Praca księgowych w dobie KSeF i AI
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rodzi nowe wyzwania dla branży księgowej. Choć KSeF miał usprawnić procesy związane z obsługą faktur poprzez cyfryzację i eliminację ręcznego wprowadzania danych, w praktyce wielu księgowych odczuwa obecnie nawet dwukrotny lub trzykrotny wzrost nakładu pracy. Wynika to z faktu, że nadal muszą przetwarzać faktury niefakturujące, przesyłane innymi kanałami, a także dokumenty potwierdzające transakcje.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF, który od 1 kwietnia obejmie również małe i średnie przedsiębiorstwa oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), z pewnością przyczyni się do dalszego zwiększenia obciążenia pracą w działach księgowości.
Jak zmieni się praca księgowych w dobie KSeF i AI
Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w firmie Symfonia, podkreśla, że obecny obraz KSeF w mediach często kreowany jest jako „chaos KSeF”. Problem ten wynika z trudności technicznych, niepewności co do nowych obowiązków i potrzeby szybkiego dostosowania systemów, co obciąża zarówno przedsiębiorców, jak i księgowych.
Jednakże, jak zauważa Mamys, po przezwyciężeniu początkowych trudności, automatyzacja i ujednolicony obieg dokumentów zaczną przynosić korzyści. KSeF może stać się impulsem do głębokiej transformacji rynku usług księgowych.
Eksperci wskazują, że zbliża się „moment prawdy”, który doprowadzi do zmian i konsolidacji na rynku usług księgowych. Rafał Michniewicz, prezes Aider Polska, zauważa, że w krótkim terminie KSeF nie spowoduje zniknięcia księgowych, ale znacząco przyspieszy ewolucję ich roli. Dzięki standaryzacji i cyfryzacji dokumentów, znacząca część pracy operacyjnej księgowych, takiej jak wprowadzanie danych czy podstawowe księgowanie, będzie stopniowo automatyzowana. W efekcie, zapotrzebowanie na tego typu zadania będzie maleć, co dotychczas obserwowane było głównie w średnich i większych firmach, a dzięki KSeF proces ten przyspieszy również w mniejszych podmiotach.
Czym zatem będą zajmować się biura rachunkowe i księgowi?
Rafał Michniewicz przewiduje, że księgowi będą coraz częściej odpowiedzialni za interpretację danych finansowych, wspieranie decyzji biznesowych i bieżący kontakt z przedsiębiorcami, zamiast skupiać się wyłącznie na przetwarzaniu informacji. Rosnące znaczenie będą miały kompetencje analityczne i doradcze.
Tomasz Mamys podziela tę opinię, wskazując na przesunięcie akcentów zawodowych księgowych w kierunku mniejszej ilości ręcznego wprowadzania danych, a większego zaangażowania w kontrolę procesów, analizę i doradztwo. Wymaga to rozwoju nowych kompetencji technologicznych. Biura rachunkowe będą musiały przekształcić się w organizacje bardziej cyfrowe, inwestując w integrację i automatyzację procesów.
Kto zostanie na rynku usług księgowych?
Tomasz Mamys uważa, że tradycyjny model rozliczania „za dokument” straci na znaczeniu. Przewagę zyskają biura oferujące klientom wsparcie procesowe i technologiczne. System KSeF, mimo początkowego zamieszania, otwiera drogę do bardziej efektywnej i nowoczesnej księgowości, co może doprowadzić do wyłonienia się nowocześniejszego, szybszego i bardziej wartościowego rynku usług księgowych.
Rafał Michniewicz dodaje, że obecne zmiany, w tym KSeF, stanowią realne wyzwanie dla małych biur rachunkowych. KSeF, w połączeniu z automatyzacją i rosnącymi wymogami regulacyjnymi, zwiększa presję na inwestycje w technologię i skalę działania. Część mniejszych podmiotów może mieć trudności z utrzymaniem konkurencyjności kosztowej i operacyjnej. Nie oznacza to jednak ich zaniku. Te biura, które skupią się na specjalizacji, budowaniu relacji z klientami i rozwijaniu kompetencji doradczych, nadal będą mogły się rozwijać. Model oparty wyłącznie na prostym księgowaniu po najniższej cenie, bez wykorzystania technologii, będzie coraz trudniejszy do utrzymania.
Michniewicz podkreśla, że polski rynek usług księgowych jest silnie rozdrobniony i obciążony rosnącymi wymogami regulacyjnymi, kosztami technologii oraz oczekiwaniami klientów dotyczącymi raportowania i transparentności danych. Te czynniki będą przyspieszać procesy konsolidacyjne w sektorze. Niektóre podmioty zdecydują się na inwestycje i budowanie większej skali działania, inne mogą rozważać połączenia z większymi organizacjami. Obserwujemy rosnącą gotowość rynku do zmian strukturalnych.
Wyniki Biznes Fakty:
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i postępująca automatyzacja procesów księgowych w 2026 roku będą wymagały od przedsiębiorców i księgowych adaptacji. Firmy muszą być przygotowane na cyfryzację obiegu dokumentów i potencjalne zwiększenie początkowego nakładu pracy. Kluczowe dla przedsiębiorców będzie zrozumienie zmian w roli księgowych – od przetwarzania danych do analizy i doradztwa. Inwestycje w nowoczesne rozwiązania technologiczne i rozwój kompetencji analitycznych stają się koniecznością, aby utrzymać konkurencyjność i efektywnie zarządzać finansami w nowej rzeczywistości regulacyjnej.
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl