru nieznaczne różnice, może uchronić przed wyłudzeniem danych osobowych, numerów kont bankowych czy haseł do poczty elektronicznej.
Potwierdzenie transakcji jako alternatywa
Przed wysłaniem faktury do systemu KSeF, sprzedawcy mają możliwość wystawienia nabywcy tzw. „potwierdzenia transakcji”. Jest to dobrowolne rozwiązanie, mające na celu zapewnienie klientowi dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu, szczególnie w sytuacji, gdy faktura ustrukturyzowana nie została jeszcze opatrzona numerem KSeF. Potwierdzenie transakcji, podobnie jak wizualizacja, może zawierać kod QR, który pozwoli nabywcy na sprawdzenie statusu faktury w systemie. Należy jednak podkreślić, że potwierdzenie transakcji nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej i nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych.
Analiza Biz Fakty
Wdrożenie KSeF i powiązane z nim wizualizacje faktur stanowi istotną zmianę dla polskiego rynku, szczególnie dla sektora MŚP. Choć ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego, rodzi również nowe wyzwania związane z cyberbezpieczeństwem i koniecznością edukacji użytkowników. Firmy muszą inwestować w szkolenia pracowników i odpowiednie oprogramowanie do weryfikacji autentyczności dokumentów, aby uniknąć strat finansowych i reputacyjnych. Dostępność wizualizacji w urzędach, jak w przypadku rejestracji pojazdów, jest pozytywnym krokiem w kierunku adaptacji systemu, jednak wymaga jasnych wytycznych i ciągłego monitorowania potencjalnych nadużyć.
Wyniki Biz Fakty:
Actionable Insight:
Zamiast automatycznie przetwarzać lub opłacać faktury na podstawie ich wizualizacji, wdrożcie w firmie procedurę obligatoryjnej weryfikacji faktur bezpośrednio w systemie KSeF przed zaksięgowaniem. W przypadku wątpliwości co do autentyczności kodu QR lub treści dokumentu, skontaktujcie się z wystawcą faktury za pomocą oficjalnych danych kontaktowych, pomijając wszelkie linki i kody zawarte w otrzymanej wiadomości. Regularnie szkolcie personel z zakresu rozpoznawania prób oszustw typu quishing i phishing. „`
Informacje przygotowane na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl