Czas… Czasem się dłuży, czasem wskazówki zegara nieubłaganie mkną do przodu i wydaje się, że dodatkowa godzina naprawdę mogłaby mnie uratować. Ale gdzie znajdę sklep, który sprzedaje ten „rzadki produkt”? Jak mam nadążyć ze wszystkim, skoro moja doba ma tylko 24 godziny?
Jeśli często zadajesz sobie podobne pytania, to ten artykuł jest dla Ciebie.
Zaskakujące jest to, że każdy ma taką samą liczbę godzin w ciągu doby. Po prostu niektórzy lepiej sobie radzą z zarządzaniem czasem, inni gorzej, a jeszcze inni są na tyle zadowoleni, że w ogóle nie patrzą na zegarek.
Współcześni coachowie biznesowi oferują różnorodne szkolenia z zakresu zarządzania czasem. Podczas pracy z klientem psycholog najpierw identyfikuje główne błędy, jakie popełnia on w zarządzaniu swoim czasem osobistym. Spróbujmy tego.
Zadaj sobie pytanie: jak często
– wykonujesz niepotrzebną pracę?
– Czy wykonuję czyjeś obowiązki?
– Nieracjonalnie marnuję czas (pomyśl, co robiłeś w ciągu dnia)?
– czy marnuję czyjś czas (dając komuś niepotrzebną pracę lub każąc czekać punktualnej osobie)?
Nawiasem mówiąc, osoby, którym udaje się wszystko zrobić na czas, wyróżniają się odpowiedzialnością, nawykiem punktualności, poważnym podejściem do terminów i umiejętnością odróżniania zadań ważnych od niepotrzebnych.
Absolutnie niezbędne jest jasne określenie celu swojej pracy. Musisz znać swoje cele i zapisać je na papierze. Zgodzisz się, że istnieje różnica między „fajnie byłoby zostać milionerem” a „zostać milionerem w ciągu najbliższych trzech lat”. To pierwsze stwierdzenie może pozostać mrzonką, podczas gdy to drugie wymaga konkretnych działań.
Wyznaczaj sobie cele długoterminowe i krótkoterminowe (i nadawaj im priorytety). Oto, jak to robi praktykująca psycholog Kate Keenan: co najmniej raz w roku stwórz swoje „Oświadczenie o celach życiowych”, w którym opiszesz wszystko, co chcesz osiągnąć.
1) w życiu w ogóle;
2) w ciągu najbliższych 3 lat;
3) w ciągu najbliższych 6 miesięcy, tak jakby były ostatnimi w Twoim życiu.
Dodatkowo, nadaj każdemu celowi priorytet wyrażony liczbą (na przykład od 1 do 10). Pamiętaj, że Twój plan cyklu życia może zawierać sprzeczne cele. Na przykład: „Spędzać więcej czasu z rodziną” i „Założyć własną firmę”. Jeśli oba te cele są dla Ciebie równie ważne, musisz poświęcić im tyle samo czasu (przynajmniej naprzemiennie).
Pierwsze prawo P.S. Parkinsona głosi:
Praca wypełnia czas, który jest jej przeznaczony
Oczywiście, pod warunkiem, że wyznaczysz realistyczne terminy. Załóżmy, że chcesz postawić sobie cel, aby wykonać zadanie w jak najkrótszym czasie. Jeśli zaplanujesz jakieś trywialne zadanie „w ciągu tygodnia”, będzie Cię ono obciążać przez cały tydzień. Ale jeśli zaplanujesz je, powiedzmy, na wtorek, między 15:00 a 16:00, będziesz dążyć do jego ukończenia o tej porze. Zaletą jest to, że nie musisz o tym myśleć w poniedziałek czy środę, a jedynie we wtorek między 15:00 a 16:00.
Jak widać, nie kwestionuję potrzeby planowania zadań. Jeśli chcesz wszystko zrobić, musisz to zrobić. Co więcej, Twój plan powinien priorytetyzować zadania.
Pamiętasz zasadę Pareto 80/20? W kontekście tego tematu można ją rozszyfrować w następujący sposób:
80% osiągniętego sukcesu wynika z 20% wykonanych zadań
Oznacza to, że z 10 zaplanowanych na dany dzień zadań, tylko 2 przyniosą Ci 80% sukcesu. Ważne jest, aby samodzielnie zidentyfikować te zadania i dopiero wtedy podjąć działania. Należy o tym pamiętać tak często, jak to możliwe, w przeciwnym razie utkniesz w niepotrzebnych zadaniach.
Okazuje się, że ludzie marnują mnóstwo czasu, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. W rzeczywistości zawsze możemy znaleźć dodatkową godzinę, a nawet dwie, w naszych zabieganych dniach. Pomyśl, ile czasu marnujesz na dojazdy, czekanie w kolejce, na przykład na stacji benzynowej czy u dentysty, na papierosa i rozmowy telefoniczne, które potrafią być niesamowicie długie. A jednak naprawdę potrzebujesz tej dodatkowej godziny. Rozumiesz, o co mi chodzi?
Czas dojazdów i czekania w kolejkach można wykorzystać produktywnie. Rzadziej pal (i jest to mniej szkodliwe dla zdrowia) i ustaw limit połączeń telefonicznych (na przykład 3 minuty). Planuj spotkania skupione na konkretnych sprawach, a nie na zasadzie „wpadnę tylko na chwilę”. Możesz też czasami przyjść do pracy pół godziny wcześniej i skorzystać z niektórych przerw (ale pamiętaj, żeby znaleźć czas na odpoczynek pod koniec dnia).
W przypadku pozornie trudnych, przytłaczających zadań metoda „sera szwajcarskiego” sprawdza się doskonale. „Everest” jest tuż przed tobą, a ty nawet nie wiesz, od czego zacząć. I nie masz teraz czasu, żeby się nim zająć… Ale masz 15 minut do stracenia. Wyobraź sobie swój „Everest” jako kawałek sera i zrób w nim kilka dziurek. 15 minut to wystarczająco dużo czasu. Co ja mówiłem?
Jeśli nie wiesz, co zrobić, możesz przynajmniej:
1) uzyskać informacje o tym, jak to zrobić;
2) sporządź listę rzeczy do zrobienia, aby zdobyć Everest;
3) przydzielić komuś małą część pracy;
…A może zafascynuje Cię „szukanie dziury w serze”. Spróbuj.
4) wykonaj jakieś małe zadanie (im łatwiejsze, tym lepiej) związane z zadaniem „głównym”.
Jeśli ci się nie uda, spróbuj wykopać dół gdzie indziej. A prędzej czy później przekonasz się, że Everest wcale nie jest taki wysoki.
Zadawaj sobie pytanie Likena tak często, jak to możliwe w ciągu dnia:
Jak mogę najlepiej wykorzystać swój czas teraz?
Po prostu nie pozwól sobie na kłamstwo i odpowiedź „nie wiem”. Jeśli jednak jesteś pewien, że odpowiedź brzmi „odpoczynek”, to naprawdę potrzebujesz odpoczynku. Osoba wyczerpana raczej nie będzie w stanie zrobić niczego pożytecznego. Dlatego nie zapomnij uwzględnić w swoim planie czasu na przerwy obiadowe (bez dodatkowych zadań), zaplanowany odpoczynek, czas na hobby, rodzinę itd. Praca nie powinna Cię całkowicie pochłaniać. W końcu pracujesz, żeby żyć. Zarządzanie czasem jest właśnie celem stworzenia optymalnej równowagi między odpoczynkiem a pracą. Odpoczynek przyniesie Ci jednak więcej radości, gdy praca zostanie wykonana.
I jeszcze jedna ważna zasada dla tych, którzy chcą wszystko załatwić:
Naucz się mówić „nie” ludziom, którzy marnują Twój czas
Kiedy mówisz „nie”, oddziel ludzi od problemu (nie mówisz „nie” konkretnej osobie, ale konkretnemu zadaniu w określonym czasie). Zaproponuj alternatywy. Składaj rozsądne obietnice, których możesz dotrzymać. I pamiętaj: możesz zadowolić pewne osoby przez cały czas lub wszystkie przez jakiś czas, ale nie da się zadowolić wszystkich przez cały czas!
Postaraj się jutro zastosować przynajmniej część z tych rad („zrób kilka dziurek w serze”), a zauważysz, że dzień stanie się „długi”, jeśli będziesz cenić każdą minutę!