Koszt złych spotkań – czyli ile firmy tracą przez nieefektywność
Źle zorganizowane spotkania mogą generować olbrzymie straty dla firm. Badanie Jabra wskazuje, że przedsiębiorstwo zatrudniające 5 tysięcy osób może tracić nawet 130 milionów dolarów rocznie z powodu nieefektywnych spotkań i problemów technicznych. Pracownicy coraz częściej odczuwają zmęczenie nadmiarem spotkań, a eksperci podkreślają, że nawet zaawansowane technologie, jak sztuczna inteligencja, nie poprawią sytuacji, jeśli firmy nie uporają się z podstawowymi zasadami organizacji spotkań.
Nieefektywność spotkań oraz problemy technologiczne stanowią istotne źródło strat organizacyjnych, wpływając zarówno na produktywność pracowników, jak i na wyniki finansowe przedsiębiorstw. Według badania Jabra, w organizacji zatrudniającej około 5000 pracowników, łączny koszt utraconej produktywności wynikający z niepotrzebnych spotkań i awarii technicznych może sięgać nawet 130 milionów dolarów rocznie. Zdecydowana większość tych strat – około 120 milionów dolarów – jest związana z czasem poświęcanym na spotkania oceniane przez pracowników jako zbędne lub niewnoszące wartości, a kolejne 8,4 mln dol. jest tracone z powodu awarii technicznych podczas spotkań hybrydowych.
– Do tej pory traktowaliśmy nieudane spotkania jako irytację, a nie ryzyko finansowe. Jeśli twoi pracownicy z niechęcią podchodzą do spotkań, już teraz ponosisz tego koszty – a to wyraźny sygnał, że organizacje muszą całkowicie przemyśleć i na nowo zdefiniować swoją kulturę spotkań, wspierając się technologią, która pozwala wszystkim być dobrze widzianym i słyszanym – mówi Holger Reisinger, senior vice president Jabra Enterprise Video Business Unit.
Stracony czas, pieniądze i produktywność. Ukryte koszty spotkań
Jak wynika z raportu, trzy na cztery spotkania hybrydowe wiążą się z jakimiś problemami technicznymi:
- 73 proc. zgłaszało trudności ze słyszeniem innych uczestników,
- 68 proc. z wyraźnym widzeniem.
Zakłócenia techniczne powodują stratę nawet 11 minut podczas każdego spotkania w formule hybrydowej, co przekłada się na utratę 3 dni roboczych produktywności na pracownika. Im większe przedsiębiorstwo, tym skala zjawiska rośnie – ci, którzy zatrudniają ponad 1000 pracowników, tracą o 82 proc. czasu więcej niż ci, którzy mają listach płac mniej niż 50 osób.
Autorzy badania zwrócili również uwagę, że choć kultura spotkań odgrywa ważną rolę w integracji i inkluzywności, tak równie często technologia może wzmacniać istniejące problemy związane z uczestnictwem i widocznością. Jak podano, kobiety były o 16 proc. bardziej skłonne do zgłaszania poczucia wykluczenia podczas zdalnego uczestnictwa w spotkaniach. Wysoki wskaźnik związany z pomijaniem dotyczył również młodych i wyniósł 26 proc.
Biznesowe spotkania zakończone niczym. To spotykało nawet 66 proc. badanych
Z badania firmy Jabra wynika, że 66 proc. pracowników regularnie opuszcza spotkania bez jasno określonych zadań do wykonania. To prowadzi do sytuacji, w której 59 proc. potrzebuje kolejnego spotkania, aby wyjaśnić podjęte decyzje.
Co więcej, aż 87 proc. pracowników deklaruje jakiś poziom niechęci do spotkań, co przekłada się na to, że częściej wymagają dodatkowej pracy po zakończeniu zebrania.
Badanie wskazuje, że zdolność pracowników do efektywnego uczestnictwa w spotkaniach jest ograniczona przez naturalne bariery poznawcze. Około 42 proc. osób osiąga próg przeciążenia już po dwóch godzinach ciągłego uczestnictwa w spotkaniach, natomiast po czterech godzinach odsetek ten wzrasta do 83 proc.
Wydłużający się czas spędzany na spotkaniach prowadzi do stopniowego obniżenia koncentracji, zaangażowania oraz zdolności przetwarzania informacji. W konsekwencji spada jakość dyskusji i podejmowanych ustaleń, co zwiększa ryzyko nieporozumień oraz konieczność ponownego omawiania tych samych zagadnień w przyszłości.
Na koniec autorzy badania zadali pytanie, czy sztuczna inteligencja może wspomóc spotkania. Wyniki badania wskazały, że ograniczeniem nie jest sama technologia, ale warunki, w jakich jest ona wykorzystywana.
– Sztuczna inteligencja może usprawnić dobrze prowadzone spotkanie, ale nie jest w stanie naprawić spotkania, które nie przebiega prawidłowo. Jeśli organizacje chcą w pełni wykorzystać potencjał AI podczas spotkań, muszą zacząć od podstaw, zapewniając, aby uczestnicy byli dobrze widoczni, słyszani i zrozumiani – dodaje Holger Reisinger.
Utrata produktywności w pracy. Oto najczęstsze powody
Nie tylko nieefektywne spotkania prowadzą do spadku produktywności pracowników. Z „Barometru rynku pracy 2026” Gi Group Holding wynika, że niedobory kadrowe, wypalenie zawodowe oraz rosnąca rotacja pracowników stały się najważniejszymi przeszkodami dla wzrostu produktywności.
Przedsiębiorstwa dążące do zwiększenia efektywności działania najczęściej koncentrują się na usprawnianiu procesów organizacyjnych oraz podnoszeniu kwalifikacji swoich pracowników. Dane wskazują, że niemal 40 proc. organizacji realizowało inicjatywy ukierunkowane na lepsze planowanie i organizację pracy. Jednocześnie ponad 28 proc. firm inwestowało w rozwój kompetencji kadry poprzez szkolenia.
– Przez lata optymalizacja oznaczała przede wszystkim redukcję kosztów. Ten model się wyczerpuje, coraz częściej widać, iż dalsze cięcia nie zwiększają efektywności, ale obniżają stabilność firm i jakość pracy. Naturalnym kierunkiem staje się – oprócz inwestycji w usprawnienia technologiczne – jakość zarządzania i organizacja pracy. Drugim są kompetencje – zarówno ich rozwój, jak i dopasowanie do potrzeb biznesu – komentował w PulsHR Paweł Prociak, dyrektor zarządzający Wyser Executive Search.
Wyniki Biznes Fakty:
- Dla pracodawców: Inwestycja w lepszą organizację spotkań i odpowiednią technologię może przynieść znaczące oszczędności i zwiększyć produktywność zespołu. Priorytetyzacja kultury spotkań jest kluczowa dla efektywności.
- Dla pracowników: Zrozumienie przyczyn nieefektywności spotkań pozwala na świadome zgłaszanie problemów i proponowanie rozwiązań, co może przyczynić się do poprawy ich komfortu pracy i wyników.
Informacje przygotowane na podstawie materiałów : www.pulshr.pl