Nadchodzi rewolucja w wynagrodzeniach w Polsce
Nowe przepisy dotyczące wynagrodzeń, wdrażające unijną dyrektywę o transparentności płacowej, zapowiadają znaczące zmiany w sposobie funkcjonowania polskich firm. Reforma ta wymusi większą przejrzystość, uporządkowanie systemów HR oraz odejście od uznaniowości w kwestii ustalania pensji, co stanowi jedną z największych zmian w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi od lat.
- Wdrożenie dyrektywy o transparentności wynagrodzeń to złożony, wieloetapowy proces, który wykracza poza samo raportowanie luki płacowej. Firmy będą musiały przebudować swoje systemy HR, systemy wartościowania stanowisk, strukturę organizacyjną i politykę wynagrodzeń, opierając się na obiektywnych kryteriach takich jak kompetencje, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy.
- Kluczowym warunkiem przygotowania do nadchodzących zmian jest uporządkowanie podstawowych elementów HR, w tym aktualizacja opisów stanowisk i wdrożenie spójnego systemu wartościowania pracy. Bez tych fundamentów firmy nie będą w stanie prawidłowo ustalić widełek płacowych ani udowodnić obiektywności różnic w wynagrodzeniach.
- Zwlekanie z przygotowaniami niesie ze sobą realne ryzyka biznesowe, takie jak odpływ pracowników, konflikty wewnętrzne oraz ryzyko prawne. Z drugiej strony, dobrze wdrożona reforma może przyczynić się do zwiększenia transparentności, budowania zaufania pracowników i poprawy efektywności zarządzania wynagrodzeniami.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, mająca na celu wzmocnienie zasady jednakowego wynagrodzenia dla kobiet i mężczyzn za pracę o równej lub jednakowej wartości, weszła w życie 6 czerwca 2023 r. Oznacza to, że firmy będą zobowiązane do wykazania, iż wszelkie różnice w wynagrodzeniach wynikają z obiektywnych, niedyskryminujących kryteriów, a nie z uznaniowych decyzji.
Projekt ustawy wdrażającej dyrektywę w Polsce, pierwotnie planowany do wejścia w życie 7 czerwca, okazał się zbyt skomplikowany. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało nową wersję projektu, uwzględniając uwagi zgłoszone podczas konsultacji społecznych. Wszystko wskazuje na to, że nowe obowiązki wejdą w życie najwcześniej w 2027 roku.
Eksperci rynku pracy podkreślają, że dodatkowy czas nie powinien być traktowany jako okres bezczynności, lecz jako ostatnia szansa na rozpoczęcie wielomiesięcznych przygotowań. Reforma ta wykracza bowiem poza samo obliczenie i raportowanie luki płacowej.
Wdrożenie zmian płacowych opóźnione. Firmy i eksperci wskazują na złożoność projektu
Opóźnienia w procesie legislacyjnym wynikają przede wszystkim z ogromnej skali projektu oraz uwag zgłaszanych przez pracodawców i problemy interpretacyjne podczas konsultacji. Jak zauważają specjaliści, zarówno administracja publiczna, jak i firmy początkowo niedoszacowały złożoności wdrożenia dyrektywy.
W pierwotnym projekcie brakowało precyzyjnych definicji i wyjaśnień dotyczących praktycznego stosowania przepisów, co rodziło pytania m.in. o sposób wyliczania przedziałów wynagrodzeń czy okresu referencyjnego dla porównań płacowych.
„Ustawodawca i pracodawcy zrozumieli, że to nie jest projekt o raportowaniu luki płacowej. To jeden z największych projektów HR-owych ostatnich lat, bo dotyczy przebudowy całej organizacji – od kompetencji, przez strukturę stanowisk, aż po politykę wynagrodzeń” – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej, CEO agencji zatrudnienia Trenkwalder i członek zarządu Polskiego Forum HR.
Business Centre Club uznał pierwotny termin wejścia w życie w czerwcu 2026 r. za nierealny, sprzeciwiając się tak krótkiemu okresowi vacatio legis dla tak złożonej regulacji. Podobne stanowisko prezentuje Federacja Przedsiębiorców Polskich, która zaproponowała przepis przejściowy pozwalający na dokończenie weryfikacji i dostosowanie taryfikatorów do 31 grudnia 2027 r., zwracając uwagę na czasochłonność wartościowania pracy w dużych organizacjach.
Raportowanie to dopiero początek wyzwań. Najtrudniejsze będzie wartościowanie stanowisk
Ewelina Glińska-Kołodziej zwraca uwagę, że największym wyzwaniem dla firm nie będzie samo przygotowanie raportów, lecz konieczność uzasadnienia sposobu wynagradzania poszczególnych stanowisk.
„Wygenerowanie raportu z listy płac nie będzie problemem. Prawdziwa praca zaczyna się wtedy, gdy firma musi udowodnić, dlaczego konkretne stanowiska mają określoną wartość i z czego wynikają różnice w wynagrodzeniach” – zaznacza.
„To nie jest projekt o raportowaniu luki płacowej. To jest projekt o zmianie organizacji, o opisaniu tej organizacji na nowo” – dodaje.
Dyrektywa wymienia cztery obowiązkowe kryteria wartościowania pracy:
- Umiejętności,
- Wysiłek,
- Zakres odpowiedzialności,
- Warunki pracy.
Każde stanowisko będzie musiało zostać ocenione według tych parametrów.
„W praktyce oznacza to konieczność stworzenia lub przebudowania systemów wartościowania pracy oraz aktualizacji dokumentacji HR” – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej.
Według ekspertów, wiele firm posiada obecnie jedynie fragmentaryczne systemy wartościowania, które nie są dostosowane do nowych wymogów prawnych. Problemem może być również niespójność między rzeczywistym zakresem obowiązków a tym, co widnieje w opisach stanowisk.
Katarzyna Wilczyk, starszy prawnik w Kancelarii Raczkowski, przyznaje, że dodatkowy czas przyda się firmom na uporządkowanie struktur wynagrodzeń i procesów.
„Przygotowanie firm na nowe obowiązki może okazać się dość czasochłonne. Pracodawcy muszą zweryfikować, czy posiadają wartościowane stanowiska pracy, czy zastosowano obowiązkowe kryteria (w praktyce większość wartościowań nie uwzględnia warunków pracy), ustalić kryteria podwyżek, zweryfikować nierówności płacowe i ich obiektywne przyczyny. A to dopiero początek” – mówi Katarzyna Wilczyk.
„Konieczne będzie także ułożenie procesu udzielania indywidualnych informacji o poziomie wynagrodzenia. Należy zacząć od analizy wszystkich składników wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą. Nie wszystkie bowiem trzeba będzie uwzględniać na potrzeby udzielania informacji. Podobnie w przypadku liczenia luki płacowej. Już teraz warto sprawdzić, czy luka u nas występuje, na jakim poziomie i czy istnieją obiektywne powody różnicowania wynagrodzeń” – dodaje.
Badanie SD Worx pokazuje, że choć 74% polskich firm deklaruje świadomość istnienia dyrektywy, tylko 18% wymienia przejrzystość płac wśród pięciu priorytetów na 2026 rok. Jedynie 10% menedżerów HR uważa, że ich firma jest w pełni przygotowana do spełnienia wymogów dyrektywy.
Najpierw audyt, potem wartościowanie stanowisk. Firmy przygotowują się do nowych obowiązków płacowych
Eksperci sugerują, aby pierwszym krokiem był kompleksowy audyt organizacji i dokumentacji HR.
„Firmy powinny zacząć od sprawdzenia, czy posiadają aktualne opisy stanowisk, siatki płacowe, systemy premiowe i benefitowe oraz czy dokumentacja odzwierciedla rzeczywistość. Dopiero później można przejść do wartościowania stanowisk i budowania przedziałów wynagrodzeń” – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej.
Firmy będą musiały przeanalizować m.in. kluczowe kompetencje, strukturę działów, rzeczywisty zakres odpowiedzialności poszczególnych stanowisk oraz spójność nazewnictwa. Następnie konieczne będzie przeprowadzenie punktowego wartościowania według czterech kryteriów wskazanych w dyrektywie. Dopiero na końcu możliwe będzie stworzenie realistycznych widełek płacowych, regulaminów wynagrodzeń oraz raportowanie luki płacowej.
Wartościowanie stanowisk pod lupą. Firmy muszą unikać zawyżania kompetencji i błędów w ocenie stanowisk
Specjaliści ostrzegają, że częstym błędem może być niewłaściwe przypisanie poziomu kompetencji, odpowiedzialności lub wysiłku do konkretnych stanowisk.
„Wartościowanie nie powinno być decyzją jednej osoby. Potrzebny jest zespół projektowy, który rzeczywiście rozumie organizację i potrafi ocenić realny zakres odpowiedzialności oraz kompetencji na stanowiskach” – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej.
Ryzykowne może być również nadmierne rozbudowywanie opisów stanowisk poprzez przypisywanie kompetencji „na zapas”, które nie są wykorzystywane w praktyce. Może to sztucznie zawyżyć wartość stanowiska i zaburzyć cały system wynagrodzeń.
Eksperci podkreślają, że wdrożenie nowych regulacji będzie wymagało równoległego zaangażowania menedżerów i działów HR do bieżącej działalności firmy. W wielu organizacjach może pojawić się opór wobec zmian, szczególnie tam, gdzie projekty HR są traktowane drugoplanowo.
Reforma wynagrodzeń jako szansa dla firm. Większa transparentność to lepsze zarządzanie i zaufanie
Mimo skali wyzwań, nowe przepisy mogą przynieść organizacjom realne korzyści.
„Transparentne zasady wynagrodzeń mogą bardzo pozytywnie wpłynąć na employee experience i candidate experience. Kandydaci coraz częściej zwracają uwagę na przejrzystość organizacji i zaufanie do pracodawcy” – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej.
Uporządkowane systemy wynagrodzeń mogą usprawnić procesy zarządzania podwyżkami i ograniczyć uznaniowość decyzji płacowych. Wdrożenie dyrektywy może stać się impulsem do szerszego uporządkowania organizacji, przemyślenia strategii kompetencyjnej oraz automatyzacji procesów.
„Nowe przepisy o jawności wynagrodzeń mogą więc okazać się nie tylko wyzwaniem legislacyjnym, ale również momentem głębokiej transformacji organizacyjnej dla wielu polskich firm” – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej.
Katarzyna Gapińska-Prokopczyk, twórczyni platformy Levelly.ai, przekonywała, że właściwie przeprowadzona zmiana może wzmocnić kulturę organizacyjną, obniżyć koszty związane z rotacją, rekrutacją i zaangażowaniem zespołu.
„Rozmowy o wynagrodzeniu staną się bardziej merytoryczne. Ludzie będą opierać się na faktach, a nie na domysłach. Obecnie ten obszar kuleje. Rzetelny opis stanowisk i proces wartościowania umożliwiają skupienie się na faktach dotyczących każdego stanowiska” – stwierdziła Katarzyna Gapińska-Prokopczyk.
„Transparentność wpływa też na zaangażowanie ludzi. Gdy pracownicy wiedzą, że są wynagradzani sprawiedliwie, mogą koncentrować się na pracy i są otwarci na innowacje. Kultura organizacyjna staje się spójna. Firma zyskuje opinię lepszego pracodawcy, co przyciąga bardziej wartościowych kandydatów i poprawia jakość pracy całego zespołu” – dodała.
Badanie CBOS wykazało, że 92% Polaków uważa, iż pracodawcy powinni mieć jasne zasady ustalania wynagrodzeń, awansów i podwyżek, a kandydaci powinni mieć możliwość poznania przedziału wynagrodzeń przed rozmową kwalifikacyjną. Blisko dwie trzecie respondentów (64%) uważa, że pracownicy powinni mieć prawo zażądać pisemnej informacji o średnich zarobkach w podziale na płeć, a 66% jest zdania, że pracodawca nie powinien zakazywać pracownikom dzielenia się informacjami o zarobkach.
Opóźnienia we wdrażaniu zmian to pozorne bezpieczeństwo. Firmy i tak muszą zacząć przygotowania już teraz
Odkładanie przygotowań do wdrożenia nowych przepisów może skutkować problemami organizacyjnymi, finansowymi i wizerunkowymi. Brak spójnej polityki wynagrodzeń może prowadzić do konfliktów wewnętrznych, spadku morale, utraty zaufania pracowników oraz odpływu talentów.
Problemem mogą być również trudności rekrutacyjne, szczególnie w branżach konkurujących o specjalistów. Nowe przepisy zwiększą ryzyko kontroli i roszczeń związanych z nierównym traktowaniem. Narzędzia do analizy średnich wynagrodzeń otrzymają również związki zawodowe.
„To, że wdrożenie ustawy się przesuwa, nie oznacza, że firmy mogą nic nie robić. Dużym organizacjom uporządkowanie struktur, opisów stanowisk i systemów wynagrodzeń może zająć nawet rok” – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej.
Eksperci rynku pracy zwracają uwagę, że wiele organizacji nie będzie w stanie samodzielnie przeprowadzić całego procesu, zwłaszcza jeśli nie posiadają rozwiniętych struktur HR. Warto rozważyć wsparcie zewnętrzne, szczególnie w przypadku braku aktualnych opisów stanowisk, uporządkowanej struktury organizacyjnej, doświadczenia w wartościowaniu pracy lub zasobów do prowadzenia wielomiesięcznego projektu.
Wyniki Biznes Fakty:
- Dla pracodawców: Zamiast czekać na ostateczne przepisy, należy natychmiast rozpocząć prace nad audytem i uporządkowaniem dokumentacji HR, w tym opisów stanowisk i systemów wartościowania. To inwestycja, która usprawni zarządzanie i zredukuje ryzyka prawne.
- Dla pracowników: Nadchodzące zmiany oznaczają większą transparentność wynagrodzeń i możliwość zrozumienia obiektywnych kryteriów ustalania płac. Warto być świadomym swoich praw i oczekiwać sprawiedliwego traktowania opartego na merytorycznych podstawach.
Na podstawie materiałów : www.pulshr.pl