Jasne, oto przepisana treść w stylu praktycznego poradnika, z naciskiem na rok 2026 i rejestrację, zgodnie z Twoimi wytycznymi:
System KSeF (Krajowy System e-Faktur) to dla wielu firm z branży TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) prawdziwe wyzwanie. Dużo niejasności i trudności we wdrożeniu sprawiają, że przedsiębiorcy zastanawiają się, jak sobie poradzić. Wielu z Was, jako podmioty MŚP, przygotowywało się na zmiany od kwietnia 2026 roku. Tymczasem okazało się, że odbiór faktur od dużych firm energetycznych czy paliwowych w nowym trybie odbywa się już od 1 lutego 2026 roku. Poznajcie największe problemy, zagrożenia i znaki zapytania związane z KSeF.
- KSeF od 1 lutego 2026 r. – odbieranie faktur od dużych firm
- KSeF – zasady i niejasności
- KSeF w branży TSL
- KSeF – problemy, zagrożenia i znaki zapytania
KSeF od 1 lutego 2026 r. – odbieranie faktur od dużych firm
Wielu przewoźników przyznaje, że Krajowy System e-Faktur to dla nich bardzo trudne do wdrożenia zasady i źródło wielu niejasnych informacji. Jak zauważają eksperci, wielu przedsiębiorców identyfikowało swoje firmy jako MŚP i przygotowywało się na zmiany od kwietnia. Okazało się jednak, że odbiór faktur od dużych firm, np. energetycznych czy paliwowych, w innym trybie rozpoczął się już 1 lutego 2026 roku. Dariusz Matulewicz, prezes Zachodniopomorskiego Stowarzyszenia Przewoźników Drogowych, podkreśla, że ostatni tydzień stycznia był niezwykle trudny dla przewoźników, nie tylko ze względu na pogodę, ale także właśnie wdrażanie nowych zasad KSeF.
KSeF – zasady i niejasności
Krajowy System e-Faktur budzi obecnie ogromne emocje w polskiej gospodarce. Od 1 lutego system obowiązuje duże firmy, a od 1 kwietnia ma objąć małe. Jednak nawet jeśli Twoja firma jest mała, a otrzymujesz faktury od dużych podmiotów, zmiany dotyczą Cię już od lutego. Jest to rewolucyjna zmiana, która zdaniem wielu może nawet doprowadzić do paraliżu w niektórych sektorach gospodarki.
Polecamy: Komplet KSeF – wdrożenie w firmie, zasady wystawiania faktur, wystawianie i rozliczanie korekt
KSeF w branży TSL
Sektor Transportu, Spedycji i Logistyki (TSL) jest jednym z najbardziej newralgicznych obszarów. Czy Twoja firma transportowa jest gotowa na KSeF? Dariusz Matulewicz zauważa: „To rodzaj zmian, który dla wielu firm transportowych jest niezrozumiały i budzi sprzeciw. Jesteśmy bowiem regulowani na szczeblu krajowym, europejskim i globalnym, a konkurencyjność polskiego transportu jest cały czas ograniczana tym, że wiele firm zamiast skupiać się na działalności operacyjnej brnie w przepisy i zmiany. KSeF dla wielu przewoźników drogowych pozostaje „czarną magią”. Ratunkiem są tutaj dobre księgowe i ciężka praca nad zrozumieniem tych zmian.”
„Transport działa w bardzo dynamicznych warunkach. Dlatego przewoźnicy drogowi zawsze najwrażliwiej reagowali na wszystkie zmiany związane z podatkami, rozliczeniami i fakturami. Przejście z papieru do systemu cyfrowego przez KSeF dla wielu firm jest zmianą dużą i utrudniającą im procesy operacyjne. Jest w tym wszystkim dużo chaosu” – dodaje Matulewicz.
Ważne: KSeF nie obsługuje załączników w formacie PDF. Oznacza to, że firmy muszą oddzielnie przesyłać dokumentację mailowo lub pocztą, a faktury przez system.
KSeF – problemy, zagrożenia i znaki zapytania
Czy firmy transportowe obawiają się, że KSeF może spowodować paraliż ich funkcjonowania? Dariusz Matulewicz przyznaje, że wielu przedsiębiorców zgłasza, iż nie wszystkie informacje w ustawie są dla nich jasne. Wątpliwości budzi również bezpieczeństwo cyfrowe danych przekazywanych przez firmy transportowe. Weryfikacja sprawności systemu powinna nastąpić już po pierwszym miesiącu jego działania.
„Dla przewoźników drogowych na pewno problemem mogą być awarie systemu lub błędy w kwalifikacji kontrahentów zagranicznych. Jeżeli przewoźnik drogowy jest małą firmą zatrudniającą kilku kierowców, ale działającą międzynarodowo i przemieszczającą się między „kilkoma systemami” księgowymi i podatkowymi, to KSeF jest daleko idącym utrudnieniem. Firmy w Polsce będą musiały cały czas sprawdzać, czy ich kontrahent jest w KSeF, co jest czasochłonne i stanowi kolejne marnowanie energii na administrację. Zmiany mogą opóźnić wystawienie faktury, co w transporcie międzynarodowym bezpośrednio uderza w płynność finansową” – mówi Matulewicz.
„Nie wszystkie firmy mają księgową na etacie, a teraz nawet gdyby chciały, to znalezienie takiej będzie graniczyć z cudem. Najmniejsze podmioty nieposiadające zaawansowanych systemów IT/księgowych poniosą wysokie koszty wdrożenia i mogą mieć trudności z obsługą nowego formatu strukturalnego” – dodaje ekspert. Przedsiębiorcy przyznają, że czasem faktyczna weryfikacja systemu nastąpi dopiero w I półroczu 2026 roku. Krajowa Administracja Skarbowa zapewnia jednak, że w tym roku przedsiębiorcy nie będą karani za potencjalne błędy w KSeF.
Zobacz również:
- Profil Zaufany znów działa. Ministerstwo Finansów uspokaja po problemach z KSeF
- Zmiany w JPK VAT od 1 lutego 2026 r. Dopasowanie do KSeF, nowe wzory JPK V7M(3), JPK V7K(3) i broszura MF. Nowe oznaczenia: OFF, BFK, DI
- Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Wyniki Biznes Fakty:
- Zmiany KSeF w 2026 dotykają firmy TSL szybciej, niż myśleliście – już od 1 lutego dla faktur od dużych firm.
- Firmy MŚP muszą przygotować się na zmiany od kwietnia, ale też na faktury otrzymywane od lutego.
- Brak obsługi PDF przez KSeF to dodatkowy problem logistyczny – pamiętaj o osobnym przesyłaniu załączników.
- Zagraniczni kontrahenci i potencjalne awarie systemu to kluczowe zagrożenia dla Twojej firmy.
- Koszty wdrożenia i brak wykwalifikowanego personelu to wyzwania dla najmniejszych firm.
- KAS nie karze za błędy w KSeF w tym roku – to dobra wiadomość, ale nie zwalnia z obowiązku wdrożenia.
Szczegóły można znaleźć na stronie internetowej : mojafirma.infor.pl