KSeF: Jak biura rachunkowe uzyskają uprawnienia – szczegółowy przewodnik

KSeF: Najczęściej zadawane pytania przez przedsiębiorców i odpowiedzi

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) odnotowuje ogromne zainteresowanie systemem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorcy wykonali niemal 100 tysięcy telefonów i wysłali 50 tysięcy e-maili z zapytaniami dotyczącymi KSeF. Szef KAS, Marcin Łoboda, wskazał trzy najczęściej powtarzające się pytania, na które poniżej udzielamy wyczerpujących odpowiedzi.

Od 1 kwietnia 2024 roku małe i średnie firmy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (z wyjątkiem sytuacji, gdy sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł rocznie) są zobowiązane do wystawiania faktur w systemie KSeF.

Wspomniane grupy przedsiębiorców często korzystają z usług biur rachunkowych. Głównym problemem zgłaszanym przez nich do KAS jest sposób prawidłowego upoważnienia biura rachunkowego do obsługi faktur wystawionych i otrzymanych w centralnym systemie KSeF. Jest to najczęściej podnoszona kwestia podczas kontaktu z infolinią KAS w sprawie KSeF.

Oprócz kwestii uprawnień, przedsiębiorcy pytają również o konieczność złożenia formularza ZAW-FA przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) oraz o sytuację, gdy jedna osoba posiada uprawnienia do działania w imieniu kilku podmiotów – czy wymaga to uzyskania osobnych certyfikatów dla każdego z nich.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienia dotyczące wszystkich trzech kluczowych problemów zgłaszanych przez przedsiębiorców, wraz z instrukcją krok po kroku, jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu. Należy zaznaczyć, że proces ten może nie być w pełni intuicyjny, a dostępne są trzy główne opcje jego realizacji.

Jakie uprawnienia do KSeF można nadać dla biura rachunkowego

W systemie KSeF istnieje możliwość nadania różnorodnych uprawnień pracownikom, współpracownikom lub biurom rachunkowym. Do najistotniejszych należą:

• Uprawnienia do nadawania, zmiany i odbierania uprawnień innym osobom.
• Uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF.
• Uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF (umożliwiające przeglądanie list faktur i pobieranie ich wizualizacji).
• Uprawnienia do samofakturowania.

Decyzja o tym, komu i jakie uprawnienie zostanie nadane, leży po stronie przedsiębiorcy. Z perspektywy współpracy z biurem rachunkowym, kluczowe są zazwyczaj uprawnienia do wystawiania faktur oraz do dostępu do faktur.

Dostęp do KSeF pozwala na przeglądanie zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych danego podatnika, a także na pobieranie ich wizualizacji z systemu.

W zależności od modelu współpracy z biurem rachunkowym, przedsiębiorca ma do wyboru cztery główne opcje nadawania uprawnień do KSeF:

• Pełna obsługa przez księgową: Przedsiębiorca nadaje konkretnej osobie fizycznej (księgowej) uprawnienia do wystawiania i pobierania faktur, co pozwala jej na kompleksowe zarządzanie dokumentacją w KSeF.
• Pełna obsługa przez biuro rachunkowe: Przedsiębiorca nadaje uprawnienia całemu podmiotowi (firmie), jakim jest biuro rachunkowe. Właściciel biura decyduje następnie, który z jego pracowników będzie obsługiwał faktury danego klienta.
• Obsługa hybrydowa: Przedsiębiorca samodzielnie wystawia faktury sprzedaży w KSeF, korzystając z własnego oprogramowania lub aplikacji Ministerstwa Finansów. Biuro rachunkowe ma natomiast uprawnienia do przeglądania (pobierania) faktur zakupu i sprzedaży w celu ich zaksięgowania.
• Przekazywanie dokumentów: Przedsiębiorca samodzielnie zarządza systemem KSeF, a biuru rachunkowemu przesyła jedynie dokumenty, np. wizualizacje e-faktur. Wizualizacja faktury zawiera kod QR, który umożliwia jej odnalezienie w KSeF. W tym modelu przedsiębiorca nie nadaje żadnych uprawnień biuru rachunkowemu do systemu KSeF; biuro dokonuje rozliczeń na podstawie otrzymanych wizualizacji faktur.

Jak nadać uprawnienia do KSeF księgowej, a jak biuru rachunkowemu

Proces nadawania uprawnień do KSeF rozpoczyna się od zalogowania się podatnika do systemu. Można to zrobić za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub przez zintegrowane z KSeF oprogramowanie finansowo-księgowe, które umożliwia zarządzanie uprawnieniami.

W przypadku spółek, nadanie uprawnień może odbyć się za pomocą formularza ZAW-FA, a następnie przez administratora KSeF. Poniższe instrukcje koncentrują się na osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Przed przystąpieniem do technicznej realizacji nadawania uprawnień, należy zdecydować, czy uprawnienia mają zostać nadane bezpośrednio konkretnej osobie fizycznej (np. znanej z imienia i nazwiska księgowej), czy też biuru rachunkowemu jako podmiotowi gospodarczemu. W tym drugim przypadku, to właściciel biura decyduje, który pracownik będzie odpowiedzialny za obsługę faktur klienta.

Zakres uprawnień powinien być każdorazowo ustalony z księgową lub biurem rachunkowym i najlepiej odzwierciedlony w umowie o współpracy. Kluczowe jest przemyślenie, do jakich danych i funkcji chcemy udzielić dostępu zewnętrznym podmiotom, np. czy księgowa ma mieć prawo do wystawiania faktur.

Techniczna procedura nadawania uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF wygląda następująco:

1. Po zalogowaniu się do systemu, należy wybrać opcję „Nadaj uprawnienia”.
2. Następnie należy wybrać odpowiedni zakres uprawnienia z rozwijanej listy. Jest to zazwyczaj najbardziej złożony etap procesu.

Aby nadać uprawnienia konkretnej osobie fizycznej (np. księgowej):

1. Po rozwinięciu listy uprawnień, wybierz „Osobie fizycznej do pracy w KSeF”.
2. Wprowadź jej NIP lub PESEL, imię i nazwisko.
3. Określ zakres uprawnień (np. do wystawiania i przeglądania faktur, lub tylko do przeglądania).
4. Kliknij „Nadaj uprawnienie”.

Aby nadać uprawnienia biuru rachunkowemu (jako podmiotowi):

1. W polu „rodzaje uprawnień”, z rozwijanej listy wybierz „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
2. Wpisz NIP biura rachunkowego i jego nazwę.
3. Wybierz zakres nadawanych uprawnień.
4. Zdecyduj, czy uprawnienie ma być nadane „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”. Jeśli chcesz, aby biuro samo decydowało, który pracownik zajmie się fakturami, zaznacz tę opcję.
5. Kliknij „Nadaj uprawnienia”.

Czy prowadzący działalność musi złożyć ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA jest dokumentem wymaganym wyłącznie od spółek w celu wskazania osoby odpowiedzialnej za zarządzanie KSeF (administratora KSeF). Ministerstwo Finansów potwierdziło na swoim profilu w mediach społecznościowych (X), że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) nie muszą składać tego formularza.

Spółki, fundacje i inne podmioty zbiorowe mają obowiązek złożenia wniosku ZAW-FA, aby wyznaczyć administratora KSeF, który uzyska dostęp do systemu w ich imieniu.

Czy, jeśli mamy uprawnienie od kilku podmiotów, to potrzebnych jest kilka certyfikatów?

Według informacji przekazanych przez szefa KAS, Marcina Łobodę, trzecie najczęściej zadawane pytanie na infolinii KSeF dotyczy konieczności posiadania wielu certyfikatów w sytuacji, gdy dana osoba (np. księgowa) posiada uprawnienia do działania w imieniu kilku podmiotów.

Odpowiedź brzmi: nie jest potrzebny osobny certyfikat dla każdego podmiotu. Wystarczy jeden certyfikat kwalifikowany lub podpis elektroniczny. Osoba posiadająca uprawnienia od wielu podmiotów może uwierzytelniać się tym samym certyfikatem i działać w KSeF w zakresie uprawnień przypisanych do konkretnego kontekstu (np. obsługi faktur jednego z klientów).

Wyniki Biznes Fakty:

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 kwietnia 2024 roku dla większości przedsiębiorców (MŚP i JDG) stanowi istotną zmianę prawną i operacyjną. Choć przepisy podatkowe i dotyczące faktur elektronicznych stają się bardziej zintegrowane, kluczowe jest zrozumienie procedur technicznych związanych z systemem KSeF. Przedsiębiorcy muszą aktywnie zarządzać uprawnieniami dla biur rachunkowych lub osób trzecich, co wymaga dokładnego zapoznania się z dostępnymi opcjami i wyborze najodpowiedniejszego modelu współpracy. W roku 2026 dalsze ujednolicenie procesów w ramach KSeF będzie miało wpływ na efektywność rozliczeń podatkowych i administracyjnych, wymagając od firm elastyczności i dostosowania się do nowych regulacji prawnych w obszarze rachunkowości i fakturowania.

Więcej informacji na : businessinsider.com.pl