Niższe ceny paliw i zmiana w fakturowaniu na Orlenie od 1 kwietnia
Niższe ceny paliw na stacjach cieszą kierowców. Jeśli dokonujesz zakupu paliwa na firmę, od 1 kwietnia 2026 roku może Cię spotkać nieoczekiwana zmiana dotycząca faktur.
Orlen, jako podmiot objęty obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r., do tej pory umożliwiał drukowanie faktur na stacjach. Klienci kupujący paliwo otrzymywali wydruk faktury z drukarki fiskalnej, co było dozwolone przez przepisy. Jednak od 1 kwietnia 2026 r. firma zmienia swoją strategię, mimo że przepisy nadal pozwalają na drukowanie faktur aż do końca 2026 r. dla niektórych kategorii podatników.
Wcześniej Orlen informował, że taka procedura będzie stosowana „przynajmniej do 1 kwietnia”. W odpowiedzi na pytania serwisu Business Insider, firma potwierdziła, że od tej daty nastąpi zmiana zasad fakturowania na stacjach.
Nowe zasady odbioru faktury na Orlenie od 1 kwietnia
Przypomnijmy, że obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF jest wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 r. dotyczy on największych firm (ze sprzedażą VAT powyżej 200 mln zł). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników VAT, z wyjątkiem tzw. podmiotów wykluczonych cyfrowo (u których sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie).
Przedsiębiorcy dokonujący zakupów muszą odbierać faktury z KSeF już od 1 lutego 2026 r. Do tej pory Orlen wystawiał faktury w tradycyjny sposób, drukując je na drukarkach fiskalnych, co było szczególnie istotne dla klientów biznesowych potrzebujących faktur za paliwo do pojazdów firmowych. Od 1 kwietnia 2026 r. ulegnie to zmianie.
„Od 1 kwietnia przedsiębiorcy posiadający polski NIP przy dokonywaniu zakupów na stacji Orlen otrzymają potwierdzenie transakcji. Odbiór faktury wystawionej w systemie kasowym stacji paliw możliwy będzie jedynie w Krajowym Systemie E-Faktur (KSeF) na podstawie QR kodu znajdującego się na potwierdzeniu. Nie będzie możliwości wydruku faktury bezpośrednio na miejscu” — wyjaśnił Orlen w odpowiedzi na pytania Business Insidera.
Oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 r. przedsiębiorca kupujący paliwo na Orlenie na firmę nie otrzyma ani paragonu, ani faktury z drukarki fiskalnej. Orlen wystawi fakturę w KSeF, a klient biznesowy będzie mógł ją pobrać z tego systemu.
Orlen dodaje, że „nie ulegną natomiast zmianom zasady wystawiania faktur dla klientów indywidualnych i podmiotów zagranicznych, którzy na stacjach paliw otrzymają automatycznie wydrukowaną fakturę papierową z QR kodem, umożliwiającym dodatkowo pobranie wizualizacji faktury z KSeF z nadanym numerem identyfikacyjnym”.
Co to jest „potwierdzenie transakcji” od 1 kwietnia?
Sprzedawca ma prawo wydać „potwierdzenie transakcji” przed wprowadzeniem faktury do systemu KSeF. Jak sama nazwa wskazuje, dokument ten ma na celu potwierdzenie dokonania transakcji, na przykład zakupu paliwa. Na „potwierdzeniu transakcji” znajdować się będzie kod QR. Po odejściu od kasy, nabywca będzie mógł zeskanować ten kod, aby sprawdzić, czy faktura została już wprowadzona do KSeF.
Poprawnie wygenerowany kod QR na potwierdzeniu transakcji powinien przekierować użytkownika do systemu KSeF, do właściwej faktury.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 1 kwietnia 2026 r. przedsiębiorcy korzystający z usług Orlenu do zakupu paliwa firmowego będą musieli aktywnie zarządzać swoimi fakturami w systemie KSeF. Zamiast fizycznego wydruku z drukarki fiskalnej, otrzymają jedynie potwierdzenie transakcji z kodem QR. Oznacza to konieczność posiadania dostępu do KSeF i umiejętności pobierania z niego dokumentów, co może wymagać od niektórych firm dostosowania swoich procesów księgowych i organizacyjnych. Brak odbioru faktury z KSeF po jej wystawieniu może skutkować problemami z odliczeniem VAT czy zaliczeniem kosztów do kosztów uzyskania przychodów.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl