Od dziś, aby legalnie wystawić fakturę, należy korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorca Marek, korzystający z systemu, wyraża pewne rozczarowanie jego funkcjonalnością, sugerując, że darmowe narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów mogło nie uwzględniać potrzeb nawet małych firm. Niemniej jednak, zachęca do korzystania z systemu.
Od 1 lutego, firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw miały możliwość (choć nie obowiązek) wystawiania faktur w KSeF. Obowiązek ten dotyczył jedynie 5 tysięcy dużych firm. Pan Marek, mikroprzedsiębiorca z branży informatycznej, wystawił swoją pierwszą fakturę w KSeF w lutym.
Obecnie, nocą z 31 marca na 1 kwietnia, ponownie testuje rządowy system, mimo że na co dzień używa komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
Pan Marek, podobnie jak blisko 346 tysięcy innych firm, dobrowolnie rozpoczął korzystanie z KSeF, uznając, że system, mimo pewnych trudności, działa poprawnie. Od dzisiaj jednak dla większości firm korzystanie z KSeF staje się obowiązkowe.
Pan Marek stwierdza, że darmowe narzędzie Ministerstwa Finansów sprawia wrażenie zaprojektowanego przez osobę bez doświadczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej, traktując je jedynie jako „worek z fakturami”. Dlatego też zaleca korzystanie z komercyjnego oprogramowania, dostępne są bowiem także darmowe alternatywy na rynku.
Dodaje jednak, że jeśli ktoś wystawia tylko kilka faktur miesięcznie, rządowa aplikacja jest wystarczająca. Zaznacza, że po doświadczeniach z lutego i marca, w kwietniu liczył na więcej usprawnień w jej funkcjonalności.
Jego zdaniem, przez dwa miesiące wprowadzono niewiele zmian ułatwiających korzystanie z systemu, na przykład w zakresie wystawiania faktur czy nadawania uprawnień. Podkreśla, że prawdziwy test systemu nastąpi pod koniec miesiąca, podczas rozliczeń.
Logowanie wciąż dostępne
Pan Marek informuje, że logowanie do systemu nie sprawiało większych problemów, z wyjątkiem początku lutego. Zdarzyły się sporadyczne problemy, jak komunikat o nieprawidłowym czasie systemowym, które zazwyczaj rozwiązywały się po odświeżeniu strony. Logowanie w nocy 1 kwietnia przebiegło sprawnie. Obserwuje, czy dzienne logowania będą równie płynne jak na początku lutego, zwłaszcza w środku dnia, kiedy spodziewany jest największy ruch.
1 lutego, w niedzielę, system KSeF działał poprawnie. W poniedziałek natomiast wystąpiły problemy z Profilu Zaufanego.
Profil Zaufany jest jedyną bezpłatną metodą logowania do KSeF.
Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej, podaje, że dotychczas użytkownicy logowali się głównie za pomocą certyfikatów (67%) i tokenów (27%), co sugeruje powszechne korzystanie z komercyjnych programów do KSeF. Od 1 kwietnia ta sytuacja może ulec zmianie, gdyż KSeF, zaprojektowany do obsługi 120 milionów faktur dziennie, będzie obsługiwał blisko 3 miliony podmiotów, w tym uczelnie, samorządy, fundacje i stowarzyszenia.
Wystawianie faktury wciąż męczące
Pan Marek uważa, że wystawianie faktur w rządowej aplikacji nadal jest mało intuicyjne, wymaga dokonywania wielu wyborów i wypełniania licznych pól. Wyraża rozczarowanie brakiem zmian w tym zakresie.
Już na początku procesu należy wybrać jeden z czterech typów faktur: podstawową, zaliczkową, rozliczeniową lub korygującą.
System oferuje wybór między formularzem skróconym a rozszerzonym. Formularz skrócony ukrywa zaawansowane pola dostępne w formularzu rozszerzonym, takie jak adnotacje, numery WZ czy dane dotyczące transportu.
Dla osób bez doświadczenia, trudne może być zorientowanie się, które opcje zaznaczyć w przypadku zwolnienia z VAT.
Pan Marek cytuje skomplikowany zapis dotyczący zwolnienia z VAT: „Dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 lub na podstawie innych przepisów”, co stanowi wyzwanie dla osób spoza branży księgowej czy doradztwa podatkowego.
Następnie należy samodzielnie podać numer faktury. Pan Marek radzi, aby postępować zgodnie z dotychczasowym systemem numeracji, ponieważ numer faktury nadany przez sprzedawcę różni się od unikalnego identyfikatora generowanego przez KSeF po poprawnym wysłaniu dokumentu.
Dalej wprowadza się dane dotyczące usługi, ceny, VAT, NIP-u własnego i kontrahenta.
Pan Marek podkreśla, że przed kliknięciem „wystaw fakturę” należy dokładnie sprawdzić wszystkie dane, ponieważ system dopuszcza wysyłkę dokumentów z błędnymi wyliczeniami. Co gorsza, po wysłaniu faktury do KSeF nie można jej poprawić ani anulować.
Każdy błąd do korekty
Pan Marek wskazuje, że nawet drobny błąd na fakturze wymaga wystawienia korekty, a w przypadku błędnego NIP-u, nawet dwóch korekt.
Zaznacza, że w trakcie procesu wystawiania faktury nie ma możliwości wygenerowania wersji roboczej ani podglądu w formacie PDF. Taka opcja jest dostępna dopiero po wystawieniu i wysłaniu faktury do KSeF.
Pan Marek opisuje sytuację, w której przez pomyłkę wystawił fakturę niewłaściwemu kontrahentowi, posiadając dwóch o podobnej nazwie. Wcześniej mógł po prostu anulować błędną fakturę i wystawić nową. Obecnie, po wysłaniu błędnej faktury do KSeF, musi wystawić nową, poprawną fakturę oraz fakturę korygującą.
Dodaje, że faktury zaliczkowej wysłanej do KSeF nie można anulować, nawet jeśli klient zrezygnuje z usługi. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą na kwotę 0 zł.
Kursu waluty w systemie darmowym brak
Pan Marek zwraca uwagę na problemy związane z fakturami dla zagranicznych kontrahentów.
Po pierwsze, zauważa na forach internetowych, że wiele osób błędnie uważa, że przy sprzedaży za granicę nie trzeba wystawiać faktury VAT. Podkreśla, że fakturę należy wystawić w KSeF i wysłać wizualizację za granicę.
Drugim problemem jest kurs waluty. W komercyjnym oprogramowaniu kurs euro pojawia się automatycznie z ostatniego dnia roboczego, co ułatwia pracę. Rządowa aplikacja nie posiada takiej funkcji. Istnieje dedykowane pole „KursWaluty” dla każdego wiersza faktury. Jeśli na fakturze jest wiele pozycji, kurs należy sprawdzić i przypisać samodzielnie do każdej z nich, nawet jeśli jest taki sam.
Należy jednak zaznaczyć, że prawo nie nakłada obowiązku umieszczania kursu waluty na fakturze. Istotne jest jedynie podanie kwoty VAT w złotówkach. Z tego powodu program Ministerstwa Finansów może nie oferować takich udogodnień jak oprogramowanie komercyjne.
Koordynacja to wyzwanie
Według pana Marka, największym wyzwaniem jest koordynacja dokumentów, szczególnie w okresie przejściowym, gdy część faktur jest nadal przesyłana tradycyjną drogą, a część przez KSeF.
Pan Marek wskazuje, że w przypadku małych firm księgowość ma limity w przyjmowaniu faktur, dlatego kluczowe jest unikanie dublowania dokumentów i generowania dodatkowych kosztów.
Jego zdaniem, ważne jest ponowne ustalenie zasad współpracy z księgową.
Pan Marek korzysta z komercyjnego oprogramowania, do którego jego księgowa ma dostęp, co eliminuje problemy. Podaje przykład koleżanki, która zrezygnowała z nadawania uprawnień księgowej w KSeF z powodu skomplikowanych opcji i wybrała wysyłanie wizualizacji e-faktur. Z KSeF można pobierać faktury zbiorczo w formacie XML lub PDF.
Pan Marek rozumie trudności we współpracy z biurem rachunkowym, zwłaszcza przy dużej liczbie faktur, w tym kosztowych, czy tych przynoszonych przez różne osoby.
Podkreśla, że KSeF pełni głównie funkcję przechowalni dokumentów. Można w nim wgrywać faktury i je wystawiać, ale nie zarządzać nimi w pełni. Nie ma automatycznego zaznaczania faktur opłaconych. Aby zarządzać dokumentami, należy je pobrać i ręcznie oznaczać. Użytkownicy wystawiający dużo faktur i tak korzystają z własnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
Zwraca uwagę na jeszcze jeden problem.
Jego koleżanka otrzymała w KSeF fakturę za energię dostarczaną do jej prywatnego mieszkania, co sugeruje pomyłkę w systemie. Czytał również o kosmetyczce, która otrzymała fakturę od firmy kurierskiej, mimo braku zamówienia. To pokazuje, że system wymaga uwagi, a w razie potrzeby należy oznaczać potencjalne oszustwa (scamowe faktury).
Pan Marek przewiduje, że w przyszłości, po zapoznaniu się z systemem i ewentualnym stworzeniu dodatków, KSeF będzie działał sprawniej. Może on wtedy przynieść oszczędność czasu, pomóc w porządkowaniu finansów, zwiększyć kontrolę nad biznesem i ułatwić współpracę z księgowością, gromadząc wszystkie dane w jednym miejscu, choć także dla celów fiskalnych. Zakłada, że po fazie adaptacji, wielu użytkowników będzie logować się do KSeF tylko raz w miesiącu.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 1 lipca 2024 roku, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. System ten, pomimo pewnych niedogodności związanych z interfejsem użytkownika i funkcjonalnością darmowego narzędzia Ministerstwa Finansów, ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów, zwiększenie transparentności oraz potencjalne zmniejszenie ryzyka nadużyć podatkowych. Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procesy księgowe i wybrać odpowiednie oprogramowanie (komercyjne lub zintegrowane) do obsługi KSeF. Kluczowe aspekty, takie jak poprawne wystawianie faktur korygujących, zarządzanie uprawnieniami czy koordynacja dokumentów w okresie przejściowym, wymagają szczególnej uwagi i mogą stanowić wyzwanie, zwłaszcza dla małych i średnich firm, które nie korzystają z dedykowanych rozwiązań komercyjnych. Wdrożenie KSeF wymusza na firmach przegląd i optymalizację procesów wewnętrznych związanych z fakturowaniem i archiwizacją dokumentów, a także potencjalnie zmianę sposobu współpracy z biurami rachunkowymi.
Informacje przygotowane na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl