Otrzymanie faktury spoza Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) od kontrahenta, który miał obowiązek jej wystawienia w tym systemie, rodzi pytania o możliwość odliczenia VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Liczne interpretacje indywidualne organów podatkowych wskazują, jak należy postępować w takich sytuacjach.
Przedsiębiorcy najczęściej zgłaszają wątpliwości dotyczące dwóch scenariuszy: po pierwsze, gdy otrzymują fakturę zakupową wystawioną poza KSeF, mimo że sprzedawca miał obowiązek korzystania z tego systemu. Po drugie, gdy sprzedawca pierwotnie wystawia fakturę poza KSeF, dostarcza ją nabywcy, a następnie wysyła do systemu KSeF.
Analiza najnowszych interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z marca i kwietnia bieżącego roku pozwala na wyjaśnienie stanowiska organów podatkowych w tych kwestiach.
Czy można odliczyć VAT z faktury otrzymanej poza KSeF?
Dyrektor KIS w wielu interpretacjach potwierdza, że podatnicy mają prawo do odliczenia VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów z faktury wystawionej poza KSeF, nawet jeśli sprzedawca miał obowiązek jej wystawienia w tym systemie.
Organ podatkowy wyjaśnia, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w KSeF nie zmienia podstawowych zasad dotyczących odliczania podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez sprzedawcę objętego obligatoryjnym KSeF poza tym systemem (czyli dokument wadliwie wystawiony), nadal będzie mógł odliczyć VAT, pod warunkiem spełnienia pozostałych materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest prawem warunkowym, które nie wynika jedynie z posiadania faktury. Jest ono związane z faktycznym przeprowadzeniem transakcji, która skutkowała nabyciem towaru lub usługi przez podmiot wskazany na fakturze jako nabywca. Faktura musi zatem prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Kluczowa jest prawidłowość materialna faktury, potwierdzająca rzeczywiste dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług między konkretnymi podmiotami.
Aktywny podatnik VAT, na podstawie przepisów ustawy o VAT, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług, nawet jeśli zostały one wystawione wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF. Wystawienie takiej faktury poza systemem KSeF nie stanowi negatywnej przesłanki uniemożliwiającej odliczenie podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.
Takie stanowisko Dyrektora KIS znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacjach indywidualnych z dnia:
- 1 kwietnia 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.110.2026.1.WN oraz 0114-KDIP1-1.4012.62.2026.1.MŻ),
- 31 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.33.2026.2.MŻA),
- 30 marca 2026 r. (nr 0112-KDIL1-1.4012.2.2026.2.AB oraz 0114-KDIP1-1.4012.1055.2025.3.MŻ),
- 27 marca 2026 r. (nr 0113-KDIPT1-2.4012.84.2026.1.SM).
Podobne stanowisko prezentowano wcześniej, m.in. w interpretacjach z dnia 14, 16, 19, 21 i 26 stycznia 2026 r.
Czy można zaliczyć wydatek do kosztów z faktury otrzymanej poza KSeF?
Dyrektor KIS potwierdza również, że nabywca ma prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów z faktury otrzymanej od sprzedawcy, który mimo obowiązku wystawił ją poza KSeF. Warunkiem jest spełnienie standardowych przesłanek pozwalających zaliczyć wydatek do kosztów, określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i analogicznym art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
W ustawach o podatkach dochodowych (CIT i PIT) nie przewidziano zmian uzależniających możliwość zaliczenia wydatku do kosztów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury za pomocą KSeF. Kluczowe jest zatem, czy wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów oraz czy faktura potwierdza rzeczywiste transakcje między określonymi podmiotami.
Jeśli faktury zakupowe wystawione poza KSeF spełniają wymogi dla faktury w postaci papierowej lub elektronicznej (zawierają wszystkie wymagane elementy) i zostaną spełnione przesłanki warunkujące uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu, nabywca może taki wydatek zaliczyć do kosztów. Nie ma przy tym znaczenia, czy faktury te zostały wystawione z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF.
Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS z dnia:
- 14 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.605.2025.2.AND),
- 16 stycznia 2026 r. (numery 0111-KDIB2-1.4010.552.2025.1.AG, 0111-KDIB1-1.4010.597.2025.3.RH),
- 19 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.610.2025.2.SH),
- 21 stycznia 2026 r. (numery: 0111-KDIB1-1.4010.617.2025.1.RH, 0111-KDIB1-3.4010.804.2025.1.ZK oraz 0111-KDIB1-3.4010.739.2025.2.ZK).
Co, jeśli sprzedawca fakturę najpierw wystawił poza KSeF, a następnie wprowadził ją do KSeF?
Możliwa jest sytuacja, w której sprzedawca wystawia fakturę poza KSeF, przekazuje ją nabywcy, a następnie wysyła ją do systemu KSeF. Kluczowe pytanie dotyczy momentu, w którym nabywca może odliczyć VAT. Przykładowe scenariusze obejmują sytuacje, gdy:
- Nabywca otrzymuje fakturę poza KSeF 1 maja 2026 r., a dokument zostaje przetworzony przez KSeF i nadany mu numer KSeF 2 lipca 2026 r.
- Nabywca otrzymuje fakturę poza KSeF 1 marca 2025 r., a dokument zostaje przetworzony przez KSeF i nadany mu numer KSeF 2 maja 2027 r.
- Nabywca otrzymuje fakturę poza KSeF 1 maja 2026 r., a dokument nigdy nie otrzymuje numeru KSeF (nie zostaje wysłany do KSeF).
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG) wyjaśnił, że skoro podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF mimo obowiązku jej wystawienia w tym systemie, to datą powstania prawa do odliczenia VAT z takiej faktury jest data jej faktycznego otrzymania poza KSeF. Ewentualne późniejsze wprowadzenie dokumentu do KSeF pozostaje bez znaczenia dla momentu powstania prawa do odliczenia.
Takie stanowisko jest również prezentowane w najnowszych interpretacjach Dyrektora KIS, na przykład z 30 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.1055.2025.3.MŻ), 31 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.33.2026.2.MŻA) oraz 1 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.62.2026.1.MŻ).
Wyniki Biznes Fakty:
Od roku 2026, w związku z wprowadzonym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) dla większości transakcji, pojawiają się wątpliwości dotyczące skutków podatkowych otrzymania faktur wystawionych poza tym systemem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej jednoznacznie potwierdził, że otrzymanie faktury od kontrahenta, który miał obowiązek wystawienia jej w KSeF, ale zrobił to poza systemem, nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego ani prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Kluczowe jest, aby faktura odzwierciedlała rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełniała podstawowe wymogi formalne. Nawet jeśli faktura zostanie ostatecznie wprowadzona do KSeF z opóźnieniem, prawo do odliczenia VAT powstaje z momentem jej faktycznego otrzymania przez nabywcę poza systemem. Te uregulowania zapewniają ciągłość rozliczeń podatkowych dla przedsiębiorców, minimalizując negatywne konsekwencje potencjalnych błędów lub niedoskonałości w procesie wdrożenia KSeF.
Więcej informacji na : businessinsider.com.pl