Biura w Polsce w 2026: 69% firm minimalizuje koszty, ISS raportuje – poznaj europejskie porównanie

Polskie przedsiębiorstwa znacznie częściej niż europejskie postrzegają biura przez pryzmat kosztów. Aż 69% firm nad Wisą priorytetowo traktuje optymalizację wydatków, podczas gdy w Europie wskaźnik ten wynosi 61%. Jednocześnie jedynie 29% polskich firm dostrzega w miejscu pracy narzędzie do przyciągania utalentowanych pracowników, w porównaniu do 41% w Europie. Takie wnioski płyną z raportu ISS, który bazuje na opiniach 3000 liderów biznesu z 28 krajów. Firmy zdają sobie sprawę ze znaczenia biura, jednak nie zawsze przekłada się to na konkretne decyzje strategiczne.

Czym jest luka efektywności środowiska pracy?

Luka efektywności środowiska pracy to nierównowaga pomiędzy deklarowanym przez firmy znaczeniem miejsca pracy a ich gotowością do podejmowania działań i inwestycji, które pozwalają w pełni wykorzystać jego potencjał.

Przykładem takiej sytuacji jest firma deklarująca, że „biuro jest strategicznie ważne dla wyników biznesowych”, a jednocześnie odmawiająca inwestycji w lepsze przestrzenie, nowoczesne technologie czy analizę sposobu wykorzystania obecnej przestrzeni. To właśnie jest luka efektywności.

„Analizując dane z raportu, można zauważyć, że firmy coraz lepiej rozumieją wpływ środowiska pracy na wyniki biznesowe, ale nie zawsze przekłada się to na konkretne decyzje, inwestycje i wdrożenia. Nazywamy to właśnie »luką efektywności środowiska pracy«, czyli rozbieżnością między deklarowanym znaczeniem miejsca pracy a gotowością do działań, które pozwalają realnie wykorzystać jego potencjał” – podkreśla Agnieszka Jagiełka, Chief Commercial Officer Poland & Baltics, ISS.

Polska vs Europa – kluczowe różnice

Co to oznacza w praktyce? Polskie firmy podchodzą do biur w sposób bardziej pragmatyczny. Kluczowe są dla nich efektywność kosztowa, optymalne wykorzystanie przestrzeni i kontrola operacyjna. Mniejszy nacisk kładzie się na rolę biura w kontekście budowania marki pracodawcy i przyciągania specjalistów.

Koszty przede wszystkim – presja budżetowa wpływa na decyzje

Aż 88% polskich liderów biznesu uważa, że środowisko pracy znacząco wpływa na wyniki organizacji (w Europie 83%). Mimo tej świadomości, 69% polskich firm wskazuje optymalizację kosztów jako główny priorytet działań (w Europie 61%).

Praktyczne implikacje

Polskie przedsiębiorstwa rozumieją wartość biura, jednak decyzje inwestycyjne są silniej filtrowane przez kryterium kosztów. Każda inwestycja musi być solidnie uzasadniona wskaźnikami biznesowymi, a stwierdzenie „poprawi to dobrostan pracowników” nie zawsze jest wystarczające.

„Inwestycje w biura muszą odpowiadać na rzeczywiste potrzeby organizacji, a nie tylko na deklaratywne. Facility manager pracuje pod presją kosztów i oczekiwań różnych interesariuszy, dlatego wymaga realnego spojrzenia na faktyczne wykorzystanie przestrzeni. Jeśli organizacja planuje setki stanowisk pracy, a na co dzień wykorzystywana jest tylko ich część, trudno obronić taki model. Kluczowa jest transparentna analiza danych i dyskusja z biznesem na temat kosztów” – wyjaśnia Paweł Łagoda, Real Estate Director CE & CEE, Visa.

Praca hybrydowa – Polska wyróżnia się na tle Europy

33% polskich firm wskazuje pracę hybrydową i efektywne wykorzystanie przestrzeni jako kluczowe czynniki zmian w organizacji środowiska pracy. W Europie ten odsetek wynosi zaledwie 20%, co oznacza różnicę 13 punktów procentowych.

Polska odczuwa silniejszy wpływ modelu pracy hybrydowej na organizację biur. Firmy stoją przed wyzwaniem dostosowania przestrzeni do zmiennego rytmu pracy – na przykład planowania obecności pracowników w biurze w określone dni tygodnia.

Główne wyzwania to nie tylko zachęcenie pracowników do powrotu do biura, ale przede wszystkim stworzenie przestrzeni, która odpowiada na:

• Różnorodne potrzeby zespołów (koncentracja vs. współpraca);
• Rosnące oczekiwania pracowników dotyczące jakości doświadczenia biurowego;
• Potrzebę dostępu do nowoczesnych technologii wspierających pracę hybrydową.

„Po okresie pandemii biuro musi oferować pracownikom wartość, której nie zawsze mogą doświadczyć pracując zdalnie – od wysokiej jakości przestrzeni i komfortu, po atmosferę sprzyjającą integracji i współpracy. Postrzegamy środowisko pracy jako element strategii pracowniczej, a nie wyłącznie jako koszt związany z nieruchomościami. Dlatego kluczowe jest słuchanie potrzeb pracowników i projektowanie rozwiązań dopasowanych do faktycznych sposobów pracy zespołów” – dodaje Paweł Łagoda z Visa.

Talenty w tle – różnica 12 punktów procentowych

W Polsce tylko 29% respondentów wskazuje przyciąganie i utrzymanie talentów jako kluczowy czynnik motywujący do zmian w środowisku pracy. W Europie ten odsetek wynosi 41%, co stanowi różnicę 12 p.p.

Co to oznacza dla polskich firm?

Polskie przedsiębiorstwa rzadziej postrzegają biuro jako narzędzie budowania marki pracodawcy. Chociaż środowisko pracy jest ważne, jest ono oceniane przede wszystkim przez pryzmat efektywności kosztowej, a nie atrakcyjności dla potencjalnych kandydatów.

Czy to problem?

Niekoniecznie. Jest to podejście pragmatyczne. Jednakże, istnieje tu przestrzeń do rozwoju: coraz więcej firm zaczyna dostrzegać, że dobrze zaprojektowane biuro może nie tylko wspierać efektywność, ale także budować długofalowe zaangażowanie pracowników oraz zwiększać atrakcyjność firmy na rynku pracy.

Cyfryzacja i AI – świadomość jest, ale wdrożeń brakuje

49% polskich firm dostrzega w cyfryzacji i sztucznej inteligencji (AI) silny impuls do zmian w obszarze Facility Management (FM), co przewyższa średnią europejską (46%). Jednakże, tylko 15% polskich respondentów uznaje cyfryzację i inteligentne budynki za priorytet.

Główny problem

Obserwuje się wysoką świadomość technologiczną, ale jednocześnie trudność w przełożeniu potencjału nowoczesnych technologii na decyzje inwestycyjne i konkretne wskaźniki biznesowe.

Jak firmy wykorzystują AI i dane?

„Cyfryzacja w obszarze środowiska pracy przynosi największą wartość wtedy, gdy wspiera podejmowanie lepszych decyzji biznesowych. My wykorzystujemy dane między innymi do analizy faktycznego sposobu wykorzystania przestrzeni biurowej – od stanowisk pracy, przez sale konferencyjne, po strefy wspólne. Informacje pozyskiwane z czujników zainstalowanych w naszych biurach pokazują, jak przestrzeń jest wykorzystywana w różnych dniach tygodnia i porach dnia. Dzięki temu możemy lepiej planować inwestycje, upraszczać rozwiązania i optymalizować koszty, jednocześnie dbając o komfort pracowników” – mówi Bartosz Barylski, Head of Workplace Management Poland, Nordea.

„Parametry i ich analiza wspierana przez AI pomagają nam lepiej rozumieć, w jaki sposób w praktyce wykorzystywane są nie tylko biura, ale również infrastruktura otoczenia. Dobrym przykładem są miejsca parkingowe – dzięki dedykowanej aplikacji możemy nimi zarządzać w taki sposób, aby każde wolne miejsce wracało do puli i było dostępne dla jak największej liczby użytkowników w ciągu tygodnia. Podobnie jest z salami konferencyjnymi: jeśli system wskazuje na wysokie obłożenie, pozwala to zidentyfikować realną potrzebę zmiany sposobu wykorzystania przestrzeni lub zwiększenia dostępności sal. Dane wspierają również wdrażanie rozwiązań poprawiających komfort pracy, na przykład oświetlenie bioadaptacyjne” – dodaje Magdalena Cudna, O&T Support Division Head, Bank Handlowy.

Zdrowie i dobrostan – niższy priorytet niż w Europie

W Polsce 39% firm uznaje zdrowie, bezpieczeństwo i dobrostan pracowników za ważny element środowiska pracy. W Europie wskaźnik ten wynosi 47%, co oznacza różnicę 8 p.p.

Dlaczego tak się dzieje?

Kwestie związane z dobrostanem pracowników w Polsce są często rozpatrywane w kontekście ogólnej efektywności, kosztów i wykorzystania przestrzeni. Nowoczesne biuro powinno wspierać komfort pracy, ale jednocześnie musi być zgodne z konkretnymi celami biznesowymi organizacji.

Co można zrobić w kwestii przestrzeni biurowej?

Dla zarządców biur:

• Systematycznie zbieraj dane dotyczące wykorzystania przestrzeni (czujniki, systemy rezerwacji, ankiety).
• Analizuj, ile stanowisk pracy jest faktycznie wykorzystywanych, a ile jest dostępnych.
• Prowadź transparentne rozmowy z przedstawicielami biznesu na temat kosztów.
• Nasłuchuj pracowników – jakie są ich potrzeby i oczekiwania wobec biura?

Dla decydentów inwestycyjnych:

• Wymagaj twardych danych i dowodów, a nie tylko deklaracji.
• Sprawdź, w jaki sposób biuro wspiera funkcjonowanie modelu pracy hybrydowej.
• Rozważ wdrożenie AI i cyfryzacji, ale tylko jeśli rozwiązują one konkretne problemy biznesowe.
• Pamiętaj: biuro to nie tylko koszt, ale także strategiczne narzędzie wspierające osiąganie wyników organizacji.

„Na rynku polskim mocniej widoczny jest pragmatyzm w podejmowaniu decyzji – środowisko pracy jest oceniane przede wszystkim przez pryzmat kosztów, efektywnego wykorzystania przestrzeni i mierzalnych efektów operacyjnych. Właśnie tutaj, silniej niż w wielu krajach Europy, ujawnia się napięcie między presją kosztową a oczekiwaniami wobec biura i jego wpływu na współpracę, dobrostan czy produktywność. Firmy chcą inwestować w lepsze środowisko pracy, ale jednocześnie oczekują bardzo konkretnego uzasadnienia biznesowego dla takich działań” – ocenia Agnieszka Jagiełka z ISS.

Kluczowe staje się zatem zamknięcie luki między deklaracjami a faktycznymi wdrożeniami – pokazanie, w jaki sposób inwestycje w przestrzeń biurową przekładają się na konkretne wyniki biznesowe.

Najważniejsze wnioski – szybkie podsumowanie

1. Tematyka raportu: Środowisko pracy i jego wpływ na wyniki biznesowe (analiza porównawcza Polska vs Europa).
2. Źródło danych: Raport ISS, oparty na opiniach 3000 liderów biznesu z 28 krajów, reprezentujących 24 branże.
3. Kluczowe różnice między Polską a Europą:
   • 69% (Polska) vs 61% (Europa) – optymalizacja kosztów jako priorytet.
   • 33% (Polska) vs 20% (Europa) – praca hybrydowa jako czynnik zmian.
   • 29% (Polska) vs 41% (Europa) – przyciąganie talentów jako impuls do zmian.
   • 49% (Polska) vs 46% (Europa) – AI i cyfryzacja jako czynnik zmian w obszarze FM.
4. Główny problem do rozwiązania: Luka między deklaracjami a wdrożeniami w zakresie efektywności środowiska pracy.

FAQ – pytania i odpowiedzi dotyczące luki efektywności środowiska pracy w kontekście badania ISS

Czym jest Facility Management (FM)?

Facility Management (FM) to zarządzanie infrastrukturą oraz usługami wspierającymi codzienne funkcjonowanie organizacji. Obejmuje to szeroki zakres działań, od utrzymania czystości, poprzez zarządzanie przestrzenią biurową, aż po aspekty techniczne i konserwacyjne budynków.

Dlaczego polskie firmy kładą większy nacisk na koszty niż europejskie?

Główne przyczyny to presja budżetowa, często niższe budżety przeznaczone na rozwój środowiska pracy w porównaniu do innych krajów Europy, a także konieczność bardzo precyzyjnego uzasadniania każdej inwestycji pod kątem jej opłacalności.

Czy praca hybrydowa oznacza konieczność zmniejszenia powierzchni biurowej?

Niekoniecznie. Model hybrydowy może wymuszać przeprojektowanie przestrzeni biurowej. Może to oznaczać redukcję liczby stałych biurek na rzecz większej liczby stref do współpracy, salek do spotkań czy przestrzeni coworkingowych, a także inwestycję w technologie wspierające pracę zdalną i stacjonarną.

Jak efektywnie mierzyć wydajność biura?

Skuteczne metody pomiaru obejmują wykorzystanie czujników zajętości przestrzeni, przeprowadzanie ankiet wśród pracowników, analizę danych z systemów rezerwacji sal konferencyjnych, monitorowanie frekwencji w biurze, a także analizę wskaźników produktywności zespołów.

Czy warto inwestować w rozwiązania AI w obszarze FM?

Tak, inwestycja w AI w obszarze Facility Management jest zdecydowanie warta rozważenia, pod warunkiem, że technologie te wspierają podejmowanie lepszych decyzji biznesowych. AI może pomóc w optymalizacji kosztów, efektywniejszej alokacji zasobów przestrzennych oraz podniesieniu komfortu pracy użytkowników biura.

Według danych portalu: mojafirma.infor.pl