Od 1 kwietnia 2024 roku większość podatników zobowiązana jest do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wyjątek stanowią przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. W związku z tym, tysiące firm potrzebuje narzędzi do elektronicznego wystawiania faktur, takich jak specjalistyczne oprogramowanie lub aplikacje dostępne przez przeglądarkę. Niniejszy artykuł przedstawia analizę dostępnych bezpłatnych rozwiązań i ocenia ich przydatność.
Bezpośrednie, darmowe rozwiązania oferuje Ministerstwo Finansów w postaci Aplikacji Podatnika KSeF (wraz z wersją mobilną) oraz aplikacji e-mikrofirma. Narzędzia te posiadają jednak pewne ograniczenia. Na przykład, dane kontrahenta muszą być wprowadzane każdorazowo, choć istnieje opcja wystawienia faktury podobnej do już wcześniej wygenerowanej.
Analizie poddano również oferty komercyjnych producentów oprogramowania, które w wyszukiwarkach reklamowane są jako „darmowe” i oferujące integrację z KSeF. Należy zaznaczyć, że niniejszy przegląd nie jest wyczerpujący i nie obejmował testowania samych programów. Każdy przedsiębiorca powinien samodzielnie zweryfikować i dopasować wybrane rozwiązanie do swoich indywidualnych potrzeb.
Nasze spostrzeżenia dotyczące dostępnych rozwiązań, w przeważającej części opartych na chmurze, są jednoznaczne.
Czytaj też: Skarbówka kontroluje samotnych rodziców. Zobacz, co urzędnicy sprawdzają
Wnioski dotyczące darmowej oferty integracji z KSeF
Po pierwsze, darmowe rozwiązania są dedykowane najmniejszym przedsiębiorcom, wystawiającym niewielką liczbę faktur miesięcznie (choć istnieją wyjątki od tej reguły).
Po drugie, bezpłatne wersje oferują jedynie podstawowe funkcjonalności. Zazwyczaj nie obejmują możliwości generowania i wysyłania plików JPK_VAT, które są kluczowe dla przedsiębiorców rozliczających podatek VAT (zgodnie z obowiązkiem miesięcznego lub kwartalnego przesyłania tych deklaracji do urzędu skarbowego).
Po trzecie, nawet w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, zaleca się rozważenie zakupu płatnego oprogramowania, które zapewni nie tylko integrację z KSeF, ale także inne niezbędne funkcje, w tym możliwość generowania JPK_VAT.
Warto podkreślić, że odpłatne rozwiązania oferujące integrację z KSeF są często atrakcyjne cenowo, z abonamentami zaczynającymi się już od około 5 zł miesięcznie.
Na końcu artykułu znajduje się również informacja o darmowym narzędziu wspierającym obsługę KSeF, które nie jest jednak bezpośrednim programem do wystawiania faktur.
Integracje z KSeF oferowane przez firmy w ramach bezpłatnego dostępu
Obsługę KSeF oferuje m.in. firma inFakt. Dostęp jest bezpłatny i nieograniczony pod względem liczby dokumentów. Po zalogowaniu system informuje o statusie konta testowego (na miesiąc). Istnieje konieczność wyboru jednego z planów abonamentowych, jednak nadal dostępna jest darmowa opcja inFakt KSeF, przeznaczona wyłącznie dla nowych klientów.
Aplikacja umożliwia wystawianie faktur, integrację z KSeF, wysyłanie i pobieranie faktur z systemu. Obsługiwane są podstawowe typy faktur, w tym korygujące. Jest to rozwiązanie wystarczające dla podstawowych potrzeb mikroprzedsiębiorców, bez limitu dokumentów. Nie oferuje jednak integracji z systemami płatności ani innych zaawansowanych funkcjonalności. Pełna obsługa księgowa wymaga wykupienia płatnego abonamentu.
Firma Comarch oferuje aplikację Comarch Betterfly. Darmowa wersja eFaktury pozwala na wystawienie do 10 faktur krajowych oraz dodawanie kosztów (w tym ze zdjęć lub plików, do limitu 10 dokumentów). Brak jest możliwości wysyłki plików JPK_VAT. Przedsiębiorcy otrzymują również 30-dniowy darmowy dostęp do płatnej wersji eFaktury Plus, która umożliwia wysyłanie plików JPK. Po okresie próbnym należy wybrać pomiędzy darmową wersją do wystawiania e-faktur a płatnym dostępem z rozszerzonymi funkcjonalnościami.
Wśród darmowych opcji integracji z KSeF, wyszukiwane przez użytkowników, znajdują się również fillup.pl oraz serwis firmly.pl dedykowany mikroprzedsiębiorcom. Oba serwisy oferują 30-dniowy okres próbny dla nowych użytkowników, obejmujący wszystkie funkcje, integrację z KSeF, możliwość wysyłania i pobierania faktur, wypełniania formularzy, a także generowania i wysyłania plików JPK_V7M/K i JPK. Firmly oferuje darmowy dostęp do końca roku dla użytkowników, którzy rozliczyli swój podatek roczny przez e-pity. Fillup.pl to program wspierający e-deklaracje, a w kontekście KSeF jest narzędziem dedykowanym księgowym i biurom rachunkowym; pierwszy miesiąc użytkowania jest bezpłatny.
Kolejną darmową opcją integracji z KSeF jest „Fakturownia”. W praktyce, dostępne jest 30-dniowe bezpłatne testowanie. Darmowa opcja jest dostępna dla mikroprzedsiębiorców wystawiających maksymalnie trzy faktury miesięcznie. Obejmuje ona podstawowe funkcjonalności, w tym integrację z KSeF (odbieranie i wysyłanie faktur), jednak brak jest powiadomień o fakturach zakupowych oraz możliwości wysyłki JPK_VAT, co jest obowiązkiem czynnych podatników VAT. Użytkownicy mogą skorzystać z rozszerzonych funkcji w płatnych planach.
Serwis Faktura.pl również oferuje możliwość 30-dniowego testowania KSeF, obejmującego podstawowe funkcje. Po okresie próbnym zaleca się przejście na jeden z płatnych planów, oferujących szerszy zakres możliwości.
Mega Fakturka lite to kolejny darmowy program do wystawiania faktur dla mikroprzedsiębiorstw. Darmowa wersja jest ograniczona do podstawowych funkcji wystawiania faktur VAT i faktur bez VAT. Faktury można zapisać w formacie XML e-Faktura i ręcznie wprowadzić do systemu KSeF. W tym przypadku również zaleca się rozważenie płatnych planów.
Serwis Fakturowo.pl umożliwia bezpłatne testowanie przez 100 dni, jednak dostęp do KSeF jest zarezerwowany wyłącznie dla użytkowników opłaconego abonamentu. Firma uzasadnia to odpowiedzialnością związaną z prawidłową komunikacją z systemami Ministerstwa Finansów, obsługą autoryzacji, przesyłaniem dokumentów, ich statusami, archiwizacją oraz bieżącym dostosowywaniem systemu do zmieniających się wymagań technicznych i prawnych KSeF. Z tego względu funkcjonalność KSeF nie jest dostępna w ramach kont bezpłatnych.
Potrzebujesz pomocy z KSeF? Dostępne jest darmowe narzędzie
Grupa naukowców z Uniwersytetu Warszawskiego opracowała narzędzie Temidapro.ai, mające na celu wsparcie przedsiębiorców w obsłudze KSeF. Jak wyjaśnia Radosław Borowski, doradca podatkowy, jest to model oparty na sztucznej inteligencji (chatbot), który generuje odpowiedzi dotyczące KSeF oraz ogólnie zagadnień podatkowych (moduł Podatki i Księgowość). Kluczowe jest to, że narzędzie korzysta wyłącznie ze zweryfikowanych źródeł pochodzących z Ministerstwa Finansów, KAS oraz Krajowej Informacji Skarbowej (głównie interpretacje indywidualne oraz informacje dotyczące wdrożenia KSeF, w tym Podręcznik KSeF 2.0.). „Tak stworzony model pozwala na udzielanie wyłącznie merytorycznych odpowiedzi na pytania dotyczące KSeF i podatków” – podkreśla Radosław Borowski.
Ekspert dodaje, że Temidapro.ai udziela merytorycznych odpowiedzi, wolnych od tzw. „halucynacji”, w przeciwieństwie do innych modeli, które mogą nie mieć dostępu do pełnej bazy interpretacji indywidualnych publikowanych przez Krajową Informację Skarbową. Temidapro.ai jest dostępne bezpłatnie. Moduł KSeF jest dostępny bez konieczności logowania (wystarczy wejść na stronę https://temidapro.ai/) i jest całkowicie bezpłatny.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Wyniki Biznes Fakty:
- Od 1 kwietnia 2024 r. większość podatników musi korzystać z KSeF, z wyjątkiem firm o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 tys. zł.
- Darmowe rozwiązania od Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma) mają ograniczone funkcje.
- Darmowe oferty komercyjnych dostawców są zazwyczaj skierowane do mikroprzedsiębiorców i oferują podstawowe funkcje integracji z KSeF.
- Wiele darmowych rozwiązań nie obejmuje wysyłki JPK_VAT, co jest kluczowe dla czynnych podatników VAT.
- Rozważenie płatnych rozwiązań, zaczynających się od ok. 5 zł miesięcznie, jest zalecane dla pełniejszej funkcjonalności i integracji, np. z JPK_VAT.
- Firmy takie jak inFakt, Comarch (Betterfly), fillup.pl, firmly.pl, Fakturownia, Faktura.pl, Mega Fakturka lite oferują darmowe okresy próbne lub ograniczone bezpłatne wersje.
- Narzędzie Temidapro.ai (oparte na AI) oferuje darmowe wsparcie merytoryczne w zakresie KSeF i podatków, korzystając z oficjalnych źródeł.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl