Błąd na fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) stanowi wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, ponieważ system ten uniemożliwia anulowanie dokumentu. Szczególnie problematyczne jest wystawienie faktury na nieprawidłowego odbiorcę. Jednakże, organy podatkowe zmieniły swoje podejście do sposobu korygowania takich sytuacji.
W systemie KSeF sprzedawca nie ma możliwości anulowania faktury, a nabywca nie może wystawiać not korygujących. Rodzi to potencjalne trudności i ryzyko wystąpienia nieprawidłowości.
Sprzedawcy mogą korygować błędy poprzez wystawianie faktur korygujących. Jest to jedyna dopuszczalna metoda, lecz często wiąże się z trudnościami. Przedsiębiorcy zgłaszają problemy związane z koniecznością dokonywania korekt nawet najdrobniejszych błędów. Wyzwaniem są również stosowane przez nich oprogramowania oraz wytyczne organów skarbowych.
Poważny problem pojawia się w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawi fakturę na niewłaściwego kontrahenta, na przykład na firmę X, podczas gdy faktycznym nabywcą była firma Y.
Organy podatkowe ostatnio zmodyfikowały swoje wytyczne dotyczące postępowania w takich przypadkach.
Jak zmieniło się stanowisko organów skarbowych w sprawie korekt faktur?
Chociaż zmiana stanowiska organów skarbowych widoczna jest na przykładzie gmin, analogiczna sytuacja dotyczy również innych przedsiębiorców.
Specyfika działania gmin polega na tym, że większe samorządy często posiadają jednostki zależne, takie jak szkoły czy jednostki budżetowe. Podatnikiem VAT jest gmina i to na nią wystawiane są faktury. Jednakże, dzięki dodatkowym informacjom na fakturze, takim jak nazwa i NIP tzw. podmiotu trzeciego (np. szkoły, która jest odrębnym zakładem pracy i płatnikiem PIT), można zidentyfikować, której jednostki gminnej dotyczy faktura.
W sytuacji, gdy wszystkie dane na fakturze są prawidłowe (w tym NIP podmiotu trzeciego), faktura wystawiona dla szkoły (jednostki budżetowej gminy) jest przypisywana szkole, a nie urzędowi gminy.
Problem powstaje, gdy na fakturze wystawionej w KSeF pojawią się błędy, na przykład gdy zostanie ona skierowana do niewłaściwej jednostki. Taki sam problem dotyczy faktur zakupowych otrzymywanych przez jednostki zależne samorządów.
Analogiczna sytuacja występuje w firmach, gdy sprzedawca wystawi fakturę na dane innego podmiotu, np. firmy X zamiast firmy Y.
Jedna z gmin zwróciła się do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji, pytając o właściwe postępowanie w takiej sytuacji.
Dostępne były dwie opcje:
1) Wystawienie faktury korygującej do pierwotnej faktury, korygując ją do zera, a następnie wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi.
2) Wystawienie faktury korygującej do pierwotnej faktury, korygując jedynie błędne dane podmiotu, przy zachowaniu pozostałych danych bez zmian.
Początkowo dyrektor KIS w indywidualnej interpretacji z dnia 11 lutego 2026 r. (sygnatura 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM) uznał, że w takiej sytuacji podatnik musi wystawić fakturę korygującą do zera, a następnie kolejną fakturę z prawidłowymi danymi (tj. zgodnie z opcją 1).
Gmina nie zgodziła się z tą interpretacją i złożyła skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. W wyniku tego postępowania dyrektor KIS ponownie przeanalizował sprawę i zmienił swoje stanowisko. Wydał interpretację zmieniającą z dnia 13 kwietnia 2026 r. (sygnatura 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM), ostatecznie uznając, że w przypadku pojawienia się błędnych danych podmiotu trzeciego na fakturze (np. szkoły), konieczne jest wystawienie faktury korygującej, ale należy skorygować jedynie błędne/niekompletne dane (tj. postępować zgodnie z opcją 2).
Jakie negatywne skutki może mieć wyzerowanie faktury i wystawienie nowej?
Jak już informowaliśmy w Business Insider, firmy powinny unikać korygowania faktur wystawionych w KSeF do zera i ponownego ich wystawiania, zwłaszcza jeśli nie zmieniają się wartości transakcji. Może to skutkować koniecznością podwójnej zapłaty VAT (wykazanego na pierwotnej fakturze i fakturze korygującej), przed czym ostrzegała Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w Zespole VAT MDDP.
— Część systemów finansowo-księgowych nie zapewnia jednak technicznej możliwości wystawienia faktury korygującej bez zmiany wartości na fakturze, na przykład w przypadku błędu w nazwie lub adresie nabywcy, opisie usługi czy terminie płatności — wyjaśnia Janina Fornalik.
Brak odpowiedniego systemu w firmie stanowi poważny problem. Ekspertka tłumaczy, że firmy radzą sobie z tym, wystawiając faktury korygujące „do zera”, a następnie nowe faktury z prawidłowymi danymi. Nie jest to jednak optymalne rozwiązanie. Jak wyjaśniła Fornalik, organy podatkowe kwestionują poprawność takiej metody korekty, co może prowadzić do zakwestionowania obniżenia podatku VAT na podstawie korekty zerującej, a w konsekwencji do wykazania dwukrotnie podatku VAT należnego.
Wyniki Biznes Fakty:
Zmiana interpretacji organów podatkowych w sprawie korygowania błędów na fakturach w KSeF jest kluczowa dla przedsiębiorców. Pozwala ona na prostsze naprawianie błędów w danych kontrahenta bez konieczności anulowania i ponownego wystawiania faktur, co wcześniej mogło prowadzić do podwójnego rozliczenia VAT i problemów z systemami księgowymi. Nowe wytyczne w 2026 roku ułatwiają zgodność z przepisami i uniknięcie kosztownych pomyłek.
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl