Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zgłaszają problemy z Aplikacją Podatnika KSeF 2.0. System wymaga wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, a także każdorazowego uzupełniania podstawowych informacji. Dodatkowe trudności dotyczą procesu korygowania faktur.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to bezpłatne narzędzie przeznaczone dla najmniejszych podatników do wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jej funkcjonalność jest ograniczona, a sposób działania budzi zastrzeżenia w porównaniu do komercyjnych programów, które integrują się z KSeF poprzez interfejs API.
Problemy z wprowadzaniem danych
Jak wyjaśnia Konrad Filip Turzyński, doradca podatkowy i partner w KNDP, proces logowania do aplikacji wymaga podania numeru NIP, a następnie te same dane muszą być wprowadzone ponownie podczas wystawiania faktury. Brak jest automatycznego pobierania danych podatnika, które administracja skarbowa już posiada.
Konrad Turzyński zauważa, że aplikacja nie zapisuje żadnych danych podatnika, w tym danych sprzedawcy. Oznacza to, że za każdym razem należy ponownie wprowadzić dane sprzedawcy, numer rachunku bankowego itp. Taka sytuacja jest niepraktyczna w długoterminowych relacjach biznesowych.
Jednocześnie aplikacja uniemożliwia wprowadzenie błędnych danych lub danych innego podatnika, co sugeruje pewien poziom walidacji poprawności wprowadzanych informacji.
Rozwiązania dla wprowadzania danych do faktur
Według Andrzeja Pałysa, doradcy podatkowego i dyrektora w PwC Polska, istnieją sposoby na obejście problemu wielokrotnego wprowadzania danych. Wskazuje on dwa rozwiązania:
- Eksport i import pliku XML: Przedsiębiorca powinien wygenerować plik XML zawierający jego dane i zapisać go na komputerze. Następnie, przy wystawianiu kolejnej faktury, zamiast zaczynać od zera, można załadować ten plik XML (opcja „wczytaj XML”). Pozwala to na automatyczne uzupełnienie większości niezbędnych danych.
- Wystawianie na podstawie podobnej faktury: Podatnik może wybrać opcję „Wystaw podobną” w aplikacji, a następnie zmodyfikować dane istniejącej faktury.
Konrad Turzyński dodaje, że kolejną wadą aplikacji jest brak możliwości zapisywania wersji roboczych faktur. W przypadku wystąpienia błędu podczas uzupełniania danych, konieczne jest ponowne wykonanie wszystkich czynności.
Korekty faktur w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Kolejnym problemem jest wystawianie faktur korygujących. Andrzej Pałys wyjaśnia, że istnieją dwa główne mechanizmy korygowania faktur:
- „Było – jest”: Polega na wskazaniu pierwotnej wartości i nowej, skorygowanej wartości (np. było 20 zł, jest 5 zł).
- „Przez różnicę”: Polega na wystawieniu faktury korygującej na kwotę różnicy (np. korekta na minus 15 zł).
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwia wyłącznie stosowanie mechanizmu „było – jest”. KSeF (poprzez API) nie posiada tego ograniczenia i pozwala na stosowanie obu mechanizmów, podobnie jak zagraniczne systemy VAT, które często opierają się wyłącznie na korektach „przez różnicę”. W uzasadnionych przypadkach brak możliwości wystawienia korekty w mechanizmie „było-jest” może stanowić problem.
Andrzej Pałys podkreśla również, że w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nie można wystawić faktury z datą wsteczną. Jest to istotne ograniczenie, ponieważ Ministerstwo Finansów zezwoliło na wystawianie faktur z datą wsteczną w trybie offline24. Użytkownicy Aplikacji Podatnika, logując się do systemu, nie mogą wystawić faktury z datą poprzedniego dnia, aby zmieścić się w terminie wymaganym dla trybu offline24. Aplikacja pozwala jedynie na wystawianie faktur z bieżącą datą.
W przypadku konieczności skorzystania z trybu offline24 lub w sytuacji awarii KSeF, przedsiębiorcy muszą użyć komercyjnego oprogramowania integrującego się z KSeF poprzez API, aby móc wystawić fakturę z datą wsteczną. Aplikacja Podatnika nie oferuje takiej możliwości.
Nowa funkcjonalność: Zgłaszanie faktur oszukańczych
Pod koniec kwietnia Ministerstwo Finansów udostępniło funkcjonalność umożliwiającą zgłaszanie faktur „scamowych” (oszukańczych lub nadużywanych) w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Podatnicy mogą zgłaszać administracji skarbowej faktury, co do których mają podejrzenia o oszustwo lub nadużycie.
Aby zgłosić fakturę oszukańczą:
- Należy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
- Przejść do zakładki „Faktury” i „Lista faktur”.
- Wybrać fakturę, wejść w jej szczegóły.
- Skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”.
- Wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie i potwierdzić oświadczenie.
- Zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.
Ministerstwo informuje, że faktury „scamowe” nie powinny być już zgłaszane za pomocą Formularza zgłoszeniowego KSeF.
Wyniki Biznes Fakty:
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 2026 roku, wraz z niedoskonałościami obecnej Aplikacji Podatnika, stawia przed przedsiębiorcami wyzwania. Konieczność wielokrotnego wprowadzania danych, brak zapisywania wersji roboczych oraz ograniczenia w wystawianiu faktur korygujących i z datą wsteczną mogą spowalniać procesy biznesowe, zwłaszcza dla małych i średnich firm. Zrozumienie alternatywnych rozwiązań, takich jak eksport danych czy korzystanie z zewnętrznych narzędzi API, będzie kluczowe dla efektywnego dostosowania się do nowych regulacji.
Źródło wiadomości : businessinsider.com.pl