Przedsiębiorca nabył towar w lutym, a faktura wpłynęła do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) 2 marca. Jednakże, przedsiębiorca zalogował się do systemu i zapoznał się z dokumentem dopiero 15 marca. Powstaje pytanie, kiedy nastąpił odbiór faktury i w którym momencie można odliczyć podatek VAT z tej transakcji. Jest to częsty problem wśród wielu przedsiębiorców.
Od 1 lutego bieżącego roku system KSeF dotyczy wszystkich odbiorców faktur, w szczególności przy zakupie towarów i usług od dużych podmiotów gospodarczych. Należy podkreślić, że nawet jeśli kupujący otrzyma wizualizację faktury znajdującej się w KSeF, to faktyczną podstawą do odliczenia VAT jest faktura w systemie KSeF, a nie jej wizualna reprezentacja. Kluczowa jest również data otrzymania faktury, ponieważ od niej zależy moment, w którym można dokonać odliczenia VAT. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, czy przedsiębiorcy mogą obecnie dokonywać szybszego odliczenia VAT, powołując się bezpośrednio na wyrok Sądu Unii Europejskiej z dnia 11 lutego 2026 r., który został wcześniej opisany na łamach „Business Insider”.
Czytaj też: Nieruchomość przypadająca byłej żonie po rozwodzie. Jakie jest stanowisko organów podatkowych?
Moment otrzymania faktury przez nabywcę. Która data jest wiążąca?
— Zgodnie z obowiązującymi przepisami, fakturę uznaje się za otrzymaną (czyli dostarczoną) w dniu, w którym została ona udostępniona w systemie KSeF, a nie w momencie jej faktycznego pobrania lub odczytania przez nabywcę. W związku z tym, wiążącą datą jest moment zaakceptowania faktury przez system KSeF — wyjaśnia Robert Łuszczyna, starszy menedżer w dziale Doradztwa Podatkowego EY Polska.
Oznacza to, że w sytuacji, gdy faktura wpłynęła do KSeF 2 marca, a podatnik zalogował się do systemu dopiero 15 marca, uważa się, że otrzymał on fakturę już 2 marca. Od tej daty biegną terminy płatności. Jeśli nabywca, zgodnie z umową z dostawcą, miał 7 dni na opłacenie faktury, termin zapłaty upływa 9 marca.
Kiedy można odliczyć VAT z faktury w KSeF?
Na wstępie należy zaznaczyć, że przedstawiamy zasadę wynikającą z obecnie obowiązującej ustawy o VAT. Należy jednak pamiętać, że Sąd Unii Europejskiej uznał tę zasadę za niezgodną z dyrektywą unijną. Wyjaśniamy to krok po kroku.
— System KSeF nie zmienia ogólnej zasady, zgodnie z którą podatek VAT z faktur zakupowych można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w ciągu trzech kolejnych miesięcy (łącznie cztery okresy rozliczeniowe dla rozliczeń miesięcznych) lub w dwóch kolejnych kwartałach (dla rozliczeń kwartalnych). Tym samym data otrzymania faktury w KSeF (nadanie jej numeru identyfikacyjnego KSeF) jest kluczowa dla określenia momentu rozpoczęcia prawa do odliczenia VAT z danej faktury — mówi Robert Łuszczyna.
Prawo do odliczenia VAT przysługuje zatem już w okresie rozliczeniowym, w którym faktura otrzymała numer w KSeF. — Pod warunkiem, że u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy (który zazwyczaj powstaje w momencie dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi) — dodaje Robert Łuszczyna.
Przedstawione zasady wynikają z ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że jeśli dostawa towaru miała miejsce w lutym bieżącego roku (co skutkowało powstaniem obowiązku podatkowego u sprzedawcy), a sprzedawca wystawił fakturę w systemie KSeF 2 marca, nabywca może odliczyć VAT dopiero w rozliczeniu za miesiąc marzec (czyli w miesiącu otrzymania faktury). Chociaż takie zasady obowiązują od wielu lat, nadal budzą one pewne zdziwienie wśród podatników, w tym czytelników „Business Insider”.
Jeden z naszych czytelników zwrócił się do redakcji z prośbą o pomoc i nagłośnienie problemu. — „Jestem sprzedawcą na platformie Allegro. Za styczeń otrzymaliśmy fakturę, która została wystawiona dopiero 2 lutego 2026 r. Mój księgowy poinformował mnie, że ze względu na datę wystawienia dokumentu, nie możemy odliczyć VAT ani ująć kosztu w styczniu – będzie to możliwe dopiero w lutym. W praktyce oznacza to, że każdy miesięczny okres rozliczeniowy jest przesunięty o jeden miesiąc” — napisał czytelnik. Wyraża swoje rozgoryczenie, gdyż oznacza to dla niego brak możliwości rozliczenia dużej faktury kosztowej o wartości przekraczającej 21 000 zł.
Kluczowe znaczenie w tej kwestii ma wspomniany wyrok Sądu Unii Europejskiej z dnia 11 lutego 2026 r. (sygnatura akt T-689/24).
Czy można odliczyć VAT wcześniej niż wynika to z przepisów ustawy?
Jak informowaliśmy, zgodnie z wyrokiem Sądu UE, jeśli sprzedawca przykładowo sprzedał towar w lutym, a fakturę wystawił 2 marca, to nabywca wszedł w jej posiadanie 2 marca. W związku z tym, nabywca może odliczyć VAT wykazany na tej fakturze w rozliczeniu za miesiąc luty (w deklaracji składanej do 25 marca), ponieważ otrzymał fakturę przed złożeniem deklaracji za luty. Innymi słowy, wyrok ten sugeruje, że nie zawsze konieczne jest przesunięcie momentu odliczenia VAT o jeden miesiąc.
Pojawia się zatem pytanie, czy przedsiębiorcy mogą powoływać się bezpośrednio na ten wyrok i dokonywać wcześniejszego odliczenia VAT, jeśli posiadają fakturę przed złożeniem pliku JPK_VAT za dany miesiąc?
— Zgodnie z zasadą pierwszeństwa prawa unijnego nad prawem krajowym, przedsiębiorcy mogą powoływać się na ten wyrok bezpośrednio. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie muszą czekać – wyrok Sądu UE z dnia 11 lutego 2026 r. będzie miał zastosowanie od daty jego ogłoszenia, co skutkuje możliwością uwzględnienia jego konsekwencji już w najbliższej deklaracji za luty — odpowiada Robert Łuszczyna. Co istotne, Sąd UE w swoim orzeczeniu wyraźnie zaznaczył, że „opóźnianie” nie ma podstaw w Dyrektywie VAT. — Oznacza to, że prawo do odliczenia powstaje w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi, a faktura stanowi jedynie dokument formalnie potwierdzający to prawo, a nie warunek jego powstania. Jeżeli zatem przykładowo luty 2026 r. jest miesiącem dokonania transakcji, a faktura trafi do nabywcy dopiero w marcu (ale jeszcze przed terminem złożenia deklaracji za luty, tj. do 25 marca), przedsiębiorca ma pełne prawo do odliczenia VAT już w swoim rozliczeniu za luty — podsumowuje Robert Łuszczyna.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Pozostań na bieżąco! Obserwuj nas w Google.
Wyniki Biznes Fakty:
- **Moment otrzymania faktury w KSeF:** Faktura jest uznawana za otrzymaną w momencie jej udostępnienia w systemie KSeF, a nie w momencie jej faktycznego pobrania przez nabywcę.
- **Data wiążąca:** Datą decydującą o odbiorze faktury jest data jej akceptacji przez system KSeF.
- **Odliczenie VAT wg ustawy:** VAT z faktur zakupowych można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w ciągu kolejnych trzech miesięcy (rozliczenia miesięczne) lub dwóch kwartałów (rozliczenia kwartalne).
- **Wpływ KSeF na odliczenie VAT:** KSeF nie zmienia ogólnej zasady odliczania VAT, ale potwierdza kluczowe znaczenie daty otrzymania faktury w systemie.
- **Wyrok Sądu UE a prawo krajowe:** Wyrok Sądu UE z 11 lutego 2026 r. (sygn. T-689/24) uznaje, że prawo do odliczenia VAT może powstać wcześniej niż wynika to z obecnych przepisów krajowych, powołując się na zasadę pierwszeństwa prawa unijnego.
- **Implikacje wyroku Sąd UE:** Przedsiębiorcy mogą powoływać się bezpośrednio na wyrok Sądu UE, co oznacza możliwość odliczenia VAT już w okresie, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi, jeśli faktura została otrzymana przed złożeniem deklaracji VAT za ten okres.
- **Faktura jako dokument potwierdzający prawo do odliczenia:** Prawo do odliczenia VAT powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi, a faktura jest jedynie dokumentem potwierdzającym to prawo.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl