Pracujesz przy komputerze? Zmarnujesz nawet kilka lat życia, jeśli nie robisz tych prostych rzeczy

W niektórych branżach istnieje kult produktywności. Poszczególne osoby chcą pracować wydajniej i robić więcej w krótszym czasie, co może przekładać się na większe zarobki. W końcu mówi się, że czas to pieniądz. Ale nie musisz być fanem produktywności, by dostrzec zalety z odpowiednio przygotowanego stanowiska pracy. Co, jeśli dowiedziałbyś się, że pracując 20 lat przy komputerze, mogłeś stracić np. cały rok ze swojego życia tylko na czynność przełączania się między jedną aplikacją a drugą? Czy nie wolałbyś spędzić tego czasu inaczej?

• Niektóre metody na zwiększenie produktywności to nic innego jak próba zmuszenia nas do zakupu jakiegoś niepotrzebnego gadżetu
• Są jednak takie porady, które faktycznie działają
• Przedstawiamy sposoby na to, jak zwiększyć produktywność w pracy przy komputerze
• Zaoszczędzony czas sprawi, że zarobisz więcej, albo twoje przerwy będą znacznie dłuższe. Twój wybór
• Więcej informacji o biznesie znajdziesz na stronie Businessinsider.com.pl

Od książek o tzw. deep work po proste techniki i porady, jak np. Pomodoro (intensywna praca przez 25 minut, po której następuje 5 minut przerwy) czy Matrycę Eisenhowera (dziel zadania według pilności i ważności, by najpierw wykonywać te o największym wpływie), świat produktywności widział już wszystko.

Niektóre metody mają sens i mogą faktycznie poprawić to, jak pracujemy, co często oznacza, że będziemy lepiej zorganizowani. Większość porad i sposobów na poprawę produktywności to jednak rzeczy indywidualne — u niektórych odniosą sukces, inni machną ręką, twierdząc, że niewiele zmieniły.

Ale są też metody uniwersalne. Takie, które dają efekty de facto u wszystkich pracowników, jeśli tylko uznamy, że chcemy je wprowadzić i zaczniemy z nich korzystać.

Możesz zaoszczędzić całe lata

Niektórzy błędnie zakładają, że dwa monitory podłączone do komputera powinny pojawić się tylko u osób wykonujących specjalistyczne zawody, wymagające dużej przestrzeni ekranowej. Dodatkowa przestrzeń robocza, jaką zapewnia drugi wyświetlacz, może znacząco zwiększyć produktywność i ułatwić pracę.

Wykonywanie zadań na jednym ekranie wiąże się z wieloma ograniczeniami. Stają się one bardzo widoczne, gdy próbujemy umieścić obok siebie kilka okien lub kiedy ciągle musimy przełączać się pomiędzy aplikacjami, np. gdy chcemy przenieść tekst z dokumentu i opublikować go na stronie internetowej. Czas spędzony na szukaniu właściwego okna, przełączaniu się między nimi, czy też przenoszeniu danych w ten sposób może i szybko się kumuluje.

Badanie przeprowadzone przez developera oprogramowania Mavenlink ujawniło zaskakującą statystykę: aż 73 proc. firm spędza średnio ponad godzinę dziennie na samym tylko przełączaniu się między różnymi aplikacjami. Ten czas mógłby być lepiej wykorzystany na rzeczywiste zadania lub odpoczynek, jeśli pracownicy korzystali z dwóch monitorów, które pozwalają na wyświetlanie aplikacji obok siebie i likwidują potrzebę przełączania się pomiędzy narzędziami.

Inne badanie wykazało, że korzystanie z dwóch monitorów zamiast jednego podnosi produktywność średnio o 42 proc. w różnych typach zawodów. To przekłada się na godziny zaoszczędzone w skali tygodnia i miesiące w skali roku. Wyobraź sobie, że jeśli przez 20 lat pracujesz tylko z jednym ekranem, po tym czasie może się okazać, że poświęciłeś np. 2 lata na samo przełączanie się pomiędzy aplikacjami. To czas, jakiego nie odzyskasz.

Kolejne badanie, przeprowadzone przez Uniwersytet Utah, wykazało, że pracownicy korzystający z konfiguracji z wieloma ekranami (więcej niż jednym) byli w stanie szybciej rozpocząć zadania, szybciej je ukończyć i popełniali mniej błędów. Racjonalne uzasadnienie tych wyników jest proste: ciągłe przełączanie się między dokumentami na jednym ekranie jest nieefektywne. Dwa monitory umożliwiają pracownikom jednoczesne przeglądanie wielu dokumentów lub aplikacji, zapewniając kompleksowy widok ich pracy bez konieczności ciągłego przełączania się.

Automatyzuj to, co możesz automatyzować

Na co dzień w pracy wykonujemy dużo czynności powtarzalnych, np. przenosimy opracowany tekst w MS Word do bloga na WordPressie, czy też pozyskujemy e-maile potencjalnych klientów, które później przenosimy do konkretnej bazy danych dla zespołu sprzedażowego.

W obecnych czasach, jeśli jakieś zadanie jest powtarzalne i cały proces jest taki sam, niemal na pewno można je zautomatyzować. To oznacza, że nie musimy tracić czasu na zajęcia nużące i dla wielu frustrujące.

Dla przykładu teksty pisane na bloga WordPress możemy przygotować w odpowiednim dokumencie, który za pomocą prostej wtyczki WP All Import dodamy do WordPressa w taki sposób, że każdy tekst będzie osobnym rekordem w bazie i pozostanie nam tylko upewnienie się, że przy przenoszeniu nie wystąpiły jakieś błędy. Możemy tak hurtem dodać np. 20 tekstów.

Z kolei narzędzia takie jak IFTTT i Zapier pozwalają na tworzenie przeróżnych automatyzacji. Na przykład w momencie, gdy potencjalny klient zostawi dane kontaktowe na naszej stronie, możemy otrzymywać automatycznie powiadomienie, a system wyśle, też z automatu, maila powitalnego z informacją, że wkrótce skontaktuje się przedstawiciel firmy. W podobny sposób możemy np. zaplanować publikację postów w social mediach (zautomatyzowany harmonogram), przeprowadzanie kopii zapasowej plików, czy generowanie raportów z narzędzi analitycznych, które będą wysyłane do odpowiednich osób.

Sprawdź też: Od klonowania głosu i tworzenia muzyki, po prezentacje i profesjonalne teksty. Top 10 najlepszych aplikacji AI

Osobna mysz i klawiatura

Jeśli korzystamy z laptopa, po podłączeniu monitorów trudno będzie nadal używać wbudowanej, kompaktowej klawiatury i touchpada. To nawet lepiej. Dlaczego? Klawiatury i touchpady z laptopów nie nadają się do długich sesji przy komputerze, ponieważ nie oferują wystarczająco dobrej ergonomii — prowadzi to do zmęczenia dłoni i nadgarstków.

Pełnowymiarowa klawiatura nie tylko zapewni lepszy komfort, ale możemy zdecydować się na zakup wersji z obsługą makr (to najczęściej modele dla graczy). Następnie możemy stworzyć makra, które automatycznie wykonują sekwencję działań, np. zoptymalizować proces kopiowania i wklejania danych, czy też liczne operacje na danych. Zamiast powtarzać wybrane czynności, możemy korzystać z makr, co znacznie przyspiesza pracę.

Jeśli zaś chodzi o mysz, tutaj sytuacja jest podobna. Poprawić możemy komfort, ale też zwiększyć produktywność, jeśli wybierzmy odpowiedni sprzęt. Istnieją bowiem modele, gdzie do poszczególnych przycisków możemy przypisywać wybrane funkcje lub uruchamianie odpowiednich programów. I tak jednym przyciskiem możemy np. otwierać systemowy Notatnik, jeśli często z niego korzystamy, albo przełączać się pomiędzy wirtualnymi pulpitami.

Możliwości personalizacji przepływu pracy są nieocenione i zapewnią je tylko odpowiednie urządzenia peryferyjne. Są też precyzyjniejsze i po prostu wygodniejsze w obsłudze niż te wbudowane w laptopie.

Czytaj też: OpenAI wprowadza nową wersję ChatGPT. Jest szybsza i bezpieczniejsza

Szanuj swój czas i zdrowie

Nie używaj tego, co nie daje rezultatów. Nie ma powodu, aby np. wpisywać do systemu zarządzania projektami, takiego jak Asana czy Notion, zadań, których wykonanie zajmuje 5 minut. Wiele zadań, które są „rozpisywane w projekty”, w rzeczywistości można zrealizować bez jakiejkolwiek pomocy ze strony takich systemów — wystarczy prosta komunikacja w zespole i podział obowiązków. Oszczędzi to czas wszystkim uczestnikom.

Spotkania online realizowane cyklicznie, np. co tydzień, często nie muszą odbywać się tak regularnie. Wiele z nich nie musi odbywać się wcale i mogłoby być po prostu dwiema wiadomościami na komunikatorze lub e-mailem. Zawsze warto zastanowić się, czy faktycznie dana czynność jest konieczna i nie zajmuje — zupełnie niepotrzebnie — zbyt dużo czasu.

Istotne jest również nasze zdrowie. Oczywiste rzeczy to dobrej jakości fotel czy biurko, ale wiele osób niepotrzebnie niszczy sobie wzrok, bo ma ustawioną zbyt dużą jasność na ekranie (lub ekranach). Prosta aplikacja f.lux dostosowuje temperaturę barwową ekranu do pory dnia, zmniejszając niebieskie światło wieczorem, aby redukować zmęczenie oczu. Pomaga tworzyć bardziej komfortowe warunki do pracy, zwłaszcza w godzinach wieczornych albo zimą, kiedy ściemnia się już o ok. 16:00.

Jeśli zaś nie możemy zainstalować takiej aplikacji na komputerze służbowym, zawsze zostaje jeszcze zakup okularów blokujących niebieskie światło. To wydatek rzędu 200 zł, a może znacznie poprawić samopoczucie i podnieść produktywność.

Autor: Grzegorz Kubera, dziennikarz Business Insider Polska

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Wiadomościach Google.

Źródło