Obowiązek fakturowania w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad możliwością dalszego wystawiania faktur w dotychczasowy sposób, czyli poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), zwłaszcza w kontekście braku kar za niestosowanie KSeF w roku 2026.
Zgodnie z harmonogramem wdrożenia KSeF, faktury poza systemem mogą wystawiać jedynie najmniejsze podmioty, których miesięczny obrót wynosi do 10 tysięcy złotych brutto. Pojawia się pytanie, czy mniejsze i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) nadal mogą stosować dotychczasowe metody fakturowania.
„Odpowiedź nie jest oczywista” – komentuje Krystian Łatka, doradca podatkowy i starszy konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych.
Kwestia prawna fakturowania w KSeF
Przepisy ustawy o VAT, obowiązujące od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., wprowadzają prawny obowiązek fakturowania za pomocą KSeF.
„Ustawa o VAT nie pozostawia wątpliwości co do obowiązku fakturowania. Bazując jedynie na treści przepisów, można by stwierdzić, że poza pewnymi wyjątkami (np. podatnicy zagraniczni), faktura wystawiona poza KSeF nie jest uznawana za fakturę. Oznacza to, że sprzedawca nie może uniknąć stosowania KSeF, a nabywca otrzymujący fakturę wystawioną bez użycia KSeF w rzeczywistości tej faktury nie posiada” – wyjaśnia Krystian Łatka.
Ekspert wskazuje jednak, że praktyka Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) przyjmowana jest odmiennie. „Dyrektor KIS uznaje, że wystawienie faktury bez użycia KSeF nie pozbawia takiego dokumentu (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) statusu faktury. Ponieważ artykuł 88 ustawy o VAT nie wprowadza zakazu odliczania podatku z faktury wystawionej niezgodnie z przepisami poprzez pominięcie KSeF, podatek naliczony można z niej odliczyć” – dodaje.
Krystian Łatka podsumowuje: „Finalnie, Dyrektor KIS potwierdza w swojej ugruntowanej praktyce interpretacyjnej, że faktura bez użycia KSeF jest również fakturą w rozumieniu ustawy. Pozostaje jedynie kwestia, kiedy taki dokument uprawnia podatnika do odliczenia VAT, ponieważ od 1 lutego 2026 r. samo 'otrzymanie’ faktury jest prawnie określone, podczas gdy otrzymanie fizyczne (np. e-mailem, w formie papierowej) jest zarezerwowane tylko dla określonych przypadków, takich jak podmioty zagraniczne”.
Krzysztof Jaros, radca prawny i menedżer w Zespole VAT MDDP, przypomina o odroczeniu kar za naruszenie obowiązków związanych z KSeF do końca 2026 roku. Przepisy dotyczące kar wejdą w życie od 1 stycznia 2027 r. Odroczone zostało również wyłączenie odpowiedzialności karnej skarbowej za wystawianie faktur poza KSeF.
„Oznacza to, że wystawienie faktury w dotychczasowej formie, czyli papierowej lub elektronicznej, nie będzie wiązało się dla podatników z negatywnymi konsekwencjami podatkowymi” – przyznaje Krzysztof Jaros.
Potencjalne ryzyka związane z fakturowaniem poza KSeF
Zarówno Krystian Łatka, jak i Krzysztof Jaros, sugerują, że dla uniknięcia problemów i potencjalnych kontroli urzędu skarbowego, od 1 kwietnia 2026 r. lepiej jest korzystać z KSeF.
„Formalnie, faktura wystawiona bez użycia KSeF nie jest wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Jeżeli pojawią się problemy dotyczące rzetelności podatkowej dostawcy, pominięcie KSeF może zostać przez organy zinterpretowane jako brak dochowania należytej staranności przez nabywcę, który zdecydował się na odliczenie podatku z faktury otrzymanej poza KSeF, mimo świadomości obowiązku stosowania systemu. Brak należytej staranności stanowi podstawę do pozbawienia podatnika prawa do odliczenia VAT” – podkreśla Krystian Łatka.
Krzysztof Jaros dodaje, że brak kar w 2026 r. nie wyklucza wystąpienia innych negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorców, którzy nie dostosują się do KSeF. Jedną z nich mogą być problemy z płatnościami od kontrahentów.
„Przede wszystkim, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na zapisy umowne dotyczące fakturowania. Bardzo często terminy płatności rozpoczynają swój bieg w momencie wystawienia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli zatem przedsiębiorca od 1 kwietnia 2026 r. powinien wystawiać faktury w KSeF, a zrobi to w dotychczasowy sposób, klient może odmówić zapłaty, uznając fakturę za nieprawidłową i żądając dostarczenia poprawnej faktury przesłanej przez KSeF” – uważa Krzysztof Jaros.
Ekspert zwraca również uwagę na potencjalne trudności w przypadku realizacji zamówień publicznych. Zamawiający może w umowie zastrzec wymóg wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
„Ponadto, z perspektywy dochowania należytej staranności w VAT, otrzymanie faktury spoza KSeF może stanowić przesłankę do uruchomienia dodatkowej weryfikacji transakcji, co w efekcie może prowadzić do wydłużenia czasu realizacji płatności” – wskazuje Krzysztof Jaros.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 1 kwietnia 2026 roku, mimo braku bezpośrednich kar finansowych w tym roku, przedsiębiorcy powinni przygotować się na obowiązek fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Niestosowanie się do tego wymogu, nawet przy braku sankcji, może prowadzić do problemów z rozliczeniami z kontrahentami, w tym odmowy zapłaty lub opóźnień w płatnościach, jeśli umowy handlowe wymagają prawidłowego, zgodnego z prawem fakturowania. Dodatkowo, może to wpłynąć na ocenę należytej staranności podatkowej przez organy kontrolne, co potencjalnie może skutkować problemami z odliczeniem podatku VAT w przyszłości. W przypadku zamówień publicznych, mogą wystąpić dodatkowe wymogi umowne dotyczące stosowania KSeF.
Więcej informacji na : businessinsider.com.pl