Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podmiotów zwolnionych z VAT
Wynajmujący nieruchomości prywatne oraz podatnicy świadczący usługi zwolnione z podatku od towarów i usług (VAT) napotykają na nowe wyzwania związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dotychczas nie mieli oni obowiązku wystawiania faktur, jednak nowe interpretacje przepisów mogą to zmienić.
Wynajem prywatnych nieruchomości
Według najnowszych stanowisk Krajowej Administracji Skarbowej (KIS), osoby prywatne wynajmujące nieruchomości muszą wystawiać faktury w systemie KSeF, jeśli tylko najemca, będący przedsiębiorcą, tego zażąda. Jest to znacząca zmiana, ponieważ dotychczas wystarczały im zwykłe rachunki. Wielu wynajmujących nie jest świadomych swojego statusu jako podatnika VAT zwolnionego, zazwyczaj z powodu limitu sprzedaży nieprzekraczającego 240 000 zł rocznie (tzw. zwolnienie podmiotowe).
Usługi zwolnione z VAT
Podobny problem dotyczy podatników korzystających ze zwolnienia przedmiotowego z VAT, czyli świadczących określone rodzaje usług, np. pośrednictwo ubezpieczeniowe. Zgodnie z interpretacjami KIS, wystawianie rachunków jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych przypadkach.
Eksperci wskazują jednak na legalne sposoby obejścia tego obowiązku, które pozwalają uniknąć konieczności wystawiania faktur w KSeF.
Faktury w KSeF czy rachunki – co przysługuje wynajmującym?
Wynajmujący nieruchomości prywatne preferowaliby wystawianie rachunków zamiast faktur. Jednak zdaniem organów skarbowych nie jest to zawsze możliwe. Dyrektor KIS rozróżnia dwie główne sytuacje w kontekście wynajmu przez osobę prywatną:
- Wynajem na rzecz przedsiębiorcy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą lub firmy).
- Wynajem na rzecz konsumenta (np. studenta).
W przypadku wynajmu na rzecz przedsiębiorcy, organ skarbowy uznaje istnienie relacji między dwoma podatnikami VAT, nawet jeśli wynajmujący jest zwolniony z VAT. W takiej sytuacji, powstaje obowiązek uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i wystawiania faktur w KSeF, jeśli najemca o to wystąpi. Obowiązek ten wchodzi w życie od 1 kwietnia 2026 r. dla sprzedaży przekraczającej 10 000 zł miesięcznie, a od 1 stycznia 2027 r. dla sprzedaży poniżej tego progu.
W przypadku wynajmu na rzecz konsumenta, organ skarbowy postrzega relację jako między podatnikiem VAT a konsumentem. W tej sytuacji nie ma obowiązku fakturowania w KSeF ani uzyskiwania NIP. Jeśli konsument zażąda dokumentu potwierdzającego transakcję, wynajmujący może wystawić go poza KSeF, w formie papierowej lub elektronicznej, po uzgodnieniu z najemcą.
Organ skarbowy zaznacza, że rachunki można zasadniczo wystawiać jedynie do czynności nieobjętych VAT. Dotyczy to trzech sytuacji:
- Transakcja jest całkowicie poza zakresem VAT.
- Dokumentowanie czynności wykonywanych przez podmioty nieposiadające statusu podatnika.
- Dokument wystawiany przez rolnika ryczałtowego zwolnionego z obowiązku wystawiania faktur na mocy ustawy o VAT.
Podobne problemy napotykają inni podatnicy zwolnieni z VAT, w tym ci korzystający ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 43 ustawy o VAT.
Kto jest zobowiązany do wystawiania faktur na żądanie nabywcy?
Dyrektor KIS w swoich interpretacjach podkreśla, że podatnicy zwolnieni z VAT są zobowiązani do wystawiania faktur na żądanie nabywców. Odpowiednie faktury powinny być wystawiane przy użyciu KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
Przykłady takich interpretacji KIS to:
- Interpretacja z 12 marca br. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP) dotycząca podatniczki prowadzącej działalność gospodarczą, korzystającej ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Organ stwierdził, że nie można dokumentować usług rachunkiem, ponieważ są one objęte ustawą o VAT i wymagają wystawienia faktury.
- Interpretacja z 13 lutego br. (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.667.2025.2.DS) dotycząca osoby prowadzącej działalność gospodarczą świadczącą wyłącznie usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego (zwolnione z VAT).
- Interpretacja z 4 lutego br. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) dotycząca emeryta zwolnionego podmiotowo z VAT, wynajmującego lokal użytkowy dwóm firmom.
Sposoby na legalne uniknięcie obowiązku wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT
Ekspertka podatkowa, Monika Piątkowska, wyjaśnia, że w przypadku wynajmu lokalu od osoby prywatnej zwolnionej z VAT przez firmę, najemca ma prawo zażądać dokumentu potwierdzającego transakcję, ale nie jest do tego zobligowany.
Wynajmujący może uniknąć obowiązku wystawiania faktury i korzystania z KSeF, jeśli najemca nie wystąpi z takim żądaniem. Przedsiębiorca, jak tłumaczy ekspertka, zazwyczaj nie potrzebuje faktury od podmiotu zwolnionego z VAT, ponieważ nie może odliczyć podatku naliczonego. Koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie umowy najmu i potwierdzenia przelewu. Rozwiązanie to wymaga jednak dobrej woli obu stron.
Podobnie postąpić mogą osoby świadczące usługi zwolnione przedmiotowo z VAT, np. pośrednicy ubezpieczeniowi. Jeśli nabywca nie zażąda faktury, nie powstaje obowiązek jej wystawienia, ani w KSeF, ani w innej formie.
W przypadku wynajmu prywatnego mieszkania osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (np. studentowi), nie ma obowiązku wystawiania faktury, nawet na żądanie najemcy. Jeśli jednak wynajmujący zdecyduje się wystawić fakturę, nie musi jej wprowadzać do KSeF.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 2026 roku przedsiębiorcy, w tym wynajmujący nieruchomości i świadczący usługi zwolnione z VAT, muszą liczyć się z nowymi obowiązkami związanymi z KSeF. Kluczowe jest zrozumienie, czy dana transakcja podlega obowiązkowi wystawienia faktury, a także świadomość możliwości prawnego unikania tego obowiązku w określonych sytuacjach, np. poprzez brak żądania faktury przez nabywcę będącego przedsiębiorcą. Brak takiego żądania ze strony najemcy będącego firmą lub wynajem na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej mogą pozwolić na dalsze stosowanie rachunków lub innych prostszych form dokumentacji, unikając tym samym skomplikowanej procedury KSeF.
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl