Obecnie najem prywatny lokali mieszkalnych można opodatkować wyłącznie zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Ryczałt można wybrać również w sytuacji, gdy mieszkanie wynajmuje osoba prowadząca działalność gospodarczą. Część właścicieli nieruchomości ma jednak wątpliwości, od jakiej kwoty należy uiszczać podatek ryczałtowy. Sprawę tę rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny (NSA).
Wyrok dotyczył właściciela, który wynajmował lokal mieszkalny w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i wybrał formę opodatkowania w postaci ryczałtu. Eksperci przyznają jednak, że orzeczenie to można stosować również do sytuacji wynajmu prywatnego mieszkań. Kluczowa różnica polega na tym, że wynajem w ramach działalności gospodarczej może być opodatkowany na trzy sposoby (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, skala podatkowa PIT oraz podatek liniowy), natomiast wynajem prywatny może być opodatkowany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Podatnicy opodatkowani ryczałtem często napotykają na dylemat dotyczący tego, co stanowi przychód w przypadku refakturowania mediów, czyli przerzucania kosztów energii elektrycznej, gazu czy centralnego ogrzewania na najemcę. Właśnie tę kwestię rozstrzygnął NSA.
Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób należy obliczać podatek i jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie najmu.
Czytaj również: Rozlicz PIT od krypto za 2025 r. Nie uciekniesz, będzie nowe prawo
Przedmiot sporu w sprawie rozstrzygniętej przez NSA
Spór prawny dotyczył przedsiębiorczyni prowadzącej działalność gospodarczą, w ramach której wynajmowała obiekt magazynowy oraz budynek magazynowo-biurowy. Najemcy tych nieruchomości, oprócz czynszu najmu, byli zobowiązani do pokrywania kosztów mediów, takich jak: energia elektryczna, woda i odprowadzanie ścieków, gaz oraz wywóz odpadów. Dostawcy mediów wystawiali faktury pierwotne na właścicielkę nieruchomości, która następnie refakturowała te koszty na najemców, zgodnie z faktycznym zużyciem (na podstawie wskazań podliczników), bez naliczania własnej marży. Pani prowadząca działalność opodatkowała przychody z najmu ryczałtem, stosując stawki 8,5% i 12% (dla przychodów przekraczających 100 tys. zł).
Przedsiębiorczyni wystąpiła z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, zadając pytanie, czy powinna płacić podatek od przychodu z tytułu czynszu najmu, czy też obejmuje on również koszty refakturowanych mediów.
Podatniczka stała na stanowisku, że do przychodów nie powinna wliczać kwot otrzymanych od najemców tytułem zwrotu kosztów mediów. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) nie podzielił jej argumentacji.
Stanowisko Dyrektora KIS w sprawie rozliczania kosztów mediów
Dyrektor KIS uznał, że niezależnie od tego, czy opłaty za media są wliczone w kwotę czynszu najmu, czy refakturowane odrębnie, uzyskany przychód należy zakwalifikować jako przychód z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że opłaty za media w takiej sytuacji stanowią przychód z działalności gospodarczej, od którego podatniczka jest zobowiązana płacić podatek ryczałtowy od przychodów ewidencjonowanych.
Orzeczenia sądów w sprawie rozliczenia kosztów mediów
Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Krakowie, w wyroku z dnia 11 października 2022 r. (sygn. akt I SA/Kr 757/22), nie zgodził się ze stanowiskiem organu podatkowego. Sąd wyjaśnił, że nie można mówić o powstaniu przychodu podatkowego, jeżeli kwota należna nie stanowi definitywnego przysporzenia majątkowego. Podstawową cechą przychodu podatkowego jest jego realny, trwały i definitywny charakter, co oznacza, że faktycznie powiększa aktywa podatnika. W przypadku, gdy podatniczka jedynie przenosi koszty mediów na najemców, nie dochodzi do takiego przysporzenia majątkowego.
WSA w Krakowie zwrócił również uwagę, że interpretacja przedstawiona przez organ podatkowy „nieuzasadnienie zróżnicowuje sytuację prawną podatników osiągających przychody z najmu związane z działalnością gospodarczą w zależności od wybranej formy opodatkowania”. Mówiąc prościej, zdaniem sądu, niedopuszczalne jest sytuacja, w której podatnik rozliczający PIT na zasadach ogólnych nie wlicza do przychodów zwróconych wydatków (kosztów mediów), a podatnik rozliczający się za pomocą ryczałtu musi je uwzględniać. Według sądu, w obu przypadkach koszty najmu, które zwracają najemcy wynajmującemu, nie powinny być wliczane do przychodów z najmu.
Z orzeczeniem WSA zgodził się również Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z dnia 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23).
NSA potwierdził, że przychód musi mieć charakter definitywny, co oznacza, że może być mówione o przychodzie jedynie w sytuacji, gdy następuje przyrost majątku otrzymującego go podmiotu. Jeśli wynajmujący pełni jedynie rolę pośrednika w ponoszeniu kosztów, przerzucając je na najemców, nie można mówić o żadnym przysporzeniu majątkowym. W związku z tym, koszty mediów nie powinny być wliczane do przychodów opodatkowanych ryczałtem. Oznacza to, że przedsiębiorczyni powinna płacić podatek wyłącznie od kwoty czynszu najmu otrzymywanego od najemców.
Eksperci podkreślają, że wyrok NSA ma zastosowanie również do osób prywatnych wynajmujących mieszkania.
Jak prawidłowo obciążyć najemcę kosztami mediów
Przypominamy również, w jaki sposób należy uregulować w umowie najmu kwestię ponoszenia przez najemcę opłat za media.
— W umowie najmu należy precyzyjnie określić czynsz najmu oraz zawrzeć zapis stanowiący, że oprócz czynszu najemca jest zobowiązany do ponoszenia dodatkowych opłat za… (tutaj należy wymienić konkretne media) — radzi Grzegorz Grabowski, ekspert z kancelarii księgowo-doradczej WMP. Alternatywnie, w umowie najmu można zamieścić zapis wskazujący, że najemca ponosi te opłaty „za pośrednictwem wynajmującego”.
Mariusz Makowski, doradca podatkowy, sugeruje następujące sformułowanie w umowie: „Oprócz czynszu Najemca pokrywać będzie zaliczkę na media w wysokości …. (słownie ….) płatną na konto Wynajmującego w terminie wskazanym w pkt 1 niniejszego paragrafu. Wysokość zaliczki będzie mogła ulegać zmianie, o czym Wynajmujący niezwłocznie poinformuje Najemcę na piśmie. W kwocie powyższej zawarte będą zaliczki na poczet zużycia prądu, zimnej wody, ogrzewania, telewizji kablowej, internetu.”
Kwestia płatności za media
Eksperci podkreślają również, że wynajmujący nie musi obawiać się utraty kontroli nad rachunkami.
— Najemca może dokonywać płatności za media bezpośrednio na rachunek bankowy wynajmującego; nie jest konieczne formalne przepisywanie umów o media na najemcę — wyjaśnia Mariusz Makowski.
Stanowisko to podziela również Grzegorz Grabowski. — Zapis w umowie najmu, że najemca opłaca media „za pośrednictwem wynajmującego”, oznacza, że najemca przekazuje środki finansowe wynajmującemu, a następnie wynajmujący reguluje zobowiązania wobec dostawców mediów. Takie rozwiązanie zapewnia wynajmującemu większą kontrolę nad terminowością i poprawnością płatności do dostawców — podkreśla Grabowski.
Nie ma również przeciwwskazań, aby umówić się z najemcą, że będzie on dokonywał dwóch odrębnych przelewów do wynajmującego: jednego tytułem czynszu najmu, a drugiego tytułem zwrotu kosztów zużytych mediów.
Wyrok NSA z dnia 27 stycznia 2026 r., sygn. akt II FSK 559/23
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz Business Insider Polska, dział Prawo
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.
Wyniki Biznes Fakty:
**Kluczowe orzeczenie NSA dotyczące ryczałtu od najmu:** Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23) rozstrzygnął, że koszty mediów refakturowane na najemców nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dotyczy to zarówno najmu w ramach działalności gospodarczej, jak i najmu prywatnego.
**Definicja przychodu:** Sąd podkreślił, że przychód podatkowy musi mieć charakter definitywny, tj. stanowić trwałe przysporzenie majątkowe. Kwoty otrzymane od najemców na pokrycie kosztów mediów, które są następnie przekazywane dostawcom, nie spełniają tej definicji, ponieważ wynajmujący działa jedynie jako pośrednik.
**Umowa najmu kluczowa:** Aby prawidłowo rozliczać koszty mediów, w umowie najmu należy precyzyjnie określić, że najemca ponosi dodatkowe opłaty za media ponad czynsz najmu, wskazując sposób ich rozliczania (np. zaliczki, płatność za pośrednictwem wynajmującego).
**Praktyczne aspekty rozliczeń:** Wynajmujący może inkasować od najemców środki na opłaty za media i następnie regulować zobowiązania wobec dostawców. Nie jest wymagane formalne przepisywanie umów na najemcę. Taka procedura zapewnia wynajmującemu kontrolę nad przepływami finansowymi i terminowością opłat.
**Implikacje dla przedsiębiorców:** Przedsiębiorcy wynajmujący nieruchomości i opodatkowujący najem ryczałtem powinni stosować się do interpretacji NSA, co może oznaczać niższe zobowiązanie podatkowe w zakresie opłat za media.
**Zmiany w prawie i regulacje 2026:** Chociaż niniejszy wyrok dotyczy wykładni istniejących przepisów, warto pamiętać o ogólnym trendzie uszczelniania systemu podatkowego i potencjalnych zmianach w przepisach dotyczących najmu, które mogą wejść w życie w przyszłości, w tym w 2026 roku. Zawsze należy śledzić aktualne regulacje prawne.
Szczegóły można znaleźć na stronie internetowej : businessinsider.com.pl