Czy polskie firmy są gotowe na cyfryzację kadr i płac?
Czy duże i średnie przedsiębiorstwa w pełni wykorzystują potencjał nowoczesnych technologii, zwłaszcza w kontekście systemów ERP (Enterprise Resource Planning – Zintegrowane Zarządzanie Zasobami Przedsiębiorstwa) i nadchodzących zmian prawnych? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, co potwierdza raport „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”, przygotowany przez Business Insider we współpracy z firmą Soneta. Eksperci wskazują, że największe korzyści płynące z cyfryzacji są wciąż przed nami.
„Obserwowany w ostatnich latach dynamiczny rozwój technologii nie tylko zwiększa efektywność pracy i może zmniejszać koszty, ale przyczynia się również do systemowej zmiany postrzegania specjalistów ds. kadr i płac” – uważa dr hab. Stanisław Hońko, profesor Uniwersytetu Szczecińskiego i prezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Problem polega na tym, że w ponad połowie dużych i średnich firm cyfryzacja obejmuje jedynie wybrane obszary zarządzania kadrami i płacami. Tak wynika z najnowszego raportu „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”, przygotowanego przez Business Insider we współpracy z firmą Soneta, producentem systemu ERP enova365.
Jak podkreśla Robert Czuła, prezes zarządu Soneta, to właśnie działy kadrowo-płacowe stanowią kluczowy punkt wyjścia do digitalizacji całego przedsiębiorstwa. Jest to prawidłowość, którą dostrzega z perspektywy ponad dwóch dekad, a której działy kadrowo-płacowe często same nie są świadome. Aż 50% ankietowanych nie dostrzega kluczowego znaczenia tych działów dla ogólnego funkcjonowania firmy.
Profesor Stanisław Hońko nie ma wątpliwości, że „pociąg z transformacją cyfrową pędzi z prędkością TGV. Firmy, które nie wsiądą do niego, ryzykują, że za parę lat ich biznes zostanie odstawiony na boczny tor, z którego powrót będzie dość trudny.”
Cyfryzacja w połowie firm
Raport ten nie jest klasycznym zestawieniem danych i wykresów, lecz punktem wyjścia do szerszej analizy.
„Dane i wykresy oczywiście się w nim pojawiają, ale są punktem wyjścia. Bo dziś nie ma już dwóch pigułek jak w „Matrixie”. Nie ma czerwonej i niebieskiej — ani złudzenia, że można zostać w starym świecie. Cyfryzacja już się wydarzyła. Pytanie nie brzmi więc, czy w nią wchodzimy, tylko czy umiemy w niej działać. Odpowiedź nie jest oczywista” – mówi Mikołaj Kunica, redaktor naczelny Business Insider Polska.
Wyniki ankiety przeprowadzonej przez Soneę wśród 173 pracowników dużych i średnich firm na przełomie maja i czerwca 2026 roku pokazują, że tylko 21% z nich uważa, że pracuje w zautomatyzowanej firmie. W ponad połowie (54%) cyfryzacja dotyczy wybranych obszarów, a w niemal jednej piątej większość procesów wykonywana jest ręcznie.
„Kierunek zmian jest więc właściwy, ale trudno jeszcze mówić o powszechnej i dojrzałej cyfryzacji” – ocenia dr hab. Stanisław Hońko, profesor Uniwersytetu Szczecińskiego i Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Koszt czy inwestycja?
Dlaczego część firm zwleka z cyfryzacją? Najczęściej wskazywaną barierą pozostaje koszt wdrożenia (27% ankietowanych) oraz opór pracowników przed zmianą (17%).
Profesor Hońko rozumie te obawy, ale zwraca uwagę, że „brak cyfryzacji to też koszt, tyle że ukryty. Płacimy go każdego miesiąca w godzinach poświęconych na poprawki, ręczne przepisywanie danych i rutynowe czynności, które już dawno mogłyby być wspierane przez automatyzację, ale jednak z istotnym udziałem człowieka. Koszt, którego nie widać wprost jest najgroźniejszy” – podkreśla prezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Cyfryzacja to czysty zysk
Wyniki jasno pokazują, że system ERP przede wszystkim ułatwia codzienną pracę działów kadr i płac. Oznacza szybsze rozliczenia, większą spójność danych, mniejsze ryzyko błędów oraz łatwość w nadążaniu za zmianami w przepisach. Grupa Mardom, rodzinna firma z ponad 30-letnim doświadczeniem w branży meblarskiej i aranżacji okien, wyliczyła, że wdrożenie systemu przyniosło 228 tys. zł oszczędności w skali roku.
Tymczasem z badania wynika, że zmiany w prawie, obawa o błędy oraz długi czas rozliczeń spędzają sen z powiek 32% ankietowanych.
Wiele firm wskazuje również, że dużym udogodnieniem jest samoobsługa pracownicza. Młodsze pokolenie wręcz oczekuje ograniczenia bezpośredniego kontaktu, dlatego preferuje nowoczesne narzędzia, takie jak pulpit pracownika i kierownika. Te rozwiązania działają podobnie do kasy samoobsługowej i jednocześnie zapewniają zgodność wszystkich działań z prawem pracy.
Decyzje oparte na danych
Zalety wdrożenia systemu ERP dostrzega coraz więcej zarządów firm. 47% ankietowanych uważa, że automatyzacja usprawniła współpracę z zarządem.
„Cyfryzacja kadr i płac otwiera oczy zarządom — pokazuje, jak dane mogą pracować na efektywność biznesu, eliminując żmudne, powtarzalne operacje na rzecz ambitnego wspierania rozwoju organizacji” – mówi Robert Czuła.
„Zespoły kadr i płac nie są jedynie beneficjentami zmian — to one stają się liderami nowoczesności, bo ich praca jest przenoszona na procesy zaszyte w systemie, co odkrywa potencjał cyfryzacji w każdym innym zakątku przedsiębiorstwa” – dodaje prezes zarządu Soneta.
Okazuje się, że aż 50% ankietowanych uważa, że automatyzacja nie ułatwia raportowania i bieżącego wsparcia zarządu. Nie powinno to dziwić, ponieważ aż 82% ankietowanych nie korzysta z modułu Business Intelligence (narzędzie do analizy danych biznesowych) w obszarze kadr i płac.
Zmiany w prawie przyspieszają cyfryzację
Jak jednak zauważa Stanisław Hońko, od cyfryzacji nie ma odwrotu, ponieważ napędzają ją zmiany w prawie.
„JPK (Jednolity Plik Kontrolny) i KSeF (Krajowy System e-Faktur) wyznaczyły kierunek cyfryzacji księgowości, a w kadrach podobną rolę mogą odgrywać np. zmiany dotyczące PIP (Państwowej Inspekcji Pracy), jawności wynagrodzeń czy ochrony sygnalistów. Księgowi i specjaliści ds. kadr i płac doskonale wiedzą, że zmiany w prawie często mobilizują firmę do porządków, które i tak były potrzebne. Obowiązki prawne zazwyczaj stają się impulsem do trwałej poprawy jakości danych i uporządkowania procesów” – ocenia Stanisław Hońko.
Cyfryzacja zmniejsza ryzyka prawne
Dawid Wojnarowski, CEO Alt One, dodaje, że przepisy takie jak DORA (akt prawny dotyczący odporności cyfrowej sektora finansowego), RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych), transparentność wynagrodzeń czy kwestie związane z godzinami nadliczbowymi, to już nie są tylko problemy kadrowe – to ryzyka, które wpływają na stabilność firmy.
„Co istotne, można im skutecznie zapobiegać przy pomocy nowoczesnego systemu informatycznego dla HR, który wyręcza w zapewnieniu zgodności z regulacjami oraz umożliwia modelowanie kosztów pracy i przewidywanie trendów związanych z zatrudnionymi” – dodaje.
Teraz takim wyzwaniem dla działów kadr i płac będzie przygotowanie firmy na nowe regulacje dotyczące transparentności płac. Jak podkreśla Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace i HR w Sonecie, zadanie to będzie wymagało intensywnej pracy z danymi.
„Wynagrodzenia to temat niezwykle wrażliwy, dlatego musimy mieć twarde dane, by bronić naszej polityki płacowej przed ewentualnymi roszczeniami. Taką obronę umożliwia zaś dobry system ERP” – kwituje Joanna Walentek.
Wyniki Biznes Fakty:
W 2026 roku przedsiębiorcy muszą liczyć się z rosnącą liczbą regulacji prawnych, które bezpośrednio wpływają na zarządzanie kadrami i płacami. Systemy ERP, dzięki automatyzacji i lepszemu zarządzaniu danymi, stają się kluczowym narzędziem nie tylko do zwiększenia efektywności, ale także do minimalizowania ryzyka prawnego i finansowego. Firmy, które zainwestują w cyfryzację tych obszarów, będą w lepszej pozycji do adaptacji do zmian i budowania przewagi konkurencyjnej.
Szczegóły można znaleźć na stronie internetowej : businessinsider.com.pl