e-Dostawa – na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług?

System e-Delivery umożliwia cyfrowe potwierdzenie odbioru dokumentu. Ma on moc prawną i jest równoważny z konwencjonalnym potwierdzeniem odbioru. Niezależni dostawcy usług, tacy jak Asseco, oferują szereg dodatkowych korzyści.

e-Delivery daje możliwość przekształcenia oficjalnej komunikacji, ponieważ służy jako wygodny substytut tradycyjnych listów poleconych. Ta alternatywa jest całkowicie bezpieczna i spełnia wszystkie wymagania listu poleconego, w tym dowód nadania i odbioru, wraz z jasną historią wysyłki.

– e-Delivery jest szyfrowane, co zapobiega nieautoryzowanemu przechwyceniu informacji, a także jest opatrzone znacznikiem czasu, który wskazuje dokładną datę i godzinę utworzenia aktywności. Generuje dowód dla każdej podjętej czynności, zapewniając przejrzystość, bezpieczeństwo i niezawodność korespondencji. Istotną zaletą e-Delivery jest zidentyfikowany odbiorca; zawsze wiemy, kto posiada konkretną skrzynkę pocztową lub adres, co zapewnia, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce – mówi Paweł Wojtaszyk, e-Delivery Product Manager w Asseco Data Systems SA .

e-Delivery zapewnia również, że wiadomość zostanie dostarczona w niezmienionej formie, ponieważ jest zabezpieczona przez usługi zaufania, takie jak pieczęć elektroniczna. Oznacza to, że wysyłana treść nie może zostać zmieniona ani sfałszowana.

Jak wybrać dostawcę usług?

Każda usługa musi być zgodna ze szczegółowymi standardami lub wytycznymi, których muszą przestrzegać wszyscy dostawcy. Należy jednak zwrócić uwagę na obszary, w których e-Delivery może się różnić. Na polskim rynku dostępne są trzy rodzaje tej usługi – publiczna, kwalifikowana i hybrydowa. Publiczna usługa e-Delivery, z której urzędy muszą korzystać, jest oferowana wyłącznie przez wyznaczonego operatora i ułatwia komunikację wyłącznie z administracją publiczną. Z drugiej strony przedsiębiorcy mogą zdecydować się na usługę publiczną lub kwalifikowaną świadczoną przez certyfikowanych dostawców, takich jak Asseco.

– Zapewnia znacznie szersze możliwości niż tylko komunikacja z urzędami; może również zarządzać przesyłkami między firmami, zaufanymi zawodami, takimi jak prawnicy, lub osobami prywatnymi. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z jednej skrzynki pocztowej do komunikacji bez konieczności przełączania się między usługami, eliminując tym samym koszty związane z korespondencją papierową. Stanowi to znaczne korzyści finansowe, ponieważ wysłanie jednej wiadomości za pośrednictwem e-Delivery do administracji jest bezpłatne, podczas gdy w innych przypadkach Asseco pobiera opłatę mniejszą niż 2,00 zł, w porównaniu z tradycyjnymi przesyłkami, które mogą kosztować kilka złotych – mówi Paweł Wojtaszyk. Dostawcy komercyjni wzbogacają również swoją ofertę o dodatkowe rozwiązania i udogodnienia, które mogą wspierać działalność biznesową. Na przykład Asseco udostępnia skrzynki pocztowe o różnej pojemności, liczbie użytkowników, czasie archiwizacji i sposobach dostarczania przesyłek. Użytkownicy mogą wybrać usługę, która umożliwia integrację z systemami firmowymi za pośrednictwem API, ułatwiając łatwe zarządzanie dokumentami i korespondencją. Przedsiębiorca korzysta z ciągłego dostępu do korespondencji, możliwości pobierania przesyłek z załącznikami, zaawansowanych powiadomień i możliwości organizowania korespondencji poprzez tworzenie folderów, etykiet lub bazy kontaktów.

– Wprowadziliśmy również nowoczesny design, a nasz serwis jest przyjazny dla użytkownika i dostępny zarówno ze strony internetowej, jak i urządzeń mobilnych – dodaje Paweł Wojtaszyk.

Przewaga konkurencyjna dzięki technologii

Docelowo e-Delivery ma zastąpić e-PUAP pod względem komunikacji. Obecnie usługa ta jest obowiązkowa (od 1 stycznia br.) dla administracji publicznej i stanie się również obowiązkowa dla wszystkich firm, które muszą mieć adres do e-Delivery do ustawowego terminu (firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają go do 1 kwietnia 2025 r.). Niewątpliwą zaletą e-Delivery, poza oszczędnościami wynikającymi z wyeliminowania papieru, kopert i znaczków, jest szybkość doręczenia, która odbywa się w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby odwiedzania urzędu pocztowego, ponieważ możemy wysyłać i odbierać przesyłki z dowolnego miejsca 24/7, przyspieszając tym samym wiele decyzji i działań biznesowych. Dzięki zweryfikowanemu właścicielowi skrzynki pocztowej wymiana listów i dokumentów staje się łatwiejsza i bezpieczniejsza, zarówno między partnerami krajowymi, jak i zagranicznymi.

– To może dać firmie przewagę konkurencyjną na rynku. Zwłaszcza, że e-Delivery ma duży potencjał rozwoju – Wierzę, że w przyszłości automatyzacja tej usługi będzie postępować, a także zostaną wykorzystane różne możliwości, jakie oferuje sztuczna inteligencja. W Asseco uważnie słuchamy opinii i sugestii naszych klientów, starając się sprostać ich potrzebom – mówi Paweł Wojtaszyk.

System, który będzie ewoluował

Eksperci rynkowi przewidują, że e-Delivery to system, który będzie się rozwijał i, podobnie jak we Włoszech, będzie chętnie przyjmowany przez osoby prywatne w Polsce, nie tylko instytucje i firmy, ze względu na jego bezpieczeństwo i wydajność. Chociaż osoby prywatne nie muszą jeszcze zakładać skrzynki pocztowej, jak podkreśla Paweł Wojtaszyk, zainteresowanie taką usługą wśród nich jest już znaczne. Zalety e-Delivery są oczywiste; na przykład kanał cyfrowy eliminuje potrzebę wizyty na poczcie w celu otrzymania powiadomienia. Użytkownicy mogą szybko zapoznać się z dokumentami urzędowymi, które do nich trafiają, bez konieczności przebywania pod adresem domowym w celu uzyskania dostępu do decyzji administracyjnych.