Zatwierdzenie Sprawozdania Finansowego Fundacji Rodzinnej – Kluczowe Obowiązki i Terminy
Zbliża się termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej za rok 2025. Dla wielu fundacji, zwłaszcza tych założonych w 2025 roku lub tych, które skorzystały z możliwości wydłużenia pierwszego roku obrotowego do końca 2025 roku, będzie to pierwsze tego typu dokumentowanie działalności. Pozostałe, działające dłużej fundacje, będą zobligowane do zatwierdzenia kolejnego sprawozdania.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, fundacja rodzinna ma obowiązek sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Termin na jego zatwierdzenie upływa w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W przypadku fundacji, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to termin do końca czerwca.
Okres Sprawozdawczy dla Pierwszego Sprawozdania Finansowego
Pierwsze sprawozdanie finansowe obejmuje okres od momentu sporządzenia aktu założycielskiego lub ogłoszenia testamentu, a nie dopiero od daty wpisu do rejestru. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego obejmuje bowiem okres „w organizacji”. Wynika to z faktu, że fundacja rodzinna w organizacji posiada zdolność prawną i może już dokonywać zdarzeń gospodarczych, które wywołują skutki majątkowe, co wymaga otwarcia ksiąg. Ponadto, zgodnie z ustawą o fundacji rodzinnej, z chwilą wpisu do rejestru fundacja nabywa osobowość prawną, przejmując prawa i obowiązki fundacji w organizacji, co uzasadnia wykonywanie obowiązków sprawozdawczych za okres poprzedzający rejestrację.
Kompetencje Zgromadzenia Beneficjentów
Dla fundacji, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2025 roku, do 30 czerwca 2026 roku musi odbyć się zgromadzenie beneficjentów. Na tym zgromadzeniu podejmowane są kluczowe decyzje, takie jak zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium członkom zarządu i rady nadzorczej (jeśli istnieje) oraz ustalenie sposobu przeznaczenia zysku lub pokrycia straty. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest wyłączną kompetencją zgromadzenia beneficjentów.
Podczas zgromadzenia beneficjentów możliwe jest również zajęcie się innymi sprawami, na przykład powołaniem biegłego rewidenta do zbadania kolejnego sprawozdania finansowego lub wyznaczeniem firmy audytorskiej do przeprowadzenia audytu działalności fundacji.
Audyt Fundacji Rodzinnej
Obowiązek przeprowadzenia audytu, wynikający z ustawy o fundacji rodzinnej, jest odrębnym wymogiem od obowiązku poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, wynikającego z ustawy o rachunkowości. Co do zasady, audyt przeprowadza się co najmniej raz na cztery lata.
Jednakże, jeśli sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej podlega badaniu zgodnie z ustawą o rachunkowości, audyt należy przeprowadzać corocznie, przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Taka sytuacja ma miejsce, gdy fundacja rodzinna w poprzedzającym roku obrotowym spełniła co najmniej dwa z następujących warunków:
- Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wynosiło co najmniej 50 osób.
- Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego przekraczała równowartość 3 125 000 euro w walucie polskiej.
- Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy przekraczały równowartość 6 250 000 euro w walucie polskiej.
Przedmiotem audytu jest zarządzanie aktywami fundacji, zaciąganie i spełnianie zobowiązań oraz zobowiązań publicznoprawnych, weryfikując ich prawidłowość, rzetelność i zgodność z prawem, celem oraz dokumentami fundacji. Audyt przeprowadza firma audytorska lub zespół audytorów składający się z biegłego rewidenta, doradcy podatkowego, adwokata lub radcy prawnego.
Kluczowym wymogiem wobec osób przeprowadzających audyt jest ich niezależność od fundacji rodzinnej. Nie mogą oni brać udziału w procesie decyzyjnym fundacji ani świadczyć jej usług rewizji finansowej czy doradztwa w okresie objętym audytem i podczas jego trwania. Firma audytorska lub zespół audytorów mają prawo żądać od zarządu dokumentów fundacji. Wynikiem audytu jest raport przekazywany zarządowi, który następnie przedstawia go radzie nadzorczej lub zgromadzeniu beneficjentów.
Czynności Konieczne do Prawidłowego Zatwierdzenia Sprawozdania Finansowego
Aby prawidłowo zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej, należy podjąć następujące kroki:
- Sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej (plik XML zgodnie ze strukturą publikowaną przez Ministerstwo Finansów) w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (dla roku kalendarzowego 2025 – do 31 marca 2026 roku).
- Przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, jeśli fundacja spełnia kryteria z ustawy o rachunkowości, oraz przeprowadzenie audytu, jeśli obowiązek ten wynika z ustawy o fundacji rodzinnej. Oba te procesy muszą zakończyć się przed zatwierdzeniem sprawozdania.
- Zwołanie i przeprowadzenie zgromadzenia beneficjentów zgodnie z ustawą i statutem fundacji. Termin na odbycie zgromadzenia upływa w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
- Podjęcie uchwał przez zgromadzenie beneficjentów w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podziału zysku lub pokrycia straty oraz udzielenia absolutorium członkom organów fundacji.
- Sporządzenie protokołu zgromadzenia beneficjentów w formie pisemnej, dokumentującego podjęte uchwały, listę uczestników głosowania oraz wyniki.
- Złożenie dokumentów do sądu rejestrowego (Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim) poprzez wypełnienie odpowiednich formularzy wniosku o zmianę danych w rejestrze (RFR-Z30 i RFR-ZN) wraz z załącznikami, w tym plikiem XML sprawozdania finansowego na płycie CD, wydrukowaną wizualizacją sprawozdania, sprawozdaniem z działalności i protokołem zgromadzenia. Wniosek wiąże się z opłatą sądową w wysokości 250 zł.
- Przekazanie sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.
Niezbędne jest również sprawdzenie postanowień statutu fundacji rodzinnej, który może określać specyficzne tryby i terminy zwoływania zgromadzenia beneficjentów, wymogi dotyczące kworum, zasady głosowania oraz podziału zysku. Przestrzeganie tych postanowień jest kluczowe dla ważności uchwał i uniknięcia ich zaskarżenia.
Wyniki Biznes Fakty:
W roku 2026 przedsiębiorcy prowadzący fundacje rodzinne muszą być świadomi konieczności terminowego sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Niewypełnienie tych obowiązków, w tym przeprowadzenie audytu w przypadkach wskazanych przepisami, może prowadzić do sankcji prawnych i finansowych. Dodatkowo, prawidłowe przeprowadzenie zgromadzenia beneficjentów i złożenie dokumentów do sądu rejestrowego są kluczowe dla zachowania transparentności i legalności działania fundacji. Zagadnienia związane z rachunkowością, prawem pracy i potencjalnymi zmianami regulacyjnymi w zakresie fundacji rodzinnych będą nadal istotne dla stabilności i rozwoju tych struktur w Polsce.
Więcej informacji na : businessinsider.com.pl