Rząd wprowadza zmiany: Nowe obowiązki i kary od lutego 2026 – co musisz wiedzieć?

Jasne, oto przepisana i przetłumaczona treść, skupiająca się na Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i dotacjach na 2026 rok, w praktycznym stylu „jak to zrobić”:

Przygotuj się na rewolucję w fakturowaniu! Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko technologiczna nowinka, ale realna zmiana, która od 2026 roku odmieni sposób, w jaki prowadzisz biznes. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF dotknie największe firmy, a od 1 kwietnia tego samego roku – pozostałych podatników VAT. Oznacza to koniec tradycyjnych faktur papierowych i przejście na obowiązkowe faktury ustrukturyzowane.

• KSeF: Więcej niż system – to rewolucja
• Kto musi korzystać z KSeF?
• KSeF: Cyfryzacja Twojej firmy to nowe obowiązki
• Jakie kroki podjąć TERAZ, aby przygotować się na KSeF?
• KSeF jako klucz do cyfrowej transformacji Twojej gospodarki
• Nie czekaj! Zacznij przygotowania już dziś
• Kary za brak wdrożenia KSeF – czego możesz się spodziewać?

>

Dla Twojej firmy wdrożenie KSeF będzie prawdopodobnie największą zmianą w codziennej pracy działu finansowo-księgowego od lat.

KSeF to nie tylko nowy system, ale realna rewolucja

Pamiętaj, KSeF to nie tylko zmiana techniczna. To milowy krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów finansowych w Twojej firmie. Może on znacząco zwiększyć efektywność i przejrzystość rozliczeń w polskiej gospodarce.

Firmy, które już teraz inwestują w cyfryzację, zyskają znaczącą przewagę konkurencyjną nad tymi, które przeczekują i odkładają przygotowania na ostatnią chwilę – podkreśla Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Polecamy: Kalendarz księgowego 2026

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy Ciebie, jeśli jesteś:

• Czynnym podatnikiem VAT z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce.
• Podatnikiem zwolnionym z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), posiadającym polski numer NIP.

System KSeF obejmie transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nie będzie objęta tym obowiązkiem. Do systemu zostaną włączone również faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), eksport towarów oraz eksport usług.

W przypadku tych transakcji, oprócz wystawienia e-faktury w KSeF, będziesz zobowiązany dostarczyć ją nabywcy w innej uzgodnionej formie, np. jako plik PDF lub wydruk. Taki dokument musi być dodatkowo opatrzony specjalnym kodem QR generowanym przez system.

Zobacz również:

• Odroczenie KSeF? Kolejne interpelacje poselskie pokazują słabości systemu e-faktur

KSeF – cyfryzacja oznacza nowe obowiązki dla firm

Przejście na KSeF to nie tylko aktualizacja Twoich systemów księgowych czy wymiana plików z administracją skarbową. To także nowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa, autoryzacji i zarządzania tożsamością w cyfrowym środowisku.

Kluczową rolę odgrywają tutaj usługi zaufania, które umożliwiają prawnie wiążące podpisywanie dokumentów i potwierdzanie ich integralności.

Kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwolą Ci bezpiecznie uwierzytelniać dane, automatyzować wystawianie faktur w KSeF i zapewnić ciągłość działania systemów, nawet w trybie offline. W praktyce pełnią one funkcję cyfrowego odpowiednika Twojego podpisu i pieczęci firmowej, są zintegrowane z systemami finansowo-księgowymi i w pełni zgodne z przepisami prawa.

Co warto zrobić już teraz, aby przygotować się na KSeF?

Oto konkretne kroki, które powinieneś podjąć:

1. Zdobądź kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną. Zanim zalogujesz się do KSeF i wystąpisz o token lub certyfikat wystawcy faktury, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia do uwierzytelnienia.

   Dla Twojej firmy najpraktyczniejszym rozwiązaniem jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Umożliwi Ci ona natychmiastowe logowanie do KSeF bez wypełniania formularzy ZAW-FA, pozwoli zarządzać uprawnieniami pracowników i biura rachunkowego online, działa jak cyfrowa pieczęć firmowa w kontaktach z administracją, a także może być używana jednocześnie przez wielu pracowników, także w wersji mobilnej mSzafir.

   Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, logowanie do KSeF odbywa się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zawierającego numer PESEL.

2. Zaloguj się do KSeF i wystąp o certyfikat wystawcy faktury. Po uzyskaniu kwalifikowanej pieczęci lub podpisu elektronicznego, będziesz mógł zalogować się do KSeF i wystąpić o certyfikat wystawcy faktury. Od 15 listopada możliwość ta jest dostępna w środowisku przedprodukcyjnym KSeF, a w środowisku produkcyjnym zostanie udostępniona zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów.

   Certyfikat wystawcy faktury jest niezbędny do:

   • Wystawiania faktur w trybie offline, na wypadek awarii systemu.
   • Pracy w trybie offline24, który ułatwia działanie przy problemach z internetem.
   • Uwierzytelniania się w systemie.
   • Zapewnienia ciągłości procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

   Alternatywą dla certyfikatu jest token, dostępny po zalogowaniu na konto w KSeF.

   Jak podkreśla Agnieszka Gajak-Skwira, Dyrektor Departamentu Księgowości w KIR, dzięki pieczęci elektronicznej możliwe jest pełne zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur w KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się przez pracownika czy ręcznego nadawania uprawnień. Pieczęć działa w tle, integruje się z Twoim systemem księgowym lub ERP i pozwala bezpiecznie uwierzytelniać dane nawet przy chwilowym braku dostępu do sieci.

3. Sprawdź gotowość swojego systemu księgowego. Już teraz skontaktuj się z dostawcą swojego oprogramowania księgowego i upewnij się co do następujących kwestii:
   • Czy system obsługuje aktualną strukturę logiczną faktury FA(2)?
   • Czy będzie gotowy na nową strukturę FA(3), obowiązującą w KSeF i dostępną od czerwca 2025 roku?
   • Czy system obsługuje kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
   • Czy oferuje integrację z API KSeF 2.0?

KSeF jako element cyfrowej transformacji gospodarki

KSeF to ważny krok w cyfryzacji polskiej gospodarki. Choć może budzić obawy, niesie ze sobą realne korzyści: automatyzację procesów księgowych, skrócenie obiegu dokumentów, oszczędności związane z archiwizacją oraz zwiększenie bezpieczeństwa i ograniczenie ryzyka błędów i wyłudzeń podatkowych.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co eliminuje konieczność archiwizowania dokumentów papierowych i przyspiesza rozliczenia dzięki ustandaryzowanemu formatowi danych.

Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę

Eksperci zgodnie podkreślają: zacznij przygotowania do KSeF już teraz. Kluczowe jest nie tylko dostosowanie systemów księgowych, ale także wcześniejsze zaopatrzenie się w narzędzia takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Jeśli zadbasz o to z wyprzedzeniem, unikniesz problemów i nerwowego pośpiechu tuż przed wejściem obowiązku w życie.

Jakie kary grożą firmom za niewdrożenie KSeF w terminie?

Projekt ustawy przewiduje kary pieniężne:

• Do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF.
• Do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze bez wykazanego podatku.

Kary będą nakładane od 1 stycznia 2027 roku. Organ podatkowy będzie oceniał każdą sytuację indywidualnie, biorąc pod uwagę wagę, stopień i częstotliwość naruszenia prawa. Organ może odstąpić od nałożenia kary jedynie w przypadku, gdy obowiązek nie został dopełniony z powodu działania siły wyższej.

Źródło:

• KSeF
• cyfryzacja
• faktury elektroniczne
• Krajowy System e-Faktur (KSeF)
• firma

Wersja do druku

Napisz do nas

Zapisz się na newsletter

Udostępnij na Linkedin

Udostępnij

Podziel się na Facebook

Podziel się

Wyślij na Twitter

Wyślij

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.

Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Jest nieaktualna

Jest niedokładna

Nie dotyczy informacji, których szukam

Inny powód

Wyślij

Anuluj

Bestseller

Szkolenie:
KSeF 2.0. w biurach rachunkowych

 

Sprawdź

Twój koszyk

Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją” 39,00 zł Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją” 39,00 zł

Przejdź do koszyka

Tematy

• Popularne
• Najnowsze
• Wybrane

Miliardowe rekompensaty dla firm. Jak państwo chroni przemysł przed drożejącą energią?

W 2025 roku na rynku powstało prawie 289 tys. firm. Ponad 191 tys. odwiesiło działalność [DANE Z CEIDG]

Firmy ignorują rosnące zagrożenia. Tradycyjny antywirus to za mało w obliczu ataków hakerskich

28 proc. polskich przedsiębiorczyń ma oszczędności powyżej półrocznych dochodów [BADANIE]

Od chaosu do kontroli – prostszy sposób na zarządzanie firmowym merchem

Małe i średnie firmy rzucą się w tym roku na kredyty? Jest nowa analiza

Polska chce domknąć lukę naukową i innowacyjną w UE. 175 mld euro na badania i innowacje w nowej perspektywie

Co blokuje wdrażanie AI w polskich firmach? Badanie wskazuje główną przeszkodę

Gospodarka pędzi, ale na rynku pracy cisza. Dlaczego firmy nie rekrutują?

Nie dziedziczyć problemów, lecz potencjał. 3 pułapki w procesie sukcesji

Rewolucja w rejestracji firm. Sejm przyjął zmiany w CEIDG i zapowiada pełną cyfryzację

Technologia wspiera, ale to wiedza ekspercka zabezpiecza biznes leasingowy

Będzie nowy ustawowy wiek emerytalny, ile wyniesie: 65 lat dla kobiet a 67 dla mężczyzn, od kiedy zmiana

Szykuje się rewolucja w 800 plus, ale całkiem inna niż się wszyscy spodziewali. jaka będzie kluczowa zmiana

Czy polski system podatkowy wymaga deregulacji, czy budowy od nowa? Oto głos przedsiębiorców [Gość Infor.pl]

Tym, którzy mają umowę o pracę przysługuje dodatkowa wypłata. Można otrzymać duży zastrzyk gotówki. Czy trzeba się upomnieć o te pieniądze?

Zapłacicie dużo więcej za prąd, jeśli nie złożycie tego dokumentu. Już niedługo mija ważny termin

Wielkie zmiany we wdowiej rencie. Od marca świadczenie wypłacą z podwyżką, po nowemu. Mamy już dokładne wyliczenia

Skarbówka sprawdza to teraz na potęgę. Prześwietlają pięć lat wstecz. Kara to nawet 30 tysięcy złotych

Można odliczyć nawet 4560 złotych. Wystarczy mieć samochód. Niektórzy zapominają o tej uldze

Tym, którzy są już po pięćdziesiątce ZUS robi przelewy. Ich konta zasili ponad 4500 tysiące złotych

Macie mieszkania z balkonem? Będziecie słono za to płacić. I nie ma tutaj żadnego uproś

KSeF ruszył pełną parą. 2 mln użytkowników i pierwsze problemy w handlu detalicznym

Zmiany w KRUS: od 1 kwietnia wchodzi wyższa składka zdrowotna

Kalkulatory

• Kalkulator składki zdrowotnej dla przedsiębiorcy
• Kalkulator dla przedsiębiorców
• Kalkulator wynagrodzeń brutto/netto
• Kalkulator umów zlecenia
• Kalkulator umów o dzieło
• Kalkulator kosztów energii
• Kalkulator kredytów
• Kalkulator składek ZUS
• Kalkulator VAT
• Kalkulator maksymalnej kwoty subwencji PFR
• Kalkulator ilości dni
• Kalkulator dat

Aktywne formularze

• Działalność gospodarcza
• Spółki handlowe
• Koszty sądowe
• Kontrola zarządcza
• Krajowy Rejestr Sądowy

Wskaźniki

• Odsetki ustawowe i odsetki za opóźnienie
• Odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych
• Stopy procentowe składki wypadkowej
• Koszty uzyskania przychodu
• Podróże służbowe w kraju
• Podatek od czynności cywilnoprawnych
• Maksymalne stawki taksy notarialnej
• Stopa dyskontowa weksli

Quizy

• Testy

Terminarz Luty

• 16
• 17
• 18
• 19
• 20
• 21
• 22

Firma i prawo

KSeF ruszył pełną parą. 2 mln użytkowników i pierwsze problemy w handlu detalicznym Skarbówka potwierdza: przelew z konta osobistego na konto wspólne małżonków bez podatku od darowizny Ryczałt przez przelew bankowy? Symbol PPE może przesądzić o podatku KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności gospodarczych Outsourcing obsługi prawnej firmy Dyrektywa drugiej szansy. Jak może pomóc przedsiębiorcom w kryzysie finansowym [WYWIAD] Indywidualna działalność gospodarcza: jak dokonać pierwszego i kolejnych wpisów do CEIDG

Polecamy

Skarbówka potwierdza: przelew z konta osobistego na konto wspólne małżonków bez podatku od darowizny Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD] Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać? Windykacja należności krok po kroku [3 etapy] Kodeks Dobrych Praktyk PZPA – nowe standardy etyczne i operacyjne w branży taxi oraz dostaw aplikacyjnych JDG a spółka z o.o. Którą formę działalności wybrać? [Porównanie]

Wyniki Biznes Fakty:

KSeF to nieunikniona przyszłość faktur B2B w Polsce, wprowadzana etapami od 1 lutego 2026 r.

Przygotowania zacznij TERAZ:

• Narzędzia: Zainwestuj w kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną. To klucz do bezpiecznego logowania i autoryzacji w systemie.
• Systemy: Skontaktuj się z dostawcą Twojego oprogramowania księgowego. Upewnij się, że jest gotowe na zmiany, w tym na nową strukturę FA(3) i integrację z API KSeF 2.0.
• Uwierzytelnienie: Po uzyskaniu podpisu/pieczęci, zaloguj się do KSeF (najpierw środowisko przedprodukcyjne od 15 listopada) i wystąp o certyfikat wystawcy faktury lub token.

Kary finansowe za niewdrożenie KSeF są wysokie i zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

© Materiał chroniony prawem autorskim – wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Według danych portalu: mojafirma.infor.pl