System Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyjmuje dokumenty, które są zgodne z obowiązującym wzorem, nawet jeśli zawierają błędy merytoryczne lub arytmetyczne. Odpowiedzialność za wykrycie i poprawienie tych błędów spoczywa na podatniku.
Szczególne wyzwania związane z KSeF mogą napotkać małe i średnie przedsiębiorstwa oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF, który w pełni wchodzi w życie od 1 kwietnia, uwypukla luki, pułapki i błędy konstrukcyjne tego systemu. Doświadczenia z pierwszych dwóch miesięcy jego funkcjonowania ujawniły szereg problemów.
Magdalena Jaworska z Quidea podkreśla, że „nowym, absolutnie niezbędnym standardem staje się weryfikacja merytoryczna i księgowa faktury przed jej wysyłką do KSeF. Przykładowo system przepuszcza bowiem dokumenty z błędnymi wyliczeniami”.
Kolejnym problemem, na który wskazuje Michał Sosnowski, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Exorigo-Upos, są tzw. „faktury widmo”. „Bardzo niebezpieczna jest sytuacja, gdy nabywca nie widzi w KSeF faktury zakupu, pomimo że wystawca ją wysłał i dostał numer KSeF [potwierdzający, że faktura trafiła do systemu — red.]”, zaznacza Sosnowski.
Są to jedynie dwa przykłady z listy problemów zidentyfikowanych przez ekspertów.
Błąd na fakturze? Co sprawdza KSeF
Jak zauważa Magdalena Jaworska, „KSeF przepuszcza faktury np. z błędnymi wyliczeniami”. Przedsiębiorcy nie powinni ulegać błędnemu przekonaniu, że faktura przesłana do państwowego systemu i opatrzona numerem KSeF jest automatycznie poprawna. „Nic bardziej mylnego”, ostrzega Jaworska. Akceptacja e-faktury przez KSeF potwierdza jedynie jej zgodność formalną ze schemą FA(3), czyli obowiązującym wzorem faktury.
Michał Sosnowski wyjaśnia, że KSeF przeprowadza jedynie tzw. walidację semantyczną pliku XML, sprawdzając między innymi kompletność obowiązkowych pól. Problem polega na tym, że jedna struktura logiczna KSeF obejmuje wszystkie rodzaje faktur. Oznacza to, że w schemie FA(3) wymagane jest wypełnienie tylko tych pól, które są obligatoryjne dla danego typu faktury. „To prowadzi do sytuacji, w której sprzedawca może wystawić w KSeF fakturę zawierającą błędy, o ile tylko spełnia minimalne wymogi systemu”, tłumaczy Sosnowski.
Przykładowo, faktury w KSeF mogą zawierać błędy formalno-rachunkowe, takie jak niezgodność sumy kwot netto i VAT z kwotą brutto lub rozbieżności między sumami pozycji a danymi w stopce VAT. Możliwe są również błędy systemowe, które utrudniają księgowanie. Mogą to być np. brak stopki VAT lub ceny jednostkowej przy pozycji faktury, a w przypadku faktury korygującej – brak odniesienia do faktury źródłowej. Należy pamiętać, że e-faktura wystawiona w KSeF jest formalnie uznawana za doręczoną nabywcy, co w przypadku błędów wymaga wystawienia korekty.
Magdalena Jaworska dodaje, że jeśli dostawca oprogramowania finansowo-księgowego nie zapewnił rygorystycznej weryfikacji rachunkowej i merytorycznej pliku, firma może wysłać do KSeF „bubel”, który skutkować będzie błędami w plikach JPK_VAT.
Dlatego Jaworska uważa, że niezbędne jest wdrożenie „pre-walidacji”, czyli systemu księgowego, który identyfikuje krytyczne błędy przed wysyłką pliku XML z fakturą do KSeF.
„Błędy na fakturach występowały zawsze, ale praktyka pokazuje, że wdrożenie nowej struktury e-faktury nie zostało jeszcze dopracowane przez niektórych producentów systemów IT i wymaga sprawnej komunikacji z wystawcami w celu wskazania błędów oraz poproszenia o korektę”, podsumowuje Michał Sosnowski.
Dane się nie zgadzają? Co musisz zrobić
Doświadczenia z pierwszych tygodni funkcjonowania KSeF pokazują również, że mogą występować rozbieżności między danymi na fakturze w KSeF a danymi pochodzącymi z systemu sprzedaży firmy lub przekazywanymi między kontrahentami innymi kanałami.
„To rodzi niepewność co do płatności – nabywca nie wie, którą kwotę powinien zapłacić. W konsekwencji niezbędne są dodatkowe czynności weryfikacyjne”, przekonuje Michał Sosnowski. Zaleca on firmom równoległe utrzymywanie wcześniejszych kanałów komunikacji w celu weryfikacji spójności danych, podkreślając, że nie chodzi o dublowanie dokumentów, lecz o dodatkową kontrolę.
Znikające faktury w KSeF
Zdarza się również, że nabywca nie widzi faktury zakupu w KSeF, mimo iż sprzedawca otrzymał od systemu numer potwierdzający jej przetworzenie.
„Nie jest to powszechny problem, ale jeśli wystąpi, jest trudny do zdiagnozowania”, komentuje Michał Sosnowski. Z punktu widzenia sprzedawcy, proces przebiega poprawnie: faktura sprzedaży została wysłana, a KSeF nadał jej numer. Można zatem oczekiwać, że faktura jest dostępna dla nabywcy i zostanie zapłacona w terminie.
Jak sobie z tym poradzić?
„Powszechną praktyką jest wysyłanie z systemu finansowo-księgowego do KSeF zapytań o nowe faktury, np. sprawdzanie faktur z ostatniej godziny co godzinę. Problem w tym, że o dany okres system finansowo-księgowy zapyta KSeF tylko raz i jeśli KSeF udostępni fakturę nabywcy z opóźnieniem, to automaty jej nie pobiorą”, wyjaśnia nasz rozmówca.
Jakie problemy z KSeF mają większe firmy?
Większe firmy napotykają na dodatkowe trudności.
Magdalena Jaworska wskazuje na problem związany z terminem wysyłki faktury do KSeF. Faktura wystawiona w systemie spółki (data w polu P_1 schemy XML) musi zostać niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, przesłana do KSeF. „Jeżeli firma wyśle ją później, dokument traktowany jest jak faktura offline z naruszonym terminem dosłania – z pełnymi konsekwencjami [od 2027 r. przewidziano kary – red.]”. Zdaniem Jaworskiej, „limit doby liczony od daty P_1 do wysyłki do KSeF został zaprojektowany pod prostą sprzedaż detaliczną, a nie pod procesy B2B z wielostopniową akceptacją, a to błąd”.
Ekspertka tłumaczy, że w średnich i dużych spółkach faktura często jest przygotowywana w systemie kilka dni wcześniej, przechodząc obieg merytoryczny i finansowy, nierzadko w kilku jednostkach organizacyjnych. „Samo to, że obieg dokumentu jest dłuższy niż dzień, generuje ryzyko 'spóźnionej faktury offline’. W efekcie przepisy de facto karzą za normalne procedury kontroli wewnętrznej”. Jaworska dodaje, że zrównanie „data wygenerowania faktury w systemie firmy = data wystawienia w P_1” przy jednoczesnym wymogu dobowego dosłania do KSeF „nie odzwierciedla realiów korporacyjnych procesów fakturowania”. Wymusza to na dużych organizacjach sztuczne skracanie lub obchodzenie dobrze funkcjonujących procedur obiegu dokumentów, aby dostosować się do ograniczeń systemu.
Zbyt małe limity wysyłki faktur
Michał Sosnowski zwraca uwagę na narzucone przez Ministerstwo Finansów limity komunikacji z KSeF. „Najbardziej dotkliwym ograniczeniem jest liczba faktur, jakie dany podmiot może wystawić w trybie interaktywnym”, czyli najczęściej stosowanym sposobie fakturowania w handlu detalicznym w jednostce czasu.
Sosnowski wyjaśnia, że choć limity wysłania 10 faktur na sekundę czy 30 faktur na minutę nie zaburzają fakturowania w średniej sieci handlowej czy przeciętnym e-commerce, to „limit 180 faktur na godzinę jest już dość szybko osiągany”. Przekroczenie tego limitu, czyli wysłanie 181 faktury w ciągu godziny, skutkuje „czasowym zablokowaniem fakturowania w KSeF”.
Podatnik może złożyć wniosek o zwiększenie limitu, jednak „jest to uznaniowe i może być cofnięte”, zaznacza ekspert.
Alternatywnym rozwiązaniem są przesyłki w trybie wsadowym, który dopuszcza znacznie większe wolumeny faktur. „Konsekwencją korzystania z tego trybu wysyłki faktur do KSeF są opóźnienia w nadawaniu numeru KSeF. Sprzedawca dostaje go po kilku minutach od naciśnięcia 'enter’ przez kasjera na kasie, a w trybie interaktywnym są to sekundy”, wyjaśnia Michał Sosnowski.
Dodatkowo, „w KSeF można wystawić fakturę zawierającą maksymalnie 10 tys. pozycji, a jednocześnie plik XML nie może przekroczyć 1 MB”. Sosnowski komentuje, że „limit wielkości pliku może być zwiększony do 3 MB, ale wymaga to stosowania ustrukturyzowanego załącznika i wcześniejszej zgody urzędu skarbowego. Te ograniczenia są niezrozumiałe, bo ich wdrożenie wymaga przebudowy długiego procesu logistycznego, a z perspektywy KSeF wydaje się dość iluzoryczną ochroną, bo w praktyce faktur o setkach czy tysiącach pozycji jest śladowa ilość”.
Korekty faktur – uciążliwe i z pułapkami
Należy zwrócić uwagę na kilka problemów związanych z korektami faktur.
„To, że nawet w przypadkach 'drobnych’ błędów na fakturach system wymusza wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, jest szczególnie uciążliwe. To znacznie utrudnia prace księgowości”, mówi Magdalena Jaworska.
Pułapkę wskazuje Michał Sosnowski. Do końca 2026 roku paragony z numerem NIP do kwoty 450 zł stanowią faktury uproszczone i nie są rejestrowane w KSeF. „Jeśli sprzedawca wystawia taką fakturę, to nie trafia ona do KSeF. Tu jest pułapka. Jeśli klient kupił towar udokumentowany paragonem z NIP do 450 zł, a następnie go zwróci, to sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą w KSeF”, wyjaśnia Sosnowski.
Według Magdaleny Jaworskiej, regulacje dotyczące wystawiania faktur korygujących zawierają błąd konstrukcyjny KSeF. Z perspektywy firmy, najpierw należy skutecznie przesłać fakturę pierwotną do KSeF, poczekać na nadanie jej numeru KSeF, a dopiero potem wystawić fakturę korygującą. Problem pojawia się w przypadku trybów offline, czyli awarii KSeF. W takim scenariuszu, jak mówi Jaworska, faktury korygującej nie da się wystawić „od ręki”, nawet jeśli błąd jest oczywisty (np. zmiana numeru faktury), spółka go szybko wychwyciła, a biznes oczekuje natychmiastowej korekty.
„W praktyce, sprzedawca musi monitorować status każdej faktury wystawionej w trybie offline i wstrzymać działania korekcyjne, dopóki system nie przydzieli numeru KSeF. W praktyce blokuje to procesy reklamacyjne i rozliczeniowe – zwłaszcza tam, gdzie korekty są częścią codziennego obiegu.”
Certyfikaty i tokeny to poufne dane
Michał Sosnowski zwraca uwagę na kolejny problem. Systemy do fakturowania autoryzują się w KSeF za pomocą certyfikatów, które są nośnikiem tożsamości podmiotu uwierzytelniającego, najczęściej identyfikowanego przez PESEL lub NIP.
„Warto zwrócić uwagę, że certyfikaty i tokeny, jakie obsługuje KSeF są 'na okaziciela’. Należy więc je traktować jako tajną i poufną informację, tak jak hasła do kont i przechowywać w bezpieczny sposób”, mówi nasz rozmówca. Dodaje, że KSeF nie udostępnia informacji o tym, kto, kiedy i jak logował się na dane konto.
„Czyli jeśli złodziej wykradnie certyfikat lub token, to nawet nie dowiemy się, że użył go do podglądu danych w KSeF. To jest spora dziura funkcjonalna w systemie. Miejmy nadzieję, że Ministerstwo Finansów to zmieni i uzupełni brakujące możliwości kontroli dostępu”, mówi Sosnowski.
Wyniki Biznes Fakty:
Przedsiębiorcy w 2026 roku będą musieli zmierzyć się z nowymi obowiązkami związanymi z KSeF, które nakładają na nich większą odpowiedzialność za poprawność formalną i merytoryczną faktur. System może generować problemy techniczne, takie jak błędy w przesyłaniu danych, znikające faktury czy opóźnienia w ich przetwarzaniu. Istniejące limity wysyłki faktur, a także złożone procedury dotyczące korekt, mogą dodatkowo utrudniać codzienne funkcjonowanie firm. Ważne jest, aby przedsiębiorcy już teraz przygotowali swoje systemy księgowe do prawidłowej współpracy z KSeF, a także wdrożyli dodatkowe mechanizmy kontrolne, aby minimalizować ryzyko błędów i potencjalnych kar.
Według danych portalu: businessinsider.com.pl