Jawność wynagrodzeń a ryzyko pozwów: Co czeka firmy w 2026 roku?
Nowe unijne przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, wdrażane w Polsce, mają na celu zniwelowanie różnic w zarobkach, w tym dysproporcji między płciami. Chociaż celem jest sprawiedliwość, mogą one również prowadzić do wzrostu liczby pozwów pracowniczych. Firmy mają jednak czas, aby odpowiednio się przygotować i zminimalizować to ryzyko. Kluczowe jest zrozumienie nowych regulacji i podjęcie konkretnych działań.
Unijna dyrektywa w sprawie jawności wynagrodzeń, której termin wdrożenia upłynął 7 czerwca 2026 roku, zostanie zaimplementowana do polskiego prawa poprzez projekt ustawy. Oznacza to, że jawność stała się faktem, a firmy muszą się do niej dostosować. Opóźnienie we wdrożeniu, choć potencjalnie korzystne dla pracodawców w krótkim terminie, nie zwalnia ich z obowiązku przygotowania się na nadchodzące zmiany. Eksperci wskazują na potencjalne zagrożenia prawne i proponują strategie, które mogą pomóc firmom uniknąć sporów z pracownikami.
Firmom grożą spory o wynagrodzenia
Według ekspertów, nowe prawo może doprowadzić do wzrostu liczby pozwów pracowniczych przeciwko pracodawcom. Jak tłumaczy Jakub Cebula, radca prawny, dotychczas pracownicy mieli podstawę prawną do dochodzenia swoich praw, ale brakowało im skutecznych narzędzi do ich egzekwowania. Nowa dyrektywa i implementujące ją przepisy mają dostarczyć pracownikom tych narzędzi. Firmy, które nie posiadają odpowiednio rozwiniętych systemów informatycznych klasy ERP, mogą znaleźć się w uprzywilejowanej pozycji.
Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace i HR w Sonecie, podkreśla, że firmy muszą dysponować twardymi danymi, aby móc skutecznie bronić swojej polityki płacowej przed potencjalnymi roszczeniami. Producent systemu ERP enova365 już w czerwcu udostępnił moduł obliczania luki płacowej, wspierający działy HR w procesie weryfikacji i raportowania zgodnego z nowymi regulacjami. Planowana jest również integracja z systemami Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), aby usprawnić proces raportowania.
Co zmienia dyrektywa unijna w zakresie jawności wynagrodzeń
Dyrektywa (UE) 2023/970 wprowadza kilka kluczowych zmian, które mogą wpłynąć na sytuację prawną firm:
- Jawność przed zatrudnieniem: Kandydaci będą mieli prawo poznać widełki płacowe przed podjęciem pracy, a pracodawcy nie będą mogli pytać o ich dotychczasowe zarobki.
- Prawo do informacji: Pracownicy będą mogli żądać informacji o swoim wynagrodzeniu oraz o średnich poziomach płac, z podziałem na płeć, dla osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.
- Raportowanie luki płacowej: Obowiązek raportowania luki płacowej będzie wprowadzany etapowo, początkowo dla największych pracodawców od 2027 roku, a następnie dla mniejszych firm.
- Sankcje za wysokie luki: Jeśli nieuzasadniona luka w wynagrodzeniach przekroczy 5% i nie zostanie usunięta w ciągu pół roku, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników. Ciężar dowodu spocznie na pracodawcy, który będzie również zobowiązany do pełnego wyrównania zaległego wynagrodzenia.
Te przepisy dostarczą pracownikom danych, które mogą ułatwić im dochodzenie roszczeń. Chociaż podstawa prawna do takich roszczeń istniała wcześniej, brakowało pracownikom informacji i dowodów, co ograniczało liczbę pozwów.
Kogo dotyczą zmiany przewidziane w dyrektywie
Dyrektywa nie przewiduje wyłączeń branżowych ani sektorowych, co oznacza, że jej przepisy obejmują zarówno pracodawców prywatnych, jak i publicznych. Każdy pracodawca, od jednoosobowej działalności gospodarczej po korporację, będzie musiał przestrzegać zasad równej płacy i prawa do informacji. Wyjątek dotyczy jedynie obowiązku raportowania luki płacowej, który jest uzależniony od wielkości zatrudnienia. Firmy zatrudniające poniżej 100 osób są zwolnione z tego obowiązku, ale nadal muszą stosować zasady równego wynagradzania i udzielać pracownikom informacji na temat polityki płacowej.
Czy jawność płac dotyczy też B2B
Kwestia samozatrudnionych (B2B) jest często podnoszona w kontekście jawności wynagrodzeń. Dyrektywa posługuje się unijnym pojęciem „pracownika”, które obejmuje osoby ekonomicznie zależne, pracujące pod kierownictwem, nawet jeśli ich relacja jest formalnie określana inaczej. Polski projekt ustawy z dnia 29 kwietnia 2026 r. opiera się na kodeksowym pojęciu pracownika, z rozszerzeniem na pracowników tymczasowych. Oznacza to, że osoby prowadzące autentyczną działalność gospodarczą na zasadzie B2B zasadniczo pozostają poza zakresem projektowanej ustawy. Jednakże, pozorne kontrakty B2B, które w rzeczywistości przypominają stosunek pracy, mogą zostać przekwalifikowane, co przywróci mechanizmy wynikające z dyrektywy.
Co zmienia projekt ustawy w porównaniu z obecnymi regulacjami Kodeksu pracy
Obecnie pracownik musi najpierw uprawdopodobnić nierówne traktowanie, aby móc dochodzić swoich praw. Dyrektywa i projekt ustawy mają mu w tym pomóc, dostarczając niezbędnych informacji. Polski ustawodawca idzie jednak w niektórych aspektach dalej niż minimum dyrektywy, co może zwiększać ryzyko procesowe. Zgodnie z projektem, w przypadku naruszenia obowiązków przejrzystości przez pracodawcę, ciężar dowodu spocznie na nim, nawet jeśli pracownik nie uprawdopodobni dyskryminacji. Samo niedopełnienie formalności związanych z jawnością może postawić pracodawcę w gorszej pozycji w sądzie.
Ułatwienia w sporach z pracodawcami
Projekt ustawy wprowadza szereg mechanizmów ułatwiających pracownikom dochodzenie swoich praw:
- Powództwa w imieniu pracowników: Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła wytaczać powództwa na rzecz pracowników (za ich zgodą) i przystępować do toczących się spraw, co oznacza, że pracownik nie będzie musiał działać samodzielnie.
- Pełne odszkodowanie: Odszkodowanie będzie obejmować wyrównanie zaległego wynagrodzenia, utracone korzyści i odsetki, bez górnego limitu. Porównywać będzie można również wynagrodzenia pracowników u innych pracodawców w określonych przypadkach.
- Sankcje finansowe i wykluczenie z przetargów: Firmom za naruszenia grozi grzywna od 2 tys. zł do 60 tys. zł. Nieuzasadniona luka płacowa przekraczająca 5% może skutkować wykluczeniem firmy z przetargów publicznych.
- Dłuższy termin przedawnienia: Roszczenie pracownika przedawni się po trzech latach od momentu, gdy dowiedział się on o nierówności, co jest powiązane z wejściem w życie przepisów o jawności.
Te elementy, wykraczające poza minimum dyrektywy, realnie zwiększają ryzyko pozwów pracowniczych.
Powszechny obowiązek dla firm
Obowiązek sprawozdawczy dotyczy firm zatrudniających od 100 pracowników, jednak samo wartościowanie pracy obejmuje wszystkich pracodawców. Każdy pracodawca będzie musiał ocenić wartość pracy na poszczególnych stanowiskach, ustalić obiektywne kryteria, sklasyfikować stanowiska i wyznaczyć „kategorie pracowników”. Zaniechanie tych czynności jest wykroczeniem zagrożonym grzywną. Formalne, udokumentowane wartościowanie siatki płac staje się powszechnym obowiązkiem, który dotyczy również małych firm. Choć projekt przewiduje pewne ułatwienia, biurokracyjny rdzeń pozostaje powszechny. Wartościowanie stanowisk wszystkich firm, niezależnie od wniosku pracownika, to element „pozłacania”, czyli wdrożenia surowszego niż unijne minimum. Z drugiej strony, odpowiednie wartościowanie stanowisk może stanowić najlepszą tarczę w sporze z pracownikiem, oferując gotowe i obiektywne uzasadnienie różnic w płacach.
Co oznacza „praca o jednakowej wartości”
Kluczowe dla zrozumienia nowych przepisów jest pojęcie „pracy o jednakowej wartości”. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 18³c § 3 Kodeksu pracy, jest to praca, której wartość, oceniana łącznie według czterech obowiązkowych kryteriów: umiejętności, wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy (oraz ewentualnych podkryteriów istotnych dla danego stanowiska), jest porównywalna. Nie chodzi o tę samą nazwę stanowiska lub identyczny zakres czynności, lecz o zmierzoną i porównywalną wartość. Pracodawca ma obowiązek z góry określić tę wartość, przeprowadzić ocenę, uzgodnić kryteria ze związkami zawodowymi i pogrupować zatrudnionych w „kategorie pracowników” w sposób niearbitralny i neutralny płciowo.
Dlaczego więc jawność wynagrodzeń zmienia grę
Głównym powodem, dla którego jawność wynagrodzeń zmienia zasady gry, jest dostarczenie pracownikom brakujących elementów: informacji i dowodów. Pracownicy, którzy wcześniej mogli nie wiedzieć o nierównościach lub nie mieć możliwości ich udowodnienia, teraz zyskają dostęp do danych, które ułatwią im dochodzenie swoich praw. Jak obrazowo ujmuje to mecenas Cebula, nie jest to nowa broń przeciwko pracodawcom, ale amunicja do broni, którą Kodeks pracy dał pracownikom już dawno. Wzrost liczby pozwów pracowniczych jest prawdopodobny, a jego zasięg będzie zależał od przygotowania poszczególnych firm.
Co mogą zrobić pracodawcy, aby obronić się przed pozwami
Ryzyko pozwów rośnie przede wszystkim u tych pracodawców, którzy nie potrafią uzasadnić różnic w płacach. Firmy z uporządkowaną, wartościowaną i udokumentowaną siatką płac mają w transparentności tarczę, ponieważ każda różnica ma gotowe, obiektywne wyjaśnienie. W firmach, które nie uporządkowały swoich polityk płacowych, jawność może ujawnić istniejący bałagan. Kluczowe jest rozróżnienie luki skorygowanej od nieskorygowanej. Luka skorygowana uwzględnia obiektywne czynniki i stanowi ważne narzędzie analityczne dla działów HR, pozwalając ocenić, czy różnice w płacach wynikają z merytorycznych przesłanek, czy też z nieuzasadnionych nierówności. Prawo chroni różnice oparte na obiektywnych kryteriach, takich jak staż, kwalifikacje czy wyniki. Najlepszą polisą jest uporządkowanie wynagrodzeń przed wejściem przepisów w życie: wartościowanie stanowisk, ustalenie obiektywnych kryteriów i przeprowadzenie audytu luki płacowej. Pracodawca, który zrobi to zawczasu, zamienia transparentność z zagrożenia w narzędzie. Ten, kto tego zaniecha, może doświadczyć pozwów wynikających z nieuzasadnionej luki płacowej.
Które firmy zyskają przewagę
Firmy korzystające z zaawansowanych systemów informatycznych klasy ERP, takich jak enova365, znajdą się w wyraźnie uprzywilejowanej pozycji. Takie systemy pozwalają na bieżąco monitorować lukę płacową, automatyzować wartościowanie stanowisk i przygotowywać oceny pracy zgodnie z wymogami dyrektywy. Posiadanie tych danych w systemie ułatwia wywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych, a także zapewnia gotowe, obiektywne uzasadnienie różnic w płacach, co realnie ogranicza ryzyko pozwów. System ERP enova365 usprawnia proces wartościowania stanowisk i automatyzuje obliczanie oraz raportowanie luki płacowej, co ułatwia uzasadnienie ewentualnych różnic i przygotowanie odpowiedzi na wnioski pracowników.
Największym wyzwaniem dla managerów będzie jednak komunikacja z pracownikami i rzetelne wyjaśnienie różnic w wynagrodzeniach na podobnych stanowiskach. Wymaga to uporządkowania struktury stanowisk i stworzenia obiektywnych kryteriów wartościowania pracy. Analiza potencjalnych nierówności i dobrowolne badanie luki płacowej przed wejściem przepisów w życie to nie tylko test sprawności działu HR, ale także sygnał dla pracowników i rynku o transparentności firmy i budowaniu zaufania.
Wyniki Biznes Fakty:
Przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, wdrażane w 2026 roku, nakładają na firmy nowe obowiązki związane z transparentnością polityki płacowej. Zwiększa się ryzyko pozwów pracowniczych, szczególnie w firmach, które nie posiadają uporządkowanych i udokumentowanych systemów wynagrodzeń. Kluczowe dla przedsiębiorców będzie teraz skrupulatne przeprowadzenie wartościowania stanowisk pracy, ustalenie obiektywnych kryteriów wynagradzania oraz monitorowanie i raportowanie luki płacowej. Inwestycja w systemy klasy ERP, które automatyzują te procesy, może stanowić istotną przewagę konkurencyjną i narzędzie do obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl