Raport Deloitte „Human Capital Trends” wskazuje, że aż 82% badanych menedżerów dostrzega potrzebę usprawnienia planowania wydajności pracy z wykorzystaniem narzędzi technologicznych. Niemal tylu samo liderów biznesowych identyfikuje trudność w zdefiniowaniu odpowiednich wskaźników jako największe wyzwanie w ocenie wartości wprowadzanych technologii. Jedynie 8% pracodawców odnotowuje postępy w upraszczaniu procesów i koncentracji na działaniach generujących realną wartość.
Transformacja cyfrowa nabiera kluczowego znaczenia; skuteczność organizacji zależy od podejmowanych decyzji technologicznych. Jak każda znacząca zmiana, również ta zaczyna się od ludzi. Obszar HR w Grupie Eurocash przeszedł transformację z wykorzystaniem narzędzi SAP. Jakie przyniosła to rezultaty?
HR w transformacji: klucz do sukcesu to jasne procesy i spójne dane
Grupa Eurocash zarządza największą siecią franczyzową w Polsce, liczącą ponad 15 tys. sklepów. Firma pełni rolę partnera logistycznego i technologicznego dla sklepów lokalnych, a także jest właścicielem Frisco, lidera polskiego rynku e-grocery. Dodatkowo, Eurocash rozwija własne rozwiązania cyfrowe dla sektora handlu, w tym platformę e-commerce B2B eurocash360, integrującą zakupy hurtowe w jednym systemie, oraz aplikacje lojalnościowe, takie jak Delikatesy Centrum czy Moje Sklepy. Te ostatnie oferują klientom spersonalizowane promocje i asortyment dopasowany do ich preferencji zakupowych.
Dla przedsiębiorstwa o tak dużej skali, standaryzacja danych i procesów jest warunkiem umożliwiającym efektywne skalowanie zmian przy jednoczesnym unikaniu narastania długu technologicznego. Z tego powodu spółka zdecydowała się na rozwiązania chmurowe, które mają rosnąć wraz z organizacją, automatyzować procesy i zapewniać przejrzysty obieg informacji – od pracownika, przez menedżera, po zespoły HR. Rozwiązania chmurowe realizują również fundamentalne cele transformacji Eurocash: umożliwiają pracę na ustandaryzowanych danych i procesach, niezależnie od lokalizacji.
Podjęto decyzję o uporządkowaniu danych i narzędzi HR w jednym środowisku, standaryzując procesy w skali całej Grupy w oparciu o rozwiązania chmurowe oraz SAP SuccessFactors.
„W transformacji obszarów HR zwycięża nie to, co najbardziej kompleksowe i rozbudowane, lecz to, co najprostsze i powszechnie stosowane. Punktem wyjścia w naszej transformacji były potrzeby pracowników, którym nowe rozwiązania IT miały ułatwiać codzienną pracę. Zależało nam na opracowaniu prostych, spójnych i powtarzalnych procesów HR, które pośrednio wspierałyby rozwój całej firmy. Chcieliśmy stworzyć jedno miejsce do zarządzania kluczowymi obszarami personalnymi – od zatrudnienia, przez dane pracowników, po obieg wniosków i procesy kadrowe” – komentuje Magdalena Komorowska, Dyrektor Działu Personalnego z Grupy Eurocash.
W decyzje i realizację wdrożenia zaangażowano szerokie grono pracowników organizacji, ponieważ spółka musiała zarządzać wewnętrznymi różnicami operacyjnymi i specyficznymi wymogami biznesowymi. Koordynacja pracy kilku zespołów oraz zaangażowanie firmy PwC jako partnera wdrożeniowego pozwoliły, pomimo ogromnego zasięgu przedsięwzięcia, utrzymać zaplanowany termin wdrożenia. Przez okres 14 miesięcy każdy etap, od mapowania procesów po konfigurację, konsekwentnie prowadził do standaryzacji poszczególnych procesów i ich migracji do jednego środowiska.
„Sukces wdrożenia tego typu rozwiązań na tak dużą skalę często zależy od właściwej organizacji etapu adopcyjnego. To on angażuje uczestników procesu i daje zespołom szansę na praktyczne przetestowanie narzędzi. W przypadku Eurocash podczas adopcji skupiono się na intuicyjności platformy, przejrzystych ścieżkach akceptacji, możliwości samodzielnej aktualizacji danych przez pracowników oraz uproszczeniu formalności. Przeprowadzono szkolenia i warsztaty projektowe, a zespół projektowy konsekwentnie realizował wizję standaryzacji procesów HR, mapowanie i konfigurację, zapewniając przejrzystość i automatyzację przepływu informacji. Takie wielotorowe działania umożliwiły adaptację pracownikom i całej strukturze biznesowej” – komentuje Michał Ciuraszkiewicz, wiceprezes zarządu SAP Polska.
Wskaźniki kierujące procesy wdrożeniowe we właściwym kierunku
Miary sukcesu, które zespół Eurocash uznał za kluczowe w tym projekcie, obejmują przede wszystkim wysoki poziom adopcji systemu przez pracowników i menedżerów, aktywność użytkowników na platformie, terminowość realizacji procesów HR oraz wysoki poziom cyfryzacji procesów kadrowo-płacowych i personalnych.
Jednym z najważniejszych wskaźników jest poziom aktywacji kont w systemie SAP SuccessFactors. Założono osiągnięcie 90% aktywnych kont wśród pracowników posiadających służbowy adres e-mail w ciągu trzech miesięcy od wdrożenia oraz 70% aktywacji wśród wszystkich pracowników w ciągu roku. Obecnie odnotowano 100% adopcji wśród kadry menadżerskiej w ciągu 3 miesięcy od wdrożenia oraz 90% aktywacji u pozostałych pracowników w ciągu 6 miesięcy od wdrożenia. Równolegle sukces projektu mierzy się ograniczeniem liczby używanych narzędzi HR i zastąpieniem dotychczasowych rozwiązań – w tym wielu procesów opartych na arkuszach Excel i narzędziach zewnętrznych – jednym, spójnym środowiskiem technologicznym.
Opracowanie i utrzymanie strategii transformacji technologii HR stanowi kamień milowy dla zespołów menedżerskich zaangażowanych w cyfrowe zmiany w całej firmie.
Źródło informacji: SAP Polska
Wyniki Biznes Fakty:
Grupa Eurocash, zarządzająca ponad 15 tys. sklepów, wdrożyła rozwiązania SAP SuccessFactors w celu transformacji działu HR. Celem było uporządkowanie danych i procesów personalnych w jednym, chmurowym środowisku. Kluczowe wskaźniki sukcesu obejmują wysoką adopcję systemu (osiągnięto 100% wśród menedżerów i 90% wśród pracowników w określonych terminach) oraz cyfryzację procesów kadrowych. Transformacja ta pozwoliła na standaryzację operacji w całej Grupie, usprawnienie obiegu informacji i automatyzację procesów, co jest fundamentalne dla dalszego skalowania biznesu.