Zrządzeniem losu, w wieku 22 lat – zaledwie pięć miesięcy po ukończeniu studiów – musiałem pomagać dyrektorowi linii lotniczych nie tylko w prowadzeniu biznesu, ale także w zarządzaniu dość liczną kadrą pilotów, mechaników, sekretarek, księgowych i innych pracowników, z których każdy był starszy ode mnie i znacznie bardziej doświadczony w swoim zawodzie.
Ale nie było już odwrotu. Mój szef był zdecydowany przekazać mi część obowiązków, a ja musiałem poznać z pierwszej ręki wszystkie zawiłości i trudności przywództwa. Umiejętności te doskonaliłem w kolejnych miejscach pracy i teraz mogę z czystym sumieniem i wiedzą fachową powiedzieć wam z własnego doświadczenia, co zrobić, jeśli los nagle postawi was na czele.
Wskazówka nr 1: Jeśli niespodziewanie spadnie na Ciebie ciężar przywództwa, bądź gotowy dać dobry przykład swoim podwładnym. Półgodzinne spóźnienia, długie rozmowy w palarni i otwarty magazyn na biurku w godzinach pracy (chyba że oczywiście pracujesz w branży modowej) to nie dla Ciebie.
Ubierz się nieco bardziej formalnie niż zwykle i zapomnij o zabawnych krawatach z małpkami i torbach z komiksowymi nadrukami. Będziesz musiał nosić je wyłącznie w wolnym czasie. W pracy powinieneś być wzorem do naśladowania i żywym ucieleśnieniem kultury korporacyjnej. Być może jedynym wyjątkiem od tradycyjnego dress code'u jest zestaw składający się z marynarki i dżinsów, który staje się coraz bardziej powszechny w wielu firmach. Możesz śmiało nosić ten strój zarówno na wakacjach, jak i przed podwładnymi. Jednak nawet w takiej sytuacji powinieneś znać wszelkie firmowe zasady i standardy.
Jeśli jesteś przyzwyczajony do spóźniania się do pracy, musisz o tym zapomnieć. Menedżer, niezależnie od rangi, musi być punktualny , choćby dlatego, że musi karcić innych pracowników za spóźnienia. Naucz się ustawiać budzik pół godziny wcześniej i pociesz się myślą, że zyskujesz coraz większy szacunek kolegów, dorównując wizerunkowi prawdziwego lidera, nawet w tak drobnych sprawach.
Zapomnij o rozmowach o życiu osobistym z kolegami. Twoje szkolne romanse i pierwsze miłości są teraz poza zasięgiem, chyba że oczywiście chcesz, aby Twoje przygody były omawiane z podwójną pasją i podważały Twoją reputację jako osoby rzetelnej i odpowiedzialnej. Twoi podwładni dowiedzą się o Tobie najwięcej, jak tylko Twój stan cywilny oraz imię i nazwisko Twojego ukochanego małżonka. Czego się spodziewałeś? Teraz spotkania dedykowane mężczyznom będą musiały być zarezerwowane dla bliskich przyjaciółek. I chyba dobrze – plotki o bezczynnych biurowych plotkach nigdy nikomu nie wyszły na dobre.
A tak przy okazji, jeśli chodzi o plotki , mogę tylko doradzić: jeśli strumień narzekaczy, oszczerców, obmawiaczy i zazdrośników zawita do twojego biurka, gdzie właśnie skończyłeś pracę i odkurzasz kaktusy, donosami na ich kolegów, postaraj się natychmiast powstrzymać takie przejawy złego charakteru. Konflikty i intrygi niszczą zespół, przynosząc gorsze skutki niż jakiekolwiek złośliwe intencje konkurencji czy zewnętrzny kryzys finansowy. Otwarte skargi między pracownikami z pewnością warto rozpatrywać, ale w tym przypadku preferowanym podejściem jest absolutna uczciwość.
Zapomnij o swoich osobistych upodobaniach i niechęciach, i zapomnij, że rok temu Masza z działu sprzedaży pożyczyła ci pięćset rubli do wypłaty. Jeśli musisz przyjąć rolę sędziego, bądź całkowicie szczery wobec siebie i ludzi, z którymi pracujesz. To pomoże utrzymać atmosferę pracy w zespole i wzmocni twój wciąż chwiejny autorytet. W końcu dyscyplina w wielu działach i firmach opiera się na głębokim i szczerym szacunku do szefa. W końcu, jak powiedział profesor Preobrażeński, bohater niezapomnianej powieści Bułhakowa „Psie serce”, terror niczego nie zdziała, czy to czerwony, biały, czy nawet brązowy.
Wskazówka nr 2. Teraz kilka słów o terrorze. Psychologia wyróżnia trzy główne typy zarządzania, niezależnie od tego, czy jesteś nauczycielem w ósmej klasie, czy zarządzasz dużym zakładem produkcyjnym, takim jak fabryka lodów. Są to style zarządzania autorytarne , demokratyczne i liberalne .
Przy liberalnym stylu przywództwa Twoja pobłażliwość grozi zakłóceniem planów, nieokiełznaną bezczynnością całego działu, a nawet firmy, a ostatecznie całkowitą porażką powierzonego Ci zadania. Jeśli wybierzesz autorytarne zarządzanie jako swoją główną broń, nie lekceważ faktu, że Twoje groźby i obietnice wszelkiego rodzaju kar, a także ich wdrażanie, ostatecznie ogłupią Twoich pracowników, zamiast pobudzić ich do myślenia. Demokratyczny styl przywództwa oferuje jednak dobry kompromis – możesz chwalić, upominać i zachęcać ich, gdy zajdzie taka potrzeba.
W praktyce demokratyczny styl zarządzania najłatwiej wdrożyć, gdy firma ma jakąś formę rozliczalności. Plany, terminy i cotygodniowe raporty mogą rozpalić entuzjazm nawet najbardziej zatwardziałych leniuchów. Jeśli firma nie wdrożyła takich rozwiązań, a kierownictwo jest zdecydowanie przeciwne ich wprowadzeniu, nie trać nadziei. Początkowo całkiem możliwe jest ograniczenie się do półgodzinnych cotygodniowych spotkań z pracownikami, na których można omówić zarówno cele wyznaczone dla każdego pracownika, jak i jego wyniki w ostatnim okresie.
Wskazówka nr 3. Jak wiemy, najlepszym liderem jest ten, który zna i kocha swoją pracę. Niezależnie od tego, jak dobrze znasz się na zarządzaniu i jak wielkim jesteś geniuszem marketingu, zawsze warto dogłębnie poznać firmę, w której obecnie pracujesz. Niezależnie od branży, kluczem do sukcesu jest ciągłe poszerzanie i pogłębianie wiedzy o tym, co przynosi firmie zyski, a Tobie wynagrodzenie.
Kiedy zaczynałem drugą pracę, nie wiedziałem absolutnie nic o grach komputerowych! Przez pierwsze kilka miesięcy studiowałem góry literatury, regularnie odwiedzałem strony internetowe twórców gier i spędzałem wiele bezsennych wieczorów, studiując przełomowe dzieła geniuszy komputerowych. Ostatecznie rozwinęła się we mnie głęboka awersja do gier komputerowych, która trwała dokładnie sześć miesięcy, ale nauczyłem się wyrażać swoje myśli w sposób zrozumiały dla moich podwładnych i zyskałem ich ogromny szacunek. Nie bądź leniwy, ucząc się nowej i nieznanej dziedziny; jeśli ją pokochasz, będziesz mógł rozwijać swoją karierę, mając solidne podstawy wiedzy i umiejętności.
Zarządzanie zasobami ludzkimi nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać, zanim obejmiesz stanowisko kierownicze. Powyżej wymieniliśmy tylko główne wyzwania, z którymi może spotkać się nowy menedżer. W rzeczywistości praca ta jest równie najeżona pułapkami, jak każda inna, ale z czasem doświadczenie i wiedza przekształcają się z ilościowych w jakościowe, pozwalając Ci stać się prawdziwie skutecznym liderem i poprowadzić swoją firmę do długo oczekiwanego sukcesu.
W końcu, czasami nie ma znaczenia, jakie drobne błędy popełnisz na początku komunikacji z pracownikami. Najważniejszym zadaniem menedżera jest zadbanie o to, aby współpraca z zespołem przynosiła doskonałe rezultaty, przekładające się na dobrobyt firmy i wzrost rentowności.
Wróćmy zatem do najtrudniejszych zawodów i najbardziej odpowiedzialnych zadań. Zarządzanie sprawami i ludźmi w firmie, niezależnie od jej wielkości, wymaga od początkującego menedżera wysokiego poziomu koncentracji i umiejętności nie tylko dotrzymywania terminów, ale także ustalania priorytetów i oddzielania spraw istotnych od mniej istotnych. Dzisiaj omówimy, jak wykonywać zadania z honorem i maksymalizować korzyści dla firmy.
Wskazówka 1. Planuj. Nie tylko Twój dzień pracy wymaga planowania, zapisując w kalendarzu wszystko, co musisz zrobić. Powinieneś planować tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie i rocznie. Co więcej, nie należy lekceważyć znaczenia planowania dla rozwoju firmy . Wiele firm wciąż uważa biznesplany za bezużyteczne, nadające się jedynie do prezentacji inwestorom w celu pozyskania gotówki. Nic bardziej mylnego! W rzeczywistości prowadzenie małej firmy, jak i dużego przedsiębiorstwa, może być czasami dość trudne bez planowania. Dobrze, jeśli „maszyna” produkcji i sprzedaży jest usprawniona, ale jeśli w całym procesie organizacji jest drzazga, to gdzie jest belka w Twoim oku?
Jeśli obecnie nie jesteś w stanie samodzielnie opracować planu na najbliższą przyszłość z powodu licznych pułapek i problemów, które najlepiej rozumieją specjaliści z danej firmy, będzie to dla Ciebie dodatkową zachętą do poznania bieżących perspektyw Twojej firmy. Nawiąż współpracę z pracownikami, którzy mogą Ci pomóc i wspólnie opracujcie plan. Najważniejsze to racjonalnie rozdzielić zadania i czas, aby nie przerywać pracy specjalistom na dłuższy czas i nie zaniedbywać własnych bieżących spraw.
A, i jeszcze jedna rada dotycząca planu. To naturalne, że natychmiastowe osiągnięcie idealnego timingu i wyników, a także wszystkich zaplanowanych wskaźników, może być trudne. Nie traćcie nadziei. Po pierwsze, plan można modyfikować, aby uwzględniał zmiany w trakcie działalności firmy, a po drugie, należy zauważyć, że w większości przypadków najlepszym podejściem jest rozpoczęcie od planów krótkoterminowych, a dopiero potem przejście do dokumentacji długoterminowej.
Wskazówka 2. Monitoruj. Częstym błędem młodych menedżerów jest szeroki uśmiech od samego rana i przekonanie, że wszyscy już rozpoczęli pracę, a następnie zamknięcie się w biurze i zajęcie się codziennymi sprawami. Oczywiście zakładają, że każdy pracownik ciężko pracuje dla dobra swojej ukochanej firmy. To nieprawda! Według statystyk ponad 68% pracowników, bez nadzoru przełożonego, spędza dzień na czymkolwiek innym niż praca. Oczywiście, rzadko powoduje to bezpośrednie szkody dla firmy, ale utrata zysków również nie jest przyjemna.
Wniosek: Monitoruj! Oczywiście nie sugerujemy, abyś stał nad pracownikami od świtu do szóstej wieczorem z batem w pogotowiu, udając złego Karabasa w teatrze lalek. Absolutnie nie. Doświadczony menedżer może potrzebować wpaść do biura w południe, żeby wybadać, co robią pracownicy, słysząc pospieszny szelest odkładanych czasopism, pospiesznie zamykane okienka czatów i subtelnie wydłużone twarze. Dopóki wciąż się uczysz i zdobywasz doświadczenie, całkiem rozsądne jest sprawdzanie, co słychać u pracowników co godzinę lub półtorej. To przynajmniej ochroni ciebie i firmę przed rażącymi napadami bezczynności.
Monitorowanie zewnętrznego obciążenia pracą to jednak nie wszystko. Wśród pracowników biurowych zdarzają się szczególnie interesujące osoby, które potrafią spędzać godziny wpatrując się w ten sam arkusz kalkulacyjny z niezwykle inteligentnym wyrazem twarzy lub tygodniami udawać, że mozolnie pracują nad postacią komputerową. Aby nie dać się zwieść takiej pozornej zajętości i nie osiągnąć później żadnych rezultatów, staraj się delikatnie i dyskretnie kontaktować z pracownikami i pytać o postępy w pracy każdego z nich.
Przyjazne zaproszenie do biura, aby dowiedzieć się, jak idzie praca, co się dzieje, czy są jakieś przeszkody i jak je pokonać, może być bardzo skuteczne. Ta taktyka zaczyna przynosić efekty już po miesiącu od tak szczerych rozmów. Staraj się jednak nie przesadzać – jeśli będziesz stale odciągać pracowników od ich głównego zadania, wspomniane owoce tej metody prawdopodobnie okażą się gorzkie i zupełnie nieapetyczne.
Wskazówka 3. Motywuj! Trudno osiągnąć niesamowity poziom profesjonalizmu i zaangażowania ze strony personelu wyłącznie poprzez kontrolę. Zamiast kija, rozważ użycie marchewki.
Motywację tradycyjnie dzieli się na materialną i niematerialną . Motywacja materialna polega na nagradzaniu wyróżniających się pracowników korzyściami materialnymi: premiami pieniężnymi, upominkami firmowymi, a nawet pakietami produktów. Motywacja niematerialna oferuje jednak szeroki wachlarz możliwości: od nagradzania pracowników za sumienną pracę, po organizowanie konkursów i przyznawanie dodatkowych dni urlopu tym, którzy osiągnęli wyjątkowe wyniki.
Istnieje tak wiele metod motywacyjnych, że nie sposób wymienić ich wszystkich w jednym artykule. Jednak w miarę postępów w pracy, prawdopodobnie znajdziesz te najskuteczniejsze, gdy zastanowisz się, jak poprawić wydajność pracowników.
Innymi słowy, wszystko jest w Twoich rękach. W tym dobro firmy lub działu, który Ci powierzono. Dlatego po chwili namysłu i zastanowienia, działaj śmiało! I niech sukces będzie z Tobą!