Błąd na fakturze może przytrafić się każdemu przedsiębiorcy. Dotyczyć on może dowolnych danych, takich jak nazwa towaru, cena jednostkowa, kwota całkowita czy stawka VAT. Przed wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jeśli faktura nie została jeszcze wprowadzona do obiegu prawnego, wystarczyło ją anulować i przesłać kontrahentowi prawidłową wersję. W systemie KSeF proces ten nie jest już tak prosty, a według relacji przedsiębiorców, nawet drobne pomyłki mogą generować znaczną liczbę korekt.
Pani Justyna Ołtarzewska, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zwraca uwagę na problematyczność dokonywania korekt w KSeF. „Jeżeli wystawię fakturę z błędną nazwą towaru, muszę skorygować całą fakturę. Nie mogę poprawić jedynie linii z nazwą usługi, nawet jeśli stawka VAT i pozostałe dane, w tym odbiorca faktury, pozostają niezmienione. W KSeF z błahych powodów mnożą się korekty” – wyjaśnia. Przedsiębiorczyni opracowała jednak własne rozwiązanie, które zostanie przedstawione poniżej. Należy podkreślić, że **system KSeF nie przewiduje możliwości anulowania faktur**.
Istnieją również inne wyzwania związane z korektami w KSeF. Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, doradca podatkowy i starszy pracownik w kancelarii Rödl & Partner, informuje, że Ministerstwo Finansów przewidziało trzy rodzaje faktur korygujących.
Przedsiębiorcy muszą również wiedzieć, jak prawidłowo korygować faktury wystawione w trybie offline24, czyli w sytuacji braku dostępu do Internetu.
Czytaj również: Jak obniżyć przychód z najmu w 2026 r.? Jest prosty sposób, NSA potwierdził
Jaki sposób na korekty faktur mają przedsiębiorcy?
Korekta faktury stanowi wyzwanie dla przedsiębiorców. Chociaż nie ma obowiązku uzasadniania korekt przed organami skarbowymi, w przypadku kontroli należy umieć wyjaśnić ich powody. Wielu księgowych wymaga także opisów faktur korygujących, które jasno wskazują przyczynę i przedmiot korekty, co wiąże się z dodatkową pracą. Brak możliwości anulowania faktur w KSeF to kolejna komplikacja. Niemniej jednak, przedsiębiorcy znaleźli na to swoje sposoby.
„Będę klientom wystawiać faktury robocze i dopiero po ich akceptacji, że wszystko jest poprawne, wystawię fakturę finalną i prześlę ją do KSeF. Niezależnie od wszystkiego, KSeF oznacza więcej pracy” – wyjaśnia Justyna Ołtarzewska.
Jakie są rodzaje faktur korygujących w KSeF?
Faktury w KSeF są wystawiane w formacie XML, zgodnym ze strukturą logiczną FA(3). Ministerstwo Finansów określiło również szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur korygujących w tym systemie.
„Na wstępie należy zaznaczyć, że nie ma możliwości anulowania faktury, która została przesłana do KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). W związku z tym, błędy w fakturze ustrukturyzowanej koryguje się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej w KSeF” – tłumaczy Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Ekspertka wskazuje, że Ministerstwo Finansów przewidziało **trzy rodzaje faktur korygujących**:
a) faktura korygująca do faktury podstawowej lub uproszczonej (w strukturze logicznej oznaczone jako „KOR”),
b) faktura korygująca do faktury zaliczkowej („KOR_ZAL”),
c) faktura korygująca do faktury rozliczającej („KOR_ROZ”),
„Podatnik jest zobowiązany wybrać jeden z trzech wymienionych rodzajów korekty” – dodaje Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Co musi być na korekcie, czy trzeba wskazać przyczynę?
Zgodnie z wyjaśnieniami Agnieszki Jurcimierskiej-Pawlik, faktura korygująca powinna zawierać:
a) numer kolejny i datę wystawienia,
b) numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną, której dotyczy korekta,
c) dane stron transakcji,
d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
e) kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku i kwoty dotyczące sprzedaży zwolnionej.
„Struktura logiczna KSeF przewiduje pole „PrzyczynaKorekty”, które umożliwia opisanie powodu wystawienia faktury korygującej, jednak jego wypełnienie nie jest obowiązkowe” – podkreśla Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Ponadto, na fakturze korygującej **powinny znaleźć się również dane dotyczące faktury lub faktur korygowanych** (m.in. numer faktury, numer KSeF faktury, data wystawienia).
„Dane te prezentowane są w obowiązkowym elemencie „DaneFaKorygowanej”. Należy zaznaczyć, że ten element może być powielany wielokrotnie (do 50 tysięcy razy), co jest szczególnie istotne przy wystawianiu zbiorczych faktur korygujących” – tłumaczy ekspertka.
Zmiana kwot i podatku na fakturze korygującej. Co trzeba zrobić?
W przypadku, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub podatku należnego, należy wykazać **kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego**. Według Agnieszki Jurcimierskiej-Pawlik, można to zrobić na **trzy sposoby**:
a) **Korekta przez różnicę** – w jednym wierszu podawana jest kwota różnicy w stosunku do wartości z faktury pierwotnej, np. w przypadku całkowitego zwrotu towaru.
b) **Korekta z wykorzystaniem znacznika „StanPrzed”** – pierwszy wiersz zawiera dane przed korektą i jest oznaczony jako „StanPrzed”, a drugi wiersz zawiera prawidłowe dane po korekcie, np. w sytuacji korekty błędnego kursu waluty.
c) **Korekta przez storno** – wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) jest prezentowany w fakturze korygującej ze znakiem ujemnym.
Jak skorygować fakturę wystawioną na podmiot inny niż prawidłowy?
Przedsiębiorcom zdarza się również błędnie wskazać nabywcę faktury lub pomylić numer NIP nabywcy. „W takich sytuacjach podatnik **musi wystawić fakturę korygującą do zera z błędnymi danymi nabywcy oraz wystawić kolejną, nową fakturę pierwotną z poprawnymi danymi**” – wskazuje Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
W praktyce, jak tłumaczy ekspertka, faktura z nieprawidłowym numerem NIP trafi do KSeF do niewłaściwego podmiotu, dlatego tak istotne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz poprawnej faktury pierwotnej. Agnieszka Jurcimierska-Pawlik zwraca również uwagę, że **nie ma już możliwości korygowania określonych elementów faktury poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę**.
Jak dokonać korekty faktur wystawionych w trybie offline24?
W przypadku braku dostępu do Internetu, przedsiębiorca może wystawić fakturę w trybie offline24. Umożliwia to wystawienie faktury bez połączenia z systemem i jej przesłanie do KSeF następnego dnia roboczego. Co w sytuacji, gdy taka faktura zawiera błąd?
„Jeżeli faktura wystawiona w trybie offline24 zawiera błędy, należy **w pierwszej kolejności przesłać ją do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF** (numer ten należy zadeklarować na fakturze korygującej). Dopiero wtedy można wystawić fakturę korygującą, stosując takie same zasady jak w przypadku korekt faktur wystawionych w trybie online” – wyjaśnia Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Istnieje również alternatywne rozwiązanie. Jak tłumaczy doradczyni podatkowa, KSeF **przewiduje możliwość wystawiania faktur korygujących w trybie offline24**. „Należy je przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym” – wskazuje rozmówczyni.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Wyniki Biznes Fakty:
- KSeF znacząco komplikuje proces korekty faktur w porównaniu do systemu sprzed jego wprowadzenia.
- Anulowanie faktury w KSeF nie jest możliwe; jedyną drogą korekty jest wystawienie faktury korygującej.
- Ministerstwo Finansów przewiduje trzy typy faktur korygujących: do faktury podstawowej/uproszczonej („KOR”), do faktury zaliczkowej („KOR_ZAL”) i do faktury rozliczającej („KOR_ROZ”).
- Pole „PrzyczynaKorekty” w strukturze logicznej KSeF umożliwia opisanie powodu korekty, ale jego wypełnienie nie jest obowiązkowe.
- W przypadku błędu w danych nabywcy, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera dla błędnego nabywcy i wystawienie nowej, poprawnej faktury pierwotnej.
- Nota korygująca wystawiana przez nabywcę nie jest już możliwa do zastosowania w celu korekty elementów faktury.
- Faktury wystawione w trybie offline24, zawierające błędy, muszą zostać najpierw przesłane do KSeF w celu uzyskania numeru identyfikacyjnego, a następnie skorygowane standardową fakturą korygującą.
- Istnieje możliwość wystawiania faktur korygujących również w trybie offline24, z obowiązkiem przesłania ich do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.
- Przepisy dotyczące KSeF, w tym zasady wystawiania i korygowania faktur, będą miały zastosowanie od 2026 roku, co wymaga od przedsiębiorców przygotowania się na nowe regulacje podatkowe i księgowe.
Szczegóły można znaleźć na stronie internetowej : businessinsider.com.pl