KSeF w przedsiębiorstwach a dobór rozwiązania. Czemu opłaca się wdrożyć automatyzację?

W pewnym lokalu biurowym dzień zaczyna się standardowo. Ale w tym dniu atmosfera jest napięta. Wkrótce zacznie funkcjonować KSeF, a system, który jest używany przez przedsiębiorstwo, wciąż nie jest przygotowany. Ekipa analizuje dokumentacje, wprowadza próbne informacje, ktoś gorączkowo poszukuje odpowiedzi w sieci. Każde nowe ogłoszenie jest odbierane jako kolejna przestroga. A przecież nie musi tak być.

Krajowy System e-Faktur, czyli rządowa platforma do wystawiania i przechowywania e-faktur, staje się punktem zwrotnym dla rynku.

Kilkaset metrów dalej sytuacja jest odmienna. Tamto biuro wdrożyło instrument zintegrowane z KSeF parę tygodni wcześniej. Faktury automatycznie trafiają do systemu, a finansiści, zamiast zmagać się z formatami i defektami mogą w końcu poświęcić się konsultingowi. To efekt pracy z narzędziem, które nie tylko spełnia wymagania prawa, ale też zostało zaprojektowane z myślą o zwyczajnym komforcie użytkowników. Takim narzędziem jest SaldeoSMART — przykład rozwiązania, które przeistacza się w nowy kanon w sektorze.

Nowe regulacje wymagają modyfikacji, lecz to przedsiębiorstwa postanawiają, czy przejdą przez nie w stresie, czy z wrażeniem kontroli. KSeF można rozważać jako uciążliwy obowiązek, ale można również uznać go za motywację do uregulowania procesów i zmodernizowania pracy. Bowiem w końcowym rozrachunku to nie sama ustawa, lecz wybór instrumentów zadecyduje, czy uzyskamy spokój… czy następny powód do zdenerwowania.

Dla sporej liczby księgowych nowy system wywołuje lęki, lecz także nadzieję. Ponieważ KSeF może zapoczątkować faktyczną przemianę w sposobie wykonywania pracy. Aczkolwiek zanim to nastąpi, należy usystematyzować podstawowe informacje. Krajowy System e-Faktur, czyli rządowa platforma do sporządzania i magazynowania e-faktur, przekształca się w punkt przełomowy dla rynku. Od lutego 2026 roku obejmie największe przedsiębiorstwa z obrotem powyżej 200 mln zł, a od kwietnia — przeważającą część pozostałych płatników. Najdrobniejsze podmioty dostaną dodatkowo parę miesięcy, lecz od stycznia 2027 r. obowiązek obejmie już wszystkich. Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność dopasowania się w krótkim czasie.

Z jednej strony KSeF prezentuje się jako spore wyzwanie. W tyle głowy mamy bowiem nowe formalności, niebezpieczeństwo pomyłek czy dodatkowe nakłady finansowe wdrożeń. Z drugiej strony natomiast to szansa, żeby definitywnie skończyć z manualnym wpisywaniem danych, chaotycznym przepływem dokumentów i kosztownymi połączeniami. Jak przyznają księgowi, jacy używają już nowoczesnych rozwiązań, największa różnica polega na tym, iż wiele procedur odbywa się aktualnie samoczynnie — bez przymusu stałego przepisywania danych i uciążliwej kontroli dokumentów. Do obligatoryjnego wejścia w życie KSeF jeszcze trochę czasu, lecz już widać dzisiaj, że przewagę zyskają ci, którzy wybiorą prostotę. Narzędzia, których implementacja jest bardzo szybka, działają intuicyjnie, a ich model nabycia umożliwia proste dostosowanie do aktualnych potrzeb prowadzonego biznesu, przeistaczają się w nowy standard w rachunkowości.

Nowe oczekiwania od technologii

Na obowiązkowy KSeF nie powinniśmy patrzeć jak na modyfikację, która narzuca nam „złe prawo”. Mechanizm sam w sobie jest neutralny. To instrumenty, z których finalnie korzystamy, decydują o tym, czy codzienna praca będzie łatwiejsza, czy cięższa.

KSeF może stać się początkiem prawdziwej zmiany w sposobie pracy.

Standardowe programy księgowe poprzez lata przyzwyczaiły rynek do zawiłych modułów, czasochłonnych migracji i kosztownych implementacji. W takim modelu każda modyfikacja systemowa była powodem frustracji. KSeF obnażył słabości tego nastawienia. Domaga się standaryzacji, szybkości działania i maksymalnego ograniczenia defektów. Zatem w rozmowach z księgowymi i przedsiębiorcami coraz częściej pojawia się jedno wyczekiwanie: prostota.

Przedsiębiorstwa chcą być pewne, iż wdrożenie będzie błyskawiczne, obsługa nie będzie wymagała tygodni szkoleń, a koszty nie zaskoczą ich w postaci ekstra płatnych modułów czy usług konsultantów. Na pierwszy plan wychodzą zatem rozwiązania, które łączą prostotę z kompletną funkcjonalnością — jak SaldeoSMART.

Automatyzacja w miejsce ręcznej pracy

KSeF można porównać do szlaku, przez który przepływają informacje. Ich rzeczywiste znaczenie pojawia się dopiero wówczas, gdy system potrafi je połączyć z procesami wewnątrz przedsiębiorstwa i przeobrazić w użyteczne wiadomości. Tu zaczyna się rola automatyzacji — od rozpoznawania i klasyfikowania faktur w formacie XML po inteligentne rozliczanie płatności i sporządzanie raportów.

Dla księgowych to jakościowa transformacja. Zamiast manualnego wprowadzania danych do arkuszy mogą skupić się na analizie i doradzaniu klientom. Automatyzacja nie odbiera im zatrudnienia, lecz zmienia jego charakter — przenosi nacisk z wykonywania rutynowych czynności na wspomaganie decyzji biznesowych.

System SaldeoSMART znakomicie wpisuje się w tą przemianę. W centrum uwagi nie znajduje się technologia, lecz księgowy, który dzięki niej zyskuje więcej czasu i spokoju. Narzędzie upraszcza procesy, zamiast je komplikować, obrazując, iż automatyzacja może być sojusznikiem, a nie zagrożeniem.

KSeF można porównać do kanału, przez który przepływają dane. Ich prawdziwe znaczenie pojawia się dopiero wtedy, gdy system potrafi je zintegrować z procesami wewnątrz firmy i przekształcić w użyteczne informacje.

SaldeoSMART — prostota oraz pełny pakiet

System funkcjonuje w modelu pozbawionym ukrytych nakładów finansowych. Wysyłanie i pobieranie faktur z KSeF jest w pełni darmowe, a rozpoczęcie pracy z KSeF zajmuje jeden dzień. Wystarczy wprowadzić aktualną metodę autoryzującą — token czy po 1 lutego 2026 roku, certyfikat — i firma może pracować jak dotychczas, z tą różnicą, iż źródłem danych staje się KSeF, a nie manualne przepisywanie z dokumentów papierowych. Największa korzyść chowa się jednak w tym, co zachodzi później. Faktury mogą automatycznie trafiać do elektronicznego obiegu, być rozliczane z operacjami bankowymi czy powiązane z budżetem kosztowym przedsiębiorstwa. System pozwala w prosty sposób zatwierdzać lub odrzucać dokumenty wewnątrz organizacji. Wszystko to w ramach wybranego pakietu, bez konieczności kupowania dodatkowych modułów czy rozszerzeń.

Należy także zaakcentować swobodę integracji. SaldeoSMART współpracuje z ponad 40 systemami finansowo-księgowymi, dzięki czemu biura rachunkowe mogą pracować w jednakowy sposób, bez względu na to, z jakiego programu korzystają ich klienci.

Edukacja buduje pewność

SaldeoSMART to również społeczność ekspertów. Marka od lat wspiera księgowych, organizując webinary, tworząc e-booki i materiały wideo, które w zrozumiały sposób tłumaczą, jak krok po kroku przejść przez cyfrową transformację.

Efektywność pracy z SaldeoSMART

W kampanii „Potwornie prosty KSeF” ten kierunek został dodatkowo wzmocniony. Metafora cyfrowego „potwora” symbolizującego obawy przed biurokracją trafia do wyobraźni, ale za obrazem stoi konkret. To wiedza przekazywana w przystępnej formie i realne wsparcie w przygotowaniu do zmian. Dzięki temu księgowi nie czują, iż zostają sami wobec nowych regulacji. Mogą krok po kroku przejść przez proces, mając poczucie kontroli i bezpieczeństwa.

Zamiast obawiać się samego KSeF, należy spojrzeć na kierunek, w którym zmierza cała rachunkowość. Księgowi, którzy aktualnie nauczą się wykorzystywać technologię na własnych warunkach, jutro będą ustanawiać standardy pracy w branży. A gdy przepisy wymuszają modyfikacje, to właśnie prostota i skuteczność stają się najcenniejszym zasobem.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google. Materiał reklamowy na zlecenie marki SaldeoSMART Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się