Od 1 kwietnia 2026 r. małe i średnie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jakie kroki należy podjąć, aby sprostać temu wymaganiu? Poniżej znajduje się lista kontrolna.
KSeF stanowi wyzwanie dla każdego podatnika. Nie jest to jedynie kwestia księgowości czy wdrożenia odpowiedniego oprogramowania przez dział IT. Jest to znacząca zmiana w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w firmie Symfonia, przygotował zestawienie kluczowych obszarów, które przedsiębiorcy powinni uwzględnić podczas wdrożenia KSeF. Obejmuje ono zagadnienia formalne, techniczne oraz organizacyjne, mające na celu zapewnienie płynnego i bezpiecznego przejścia na nowy system.
Ekspert podkreśla, że liczba wystawianych faktur miesięcznie nie ma znaczenia. Jak zaznacza Tomasz Mamys, kluczowe jest ustalenie terminu rozpoczęcia pracy w KSeF przez firmę i jej rzeczywiste przygotowanie do tego obowiązku.
Ekspert zwraca uwagę, że wdrożenie KSeF powinno być postrzegane nie tylko jako obowiązek, ale przede wszystkim jako szansa na usprawnienie zarządzania dokumentacją i przepływem informacji w firmie.
„Dobrze przygotowany proces oznacza mniej błędów, szybszy obieg faktur i lepszą kontrolę nad rozliczeniami. Im wcześniej przedsiębiorcy uporządkują kwestie formalne, techniczne i organizacyjne, tym spokojniejsze będzie przejście na nowy model fakturowania” – przekonuje Mamys.
Przygotowania formalne dla firm
W zakresie przygotowań formalnych należy zwrócić uwagę na dwa kluczowe aspekty.
1. Weryfikacja daty obowiązku stosowania KSeF
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wszystkich firm, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów.
- Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek ten obejmie również najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł.
2. Określenie zakresu transakcji objętych KSeF
- KSeF obejmuje wszystkie faktury wystawiane między przedsiębiorcami (B2B), bez względu na ich liczbę czy wartość.
- Faktury wystawiane dla osób fizycznych (B2C) nie muszą być przesyłane do KSeF.
Organizacja pracy w kontekście KSeF
1. Zalogowanie do Aplikacji Podatnika KSeF
Należy zalogować się na stronie ap.ksef.mf.gov.pl.
2. Wybór metody uwierzytelniania
Dostępne metody to: Profil Zaufany, certyfikat KSeF / kwalifikowany, pieczęć elektroniczna lub token.
3. Generowanie lub import certyfikatu KSeF
Certyfikat można wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF lub zaimportować za pośrednictwem API KSeF 2.0.
4. Opracowanie procedur obiegu dokumentów
- Należy określić, kto jest odpowiedzialny za wystawianie faktur.
- Trzeba ustalić, kto będzie odbierał dokumenty od kontrahentów.
- Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za reagowanie na ewentualne błędy lub odrzucenie faktur przez system.
5. Ustalenie procedur awaryjnych
- Przechowywanie kluczy: Klucze powinny być przechowywane w bezpieczny sposób (np. na serwerze HSM/keystore) z ograniczonym dostępem.
- Rotacja certyfikatów: Należy zaplanować harmonogram wymiany certyfikatów i przeprowadzić testy przełączenia.
- Postępowanie w przypadku awarii KSeF: W sytuacji awarii systemu, należy dokumentować faktury lokalnie w formacie XML wraz z metadanymi. Po przywróceniu systemu dokumenty te należy przesłać do KSeF, zachowując odpowiednie logi.
Przygotowanie techniczne do KSeF
1. Weryfikacja oprogramowania
- Należy sprawdzić, czy używany program do fakturowania jest zintegrowany z KSeF.
- Ważne jest przetestowanie funkcji wysyłki i odbioru faktur w formacie XML.
2. Planowanie integracji z systemem księgowym
- Należy ustalić, w jaki sposób faktury będą przekazywane do działu księgowości.
- Zapewnić dostęp do systemu KSeF dla osób odpowiedzialnych za księgowość.
3. Testowanie bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów (opcjonalnie)
- Aplikacja Podatnika KSeF (wersja webowa).
- Aplikacja Mobilna KSeF.
Analiza procesów sprzedażowych w kontekście KSeF
1. Ocena wykorzystania okresu przejściowego
- Firmy, których miesięczna sprzedaż na fakturach B2B nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF.
- UWAGA: Przekroczenie tego limitu w którymkolwiek miesiącu oznacza obowiązek przejścia na KSeF od faktury, która spowodowała przekroczenie limitu. Powrót do fakturowania w formie papierowej lub PDF nie będzie już możliwy.
2. Ustalenie sposobu monitorowania miesięcznej sprzedaży
- Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie wartości sprzedaży.
- Wdrożenie narzędzi raportowania w celu śledzenia sprzedaży.
Przygotowanie pracowników do pracy z KSeF
1. Szkolenie osób odpowiedzialnych
Pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż i księgowość powinni zostać przeszkoleni w zakresie:
- Procedur wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
- Identyfikacji błędów i komunikatów systemowych.
- Zasady działania unikalnego numeru faktury w KSeF.
2. Opracowanie wewnętrznych instrukcji
- Instrukcja dotycząca logowania do systemu.
- Procedura wysyłki i odbioru faktur.
- Postępowanie w przypadku wystąpienia problemów technicznych.
Ustalenia z kontrahentami dotyczące KSeF
1. Informowanie kontrahentów o gotowości do KSeF
- Należy poinformować kontrahentów o możliwości przesyłania dokumentów przez KSeF.
- Trzeba ustalić, kto po stronie klienta będzie odpowiedzialny za obsługę dokumentów przychodzących.
2. Weryfikacja danych kontrahentów
- Podanie błędnego numeru NIP w fakturze przesyłanej do KSeF skutkuje odrzuceniem dokumentu.
Rozpoczęcie operacyjne pracy z KSeF
1. Przeprowadzenie testów
- Jeśli korzystasz z komercyjnego oprogramowania, wystaw kilka faktur testowych.
- Sprawdź proces wysyłki i odbioru tych faktur w systemie.
2. Monitorowanie pierwszych miesięcy funkcjonowania
- Należy weryfikować poprawność realizowanych procesów.
- Procedury wewnętrzne powinny być na bieżąco aktualizowane.
Wyniki Biznes Fakty:
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanowi istotną zmianę dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Głównym celem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego poprzez cyfryzację procesu fakturowania, zwiększenie transparentności transakcji gospodarczych oraz automatyzację procesów księgowych. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania systemów informatycznych, procedur wewnętrznych oraz przeszkolenia pracowników. Choć początkowe wdrożenie może wiązać się z kosztami i wyzwaniami organizacyjnymi, w dłuższej perspektywie KSeF może przynieść korzyści w postaci usprawnienia obiegu dokumentów, redukcji błędów, przyspieszenia rozliczeń oraz lepszej kontroli nad finansami firmy.
Więcej informacji na : businessinsider.com.pl