Do tej pory pracownik udający się w podróż służbową otrzymywał fakturę na firmę, którą po powrocie przekazywał do księgowości, co zamykało sprawę. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skomplikowało ten proces, stwarzając wyzwania zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla podróżujących pracowników.
Kwestia delegacji i fakturowania budzi ożywione dyskusje na forach internetowych, w tym na grupach związanych z KSeF. Użytkownicy podkreślają, że jest to problem aktualny, a nie odległy.
— Rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników jest jednym z największych wyzwań związanych z KSeF — przyznaje Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP.
Problem dotyczy sytuacji, gdy pracownik podczas podróży służbowej korzysta z usług hotelowych lub gastronomicznych, a hotel wystawia fakturę w KSeF. Firma wysyłająca pracownika musi wówczas ustalić, czy faktura otrzymana w KSeF faktycznie dotyczy jej działalności (czy jest to „nasza faktura”) i którego pracownika można z nią powiązać.
W odpowiedzi na te trudności, firmy nakładają na pracowników udających się w delegacje dodatkowe obowiązki związane z fakturowaniem. Niestosowanie się do tych zaleceń rodzi problemy zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. — Po powrocie pracownika z delegacji, dział księgowości musi przeprowadzić swoiste „śledztwo”, co generuje dodatkową pracę — tłumaczy ekspertka.
W praktyce przedsiębiorstwa stosują różnorodne rozwiązania w zakresie rozliczania wydatków pracowniczych.
Czytaj też: KSeF dla małych firm odroczony. Wątpliwości budzi sposób liczenia progu
Na czym polega problem z delegacjami pracowników
System KSeF odwrócił dotychczasowy sposób zarządzania procesem delegacji.
Przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, każdy wydatek był jednoznacznie przypisany do konkretnego pracownika. Firmy opisują, że pracownik ponosił koszt, wracał z delegacji, przynosił fakturę, opisywał ją i przekazywał do rozliczenia, co oznaczało, że dokument trafiał do księgowości już zaakceptowany.
W systemie KSeF ten porządek uległ odwróceniu — najpierw do firmy wpływa faktura w KSeF, a dopiero później należy do niej przypisać pracownika, zaakceptować lub odrzucić koszt i dokonać rozliczenia.
Faktura trafia do systemu KSeF automatycznie, zaraz po jej wystawieniu przez sprzedawcę (np. hotel), podczas gdy pracownik może zgłosić poniesiony koszt dopiero po kilku dniach.
Przedsiębiorstwa stają przed dylematem: czy dany wydatek stanowi ich koszt, a jeśli tak, to do którego pracownika lub działu należy go przypisać?
Jest to problem organizacji, a nie wyłącznie księgowości, w związku z czym przedsiębiorcy poszukują różnych rozwiązań.
Mowa tu oczywiście o sytuacji, gdy np. hotel wystawia fakturę pracownikowi w KSeF.
Jaką fakturę może jeszcze dostać pracownik w delegacji?
Jak przypomina Janina Fornalik, w okresie przejściowym, który potrwa do końca 2026 roku, **firmy mają możliwość wystawiania poza KSeF faktur z kas fiskalnych oraz paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, które pełnią funkcję faktury uproszczonej. Pracownik może otrzymać takie dokumenty „do ręki” i rozliczyć je w dotychczasowy sposób** — podkreśla Fornalik.
Jednakże, jeśli sprzedawca nie skorzysta z tych rozwiązań przejściowych, od lutego lub kwietnia 2026 roku (w zależności od obrotów) będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF.
Faktury za delegacje i koszty pracowników. Jak sobie z tym poradzić?
— **Faktura wystawiona przez sprzedawcę (np. hotel, restaurację) w KSeF trafi do pracodawcy jako część wszystkich faktur kosztowych. Stąd w dużych firmach pojawiła się konieczność wprowadzenia wewnętrznych procedur** — mówi Janina Fornalik.
Ekspertka wskazuje, że **większość firm zobowiązuje pracowników do podawania na fakturach dotyczących wydatków ponoszonych w delegacji** (np. w restauracji, hotelu, na stacji paliw) **dodatkowych informacji, które umożliwią przypisanie faktury pobranej z KSeF do rozliczenia konkretnego pracownika.** — Mogą to być: imię i nazwisko pracownika, numer identyfikujący pracownika (jeśli taki funkcjonuje w firmie) lub inne dane, takie jak MPK (miejsce powstawania kosztów dla celów księgowych) czy nazwa projektu, którego dotyczy delegacja — tłumaczy Janina Fornalik. Niektóre firmy proszą również o dodatkowe oznaczenia na fakturach kosztowych, np. dotyczące sposobu płatności (np. KP – karta płatnicza).
A **jeśli takie dodatkowe dane nie znajdą się na fakturze**, to — jak zaznacza ekspertka — **osoby odpowiedzialne za rozliczenia będą musiały przeprowadzić „dochodzenie” w organizacji w celu ustalenia, kto dokonał danego wydatku.** — Będzie to stanowiło poważny problem w dużych firmach, gdzie miesięcznie wystawiane są setki, a nawet tysiące takich faktur — dodaje Janina Fornalik.
Nie tylko imię i nazwisko na fakturze. Czego jeszcze wymagają firmy
— Niektóre firmy, w ramach takich procedur, **wymagają dodatkowo, aby pracownik zażądał wpisania danych w konkretnym polu faktury ustrukturyzowanej** (np. w polu Podmiot3, gdzie można umieścić informacje dodatkowe lub dane pracownika). Pozwoliłoby to na zautomatyzowanie procesu rozliczania takich faktur po stronie pracodawcy — wyjaśnia Janina Fornalik.
Problem polega na tym, że sprzedawca nie ma obowiązku uwzględniać prośby kupującego, czyli pracownika podającego dane do faktury.
W jaki inny sposób firma może sobie pomóc w identyfikacji faktur za delegacje
Część firm znalazła inne rozwiązanie.
Jedna z firm (według wpisu na grupie dotyczącej KSeF na Facebooku) **utworzyła dla każdego działu subkonta i przekazała karty płatnicze powiązane z tymi subkontami.** Pracownicy dokonujący płatności gotówką otrzymają zwrot środków na konto.
W ten sposób **firma będzie mogła przypisać wydatek do konkretnego działu na podstawie numeru konta, z którego dokonano płatności.**
Potencjalny problem: utrzymanie subkont wiąże się z opłatami.
Nie zawsze faktura trafia do KSeF. Co ma zrobić pracownik?
Sprzedawca (np. hotel lub restauracja) nie musi wystawić faktury w KSeF od razu. Ma na to czas do 15. dnia kolejnego miesiąca. W związku z tym część firm i pracowników może domagać się dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży.
— W takiej sytuacji, w przygotowanym przez Ministerstwo Finansów Podręczniku KSeF 2.0, **zaproponowano dokument określany jako „potwierdzenie transakcji”. Jednakże podręcznik nie stanowi źródła prawa, a praktyka sprzedawców w tym zakresie może być zróżnicowana.** — mówi Janina Fornalik. **Potwierdzenie nie jest więc obligatoryjne ani nie wynika z przepisów. Sprzedawcy mogą je wydawać, ale wyłącznie dobrowolnie.**
Jak dodaje Janina Fornalik, **sprzedawca (np. hotel) może również wydać pracownikowi firmy (korzystającemu z usługi hotelowej) wizualizację faktury, czyli wydruk dokumentu z kodem QR i numerem KSeF.** Jest to jednak możliwe tylko pod warunkiem, że sprzedawca wystawi fakturę w KSeF w momencie, gdy nabywca (pracownik) o nią poprosi.
**Warto dodać, że część firm informuje swoich pracowników, aby nie przyjmowali ani „potwierdzenia transakcji”, ani wizualizacji faktury.** Argumentują, że jeśli faktura została wystawiona w KSeF, a pracownik dostarczy wizualizację (np. za nocleg w hotelu), może to prowadzić do dodatkowej pracy związanej z unikaniem podwójnego księgowania lub opłacenia wydatku.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.
Wyniki Biznes Fakty:
- Problem z delegacjami: Obowiązkowy KSeF komplikuje rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników w podróżach służbowych, ponieważ faktury trafiają do systemu automatycznie, zanim pracownik zgłosi koszt.
- Zmiana procesu: KSeF odwrócił dotychczasowy porządek – faktura wpływa najpierw do firmy, a dopiero potem należy do niej przypisać pracownika.
- Rozwiązania firm: Przedsiębiorstwa wprowadzają wewnętrzne procedury, np. wymagając od pracowników podawania dodatkowych danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, MPK, numer projektu) na fakturach, aby umożliwić przypisanie ich do konkretnej osoby lub działu.
- Okres przejściowy: Do końca 2026 roku pracownicy mogą otrzymywać faktury z kas fiskalnych lub paragony z NIP nabywcy do 450 zł, które rozlicza się w dotychczasowy sposób.
- Potwierdzenia transakcji: Dokument „potwierdzenie transakcji” jest propozycją Ministerstwa Finansów, ale nie jest obligatoryjny i jego wydawanie zależy od dobrej woli sprzedawcy. Wizualizacja faktury z kodem QR jest możliwa, jeśli sprzedawca wystawi fakturę w KSeF na życzenie klienta.
- Potencjalne problemy: Brak dodatkowych danych na fakturze wymusi na księgowości „dochodzenia” w celu identyfikacji wydatku. Prowizje za subkonta mogą stanowić koszt dla firm stosujących to rozwiązanie.
- Wytyczne niektórych firm: Część firm zaleca pracownikom nieprzyjmowanie „potwierdzeń transakcji” ani wizualizacji faktur, aby uniknąć podwójnego księgowania lub opłacenia wydatku w sytuacji, gdy faktura została już wystawiona w KSeF.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl