Kolejny etap KSeF: Co przedsiębiorcy powinni wiedzieć od 1 kwietnia 2025?
Od 1 kwietnia 2025 roku wchodzi w życie kolejny etap obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że większość małych i średnich firm oraz przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) będzie musiała wystawiać faktury w tym systemie. Eksperci wskazują, jak uniknąć kosztownych błędów związanych z tym procesem.
Krajowy System e-Faktur od 1 kwietnia będzie obowiązkowy dla wszystkich firm, z wyjątkiem tych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych. Obowiązek ten obejmuje również wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Jeśli Twoja firma nie jest jeszcze przygotowana na te zmiany, poniżej znajdziesz kluczowe informacje dotyczące przygotowania do wystawiania faktur w KSeF. Zwrócimy uwagę na wewnętrzne procedury w firmie oraz na merytoryczną poprawność faktur. Wyjaśnimy również, czy istnieje możliwość opóźnienia wdrożenia tego systemu.
Kto może jeszcze poczekać z KSeF?
Jak przypomina Michał Sosnowski, business development director w Exorigo-Upos, najmniejsi podatnicy, którzy miesięcznie wystawiają faktury VAT na kwotę nie wyższą niż 10 tys. zł, mogą odsunąć w czasie obowiązek fakturowania w KSeF.
Dla tych przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2027 roku. Oznacza to, że w roku 2026 mogą oni nadal wystawiać faktury w tradycyjnej formie, czyli papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF.
Warto zaznaczyć, że do limitu 10 tys. zł wliczana jest jedynie sprzedaż dokumentowana fakturami wystawionymi w KSeF. Szczegółowe wyjaśnienia na ten temat znajdują się w artykule: KSeF dla małych firm odroczony. Sprzedaż może być nawet powyżej 10 tys. zł.
Należy również pamiętać o innych odroczeniach obowiązujących do końca 2026 roku:
- Możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas fiskalnych.
- Możliwość wystawiania paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone).
W roku 2026 nie przewidziano kar za niestosowanie KSeF. Kwestie związane z odliczeniem VAT i kosztów w podatku dochodowym w przypadku otrzymania faktury spoza KSeF, mimo obowiązku jej wystawienia w systemie, zostały wyjaśnione w osobnym artykule: Będziesz mógł odliczyć VAT z faktury spoza KSeF? Zobacz.
Czy będziesz miał problemy, jeśli opóźnisz dostosowaniem do KSeF?
Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) i małe oraz średnie przedsiębiorstwa (MŚP) powinny wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2025 roku. Jeśli Twoja firma nie jest w pełni gotowa na te zmiany, Robert Łuszczyna, senior manager w dziale Doradztwa Podatkowego EY Polska, sugeruje, że można przesunąć wystawienie pierwszej faktury o kilka dni.
Ekspert przypomina, że fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. W związku z tym, w przypadku braku pełnej gotowości, warto odsunąć proces fakturowania o kilka dni. Pozwoli to na uniknięcie błędów oraz konieczności korygowania faktur – radzi Robert Łuszczyna.
Jak uzyskać dostęp do systemu KSeF?
Według Michała Sosnowskiego, kluczową kwestią przy wdrożeniu KSeF jest autoryzacja w systemie oraz nadanie dostępu do niego dla biura rachunkowego lub wygenerowanie tokenu/certyfikatu dla własnego systemu księgowego (do fakturowania). Autoryzacja jest zazwyczaj czynnością jednorazową, ale może sprawić trudności, dlatego nie należy jej odkładać na ostatnią chwilę.
Po zalogowaniu się do systemu, podatnik powinien nadać dostęp osobom lub podmiotom, które tego wymagają.
Obecnie możliwe jest logowanie do KSeF za pośrednictwem aplikacji mObywatel oraz poprzez bankowość elektroniczną. Ministerstwo Finansów podkreśla, że są to najprostsze metody logowania.
Ważne procedury i testy: Jak wdrożyć KSeF w firmie
Robert Łuszczyna zwraca uwagę, że JDG, małe i średnie firmy powinny teraz skupić się na finalizacji prac wdrożeniowych oraz przetestowaniu wszystkich typów faktur, które będą wystawiać. Dokładne przetestowanie wszystkich scenariuszy oraz weryfikacja, czy faktury w formacie XML odzwierciedlają obecnie wystawiane faktury, będą kluczowe między innymi z perspektywy konieczności przygotowywania faktur korygujących.
Ekspert dodaje, że w mniejszych przedsiębiorstwach duże znaczenie odgrywają również procedury oraz sama organizacja pracy. JDG i MŚP powinny „przećwiczyć” nowe podejście do obiegu dokumentów, czyli rezygnację z faktur papierowych, i zrozumieć, jaki będzie to miało realny wpływ na działanie przedsiębiorstwa oraz rozliczenia z pracownikami, np. za wyjazdy służbowe.
Co sprawdzić, zanim wystawisz fakturę w KSeF
Michał Sosnowski wskazuje, że praktyka pokazuje, iż wystawcy popełniają sporo błędów w KSeF. Dlatego w początkowym okresie warto dokładnie weryfikować poprawność danych (np. czy kwoty są poprawne, czy odbiorca jest prawidłowy). System nie wykona tej weryfikacji za podatnika.
Jak wyjaśnia ekspert, KSeF sprawdza jedynie formalną zgodność e-faktury ze strukturą logiczną (FA(3), czyli wzorem e-faktury w pliku XML).
Dane na fakturze należy więc sprawdzić samodzielnie. Dotyczy to również faktur zakupowych pobieranych z KSeF – dodaje Michał Sosnowski.
Ekspert zachęca również do testowania wysyłki e-faktur. Dobrą praktyką jest wymiana testowych faktur z kluczowymi kontrahentami, co pozwoli na wczesne wyłapanie ewentualnych błędów, niejasności czy rozbieżności. Jeśli system na to pozwala, warto również sprawdzić w praktyce, jak wygląda wystawianie faktur w przypadku symulowanej awarii KSeF, aby uniknąć zaskoczenia w przypadku wystąpienia takiej sytuacji w środowisku produkcyjnym – radzi Sosnowski.
Ekspert podkreśla, że w przypadku KSeF niektóre dotychczasowe praktyki nie mogą być już stosowane. Podstawowa różnica polega na wystawianiu faktury z faktyczną datą jej wygenerowania.
Ustawodawca umożliwia przesłanie dokumentu do KSeF z opóźnieniem (w tzw. trybie offline24), ale faktura musi być zarejestrowana w systemie najpóźniej następnego dnia roboczego. Większość faktur powinna być zatem wystawiana w KSeF na bieżąco, z faktyczną datą ich wygenerowania. Druga kluczowa różnica w KSeF to brak możliwości modyfikacji lub usunięcia dokumentu z systemu, co może być szczególnie problematyczne, jeśli omyłkowo wystawimy fakturę na niewłaściwego nabywcę, który będzie mógł ją pobrać z systemu – wyjaśnia Michał Sosnowski.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązkowe KSeF dla większości przedsiębiorców oznacza konieczność dostosowania procesów fakturowania. Firmy, które nie kwalifikują się do zwolnienia (sprzedaż poniżej 10 tys. zł miesięcznie), muszą być gotowe na elektroniczny obieg dokumentów zgodny ze standardem XML. Wprowadzenie KSeF wymusza na przedsiębiorcach usprawnienie procedur wewnętrznych, przeszkolenie pracowników oraz przetestowanie systemów księgowych. Brak odpowiedniego przygotowania może skutkować błędami w dokumentacji, opóźnieniami w płatnościach oraz potencjalnymi karami finansowymi od 2027 roku. Firmy mogą jednak skorzystać z możliwości odroczenia obowiązku do 2027 roku, jeśli spełniają określone kryteria, co daje dodatkowy czas na przygotowanie.
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl