Nowe możliwości dla pracodawców: Weryfikacja zaświadczeń ZUS online
Pracodawcy w Polsce zyskali nowe narzędzie ułatwiające weryfikację elektronicznych zaświadczeń ZUS dotyczących ubezpieczenia. Jest to istotne dla prawidłowego doliczania okresów do stażu pracy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) uruchomił na swojej stronie internetowej zus.pl funkcjonalność pozwalającą na potwierdzenie autentyczności tych dokumentów.
XVIII Europejski Kongres Gospodarczy • Polecamy ścieżkę innowacje, rynek pracy, edukacja
22-24 kwietnia 2026 • Katowice • Międzynarodowe Centrum Kongresowe & Spodek
Od 1 stycznia 2026 r. pracownicy zatrudnieni w jednostkach sektora finansów publicznych mogą ubiegać się o doliczenie do stażu pracy okresów aktywności zawodowej innych niż te realizowane na podstawie umowy o pracę. Zmiany w przepisach dotyczących stażu pracy wdrażane są etapowo. Dla sektora prywatnego nowe regulacje zaczną obowiązywać od 1 maja 2026 r.
Zaświadczenia o ubezpieczeniu, niezbędne do zaliczenia dodatkowych okresów do stażu pracy, wydawane są przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek zainteresowanej osoby. ZUS poinformował, że w odpowiedzi na potrzeby pracodawców udostępnił narzędzie umożliwiające elektroniczne potwierdzenie autentyczności zaświadczeń. Usługa ta jest dostępna na oficjalnej stronie internetowej Zakładu.
Jak pracodawcy mogą sprawdzać autentyczność zaświadczeń ZUS na zus.pl?
Zgodnie z informacją przekazaną przez ZUS, proces weryfikacji polega na odwiedzeniu strony zus.pl, a następnie wybraniu kafelka „Wyszukiwarki i usługi”. W kolejnym kroku należy odnaleźć i kliknąć link „Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS)”.
Po przesłaniu przez pracodawcę elektronicznego zaświadczenia, system przeprowadzi jego analizę. Wynik weryfikacji zostanie przedstawiony w formie komunikatu. Pozytywny komunikat „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” oznacza, że dane zaświadczenie o identycznej treści znajduje się w bazie danych ZUS. Z kolei komunikat „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” informuje, że dokument o podanej treści nie został odnaleziony w systemie.
ZUS zaznacza, że potencjalną przyczyną wskazania nieprawidłowości może być między innymi zmiana treści oryginalnego zaświadczenia.
Postępowanie w przypadku nieprawidłowego zaświadczenia z ZUS
W sytuacji, gdy system ZUS wskaże zaświadczenie jako nieprawidłowe, pracownik, którego dotyczy dokument, powinien skontaktować się bezpośrednio z placówką ZUS lub umówić się na e-wizytę w celu wyjaśnienia sprawy. Taką informację przekazał Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Należy pamiętać, że omawiana usługa nie obejmuje weryfikacji zaświadczeń wydawanych przez ZUS na podstawie innych wniosków, na przykład składanych na formularzu US-7 – podkreślił ZUS.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekazał również dane dotyczące wniosków o wydanie zaświadczenia o stażu pracy. W pierwszym kwartale 2026 roku wpłynęło ich 587 tysięcy. ZUS zdążył już wydać blisko milion takich dokumentów.
Wyniki Biznes Fakty:
- Praktyczna wskazówka dla pracodawców: Wdrożenie nowej usługi ZUS znacząco usprawnia proces weryfikacji dokumentów pracowniczych, minimalizując ryzyko błędów i potencjalnych sporów dotyczących stażu pracy.
- Praktyczna wskazówka dla pracowników: Zachęca się do korzystania z możliwości uzyskania elektronicznych zaświadczeń z ZUS, które ułatwiają procedury związane z doliczaniem okresów do stażu pracy u nowych pracodawców.
Według danych portalu: www.pulshr.pl