KSeF: Kluczowe daty i ich wpływ na rozliczenia VAT oraz koszty uzyskania przychodów w 2026 roku
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany w procesie wystawiania i odbioru faktur, co bezpośrednio wpływa na możliwości odliczenia podatku VAT oraz ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów. W systemie KSeF, w przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych czy PDF, kluczowe stają się trzy różne daty, których poprawne zinterpretowanie jest niezbędne dla prawidłowych rozliczeń podatkowych.
W systemach poprzedzających KSeF, jedyną istotną datą była ta widniejąca na dokumencie faktury. W KSeF sytuacja jest bardziej złożona. Data widniejąca w polu P_1 faktury może być inna niż data jej przesłania do systemu KSeF lub data nadania jej unikalnego numeru przez system. Ta rozbieżność może prowadzić do błędów w rozliczeniach, ponieważ to właśnie daty decydują o momencie wystawienia faktury przez sprzedawcę, jej otrzymania przez nabywcę, a tym samym o okresie, w którym można odliczyć VAT i ująć wydatek w kosztach.
„Na przełomie miesięcy różnice między tymi datami mogą prowadzić do błędów w rozliczeniach, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy” – podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt.
Data wystawienia faktury w KSeF
Najwięcej wątpliwości dotyczy tego, która data jest wiążąca: data z pola P_1 faktury czy data jej przesłania do KSeF. Odpowiedź zależy od sposobu jej wysyłki do systemu – w trybie online lub offline.
Tryb online
Podstawowym i preferowanym trybem jest tryb online. Faktura jest uznawana za wystawioną w tym trybie, gdy data wskazana przez podatnika w polu P_1 jest identyczna z datą przesłania jej do systemu KSeF. W takiej sytuacji, datą wystawienia faktury jest właśnie data przesłania jej do systemu KSeF.
Tryb offline
Sytuacja komplikuje się, gdy data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1 (np. P_1 to 26 marca, a faktura została przesłana do KSeF 27 marca). Wówczas faktura nie jest traktowana jako wystawiona w trybie online. Ministerstwo Finansów określa, że w takim przypadku faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline. Datą jej wystawienia pozostaje data wpisana przez podatnika w polu P_1.
Wystawienie faktury w trybie offline wiąże się z obowiązkiem jej wysłania do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie wskazanej w polu P_1. Jak wyjaśnia ekspert, powszechna opinia, że „zawsze liczy się data wysłania do KSeF”, jest nieprecyzyjna. Jest ona właściwa tylko wtedy, gdy data wysyłki do systemu pokrywa się z datą z pola P_1.
Potwierdza to podręcznik KSeF 2.0, gdzie przykład sytuacji, w której podatnik wpisał w polu P_1 datę 2 lutego 2026 r., a wysłał fakturę do KSeF dopiero 3 lutego 2026 r., jednoznacznie wskazuje, że datą wystawienia jest 2 lutego 2026 r., ponieważ faktura jest traktowana jako wystawiona w trybie offline.
Ministerstwo Finansów zaznacza również, że odwrotna sytuacja, czyli wpisanie w polu P_1 daty późniejszej niż faktyczna data wysyłki, skutkuje odrzuceniem pliku XML przez system KSeF.
Przykład
Sprzedawca wystawił fakturę za usługi wykonane w marcu 2026 r. W polu P_1 wpisał datę 31 marca 2026 r. Faktura została przesłana do KSeF 3 kwietnia 2026 r., a numer KSeF nadano jej 4 kwietnia 2026 r. W tym przypadku datą wystawienia faktury będzie 31 marca 2026 r. Ponieważ data przesłania do KSeF jest późniejsza niż data z pola P_1, faktura jest traktowana jako wystawiona w trybie offline, a datą wystawienia jest data z pola P_1.
„W powyższym przykładzie faktura została przesłana za późno do KSeF, za co od 1 stycznia 2027 r. grożą kary. Dlatego tak ważne jest właściwe rozpoznanie momentu wystawienia faktury w KSeF” – mówi Piotr Juszczyk. Dodaje, że skoro datą wystawienia jest 31 marca 2026 r., podatnik miał obowiązek wysłać ją do KSeF najpóźniej 1 kwietnia 2026 r. (następny dzień roboczy, czyli w tzw. trybie offline).
Data odbioru faktury w KSeF
Kluczową datą dla nabywcy jest moment otrzymania faktury. Jest to chwila nadania fakturze numeru KSeF.
„W powyższym przykładzie oznacza to, że nabywca otrzymał fakturę 4 kwietnia 2026 r.” – wyjaśnia Juszczyk. Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje awarii systemu KSeF, kiedy sprzedawca udostępnia fakturę poza systemem, a momentem jej otrzymania jest faktyczny dzień jej dostarczenia nabywcy.
Odliczenie VAT: za jaki okres?
Zgodnie z ustawą o VAT, nabywca może odliczyć podatek VAT nie wcześniej niż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, oraz nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymał fakturę.
Wracając do przytoczonego przykładu, nabywca otrzymał fakturę 4 kwietnia 2026 r. (data nadania numeru KSeF). Może on zatem odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień 2026 r. Sam fakt, że data w polu P_1 to 31 marca 2026 r., nie uprawnia do odliczenia VAT w marcu, jeśli faktura została otrzymana dopiero w kwietniu.
Ekspert zwraca uwagę na wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z 11 lutego 2026 r. (sprawa T-689/24), który sugeruje, że prawo do odliczenia VAT nie powinno być uzależnione wyłącznie od momentu otrzymania faktury. Nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia VAT w danym okresie rozliczeniowym, jeżeli otrzyma fakturę przed złożeniem pliku JPK za ten okres.
W świetle tego wyroku, w analizowanym przykładzie, nabywca mógłby odliczyć VAT w rozliczeniu za marzec 2026 r., ponieważ:
- usługa została wykonana w marcu, co oznacza powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy,
- nabywca otrzymał fakturę 4 kwietnia 2026 r., co jest przed terminem złożenia pliku JPK_VAT za marzec (25 kwietnia 2026 r.).
„Przepisy ustawy VAT muszą być szybko znowelizowane i dostosowane do wyroku TSUE. Na ten moment niewątpliwie będą powstawały spory o moment odliczenia podatku VAT” – uważa Piotr Juszczyk. Część ekspertów skłania się jednak ku opinii, że podatnicy mogą już powoływać się bezpośrednio na wyrok TSUE i odliczać VAT wcześniej, zgodnie z jego treścią, a nie tylko z ustawą o VAT.
Kiedy wydatek zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów
Kwestia ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów jest odrębna. Jak ostrzega Piotr Juszczyk, KSeF nie zmienia bezpośrednio zasad rozpoznawania kosztów w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i prawnych (CIT).
Dla kosztów podatkowych nadal kluczowe są zasady ogólne dotyczące PIT i CIT, w tym charakter kosztu i zasady jego potrącalności. Data wystawienia dokumentu nadal ma znaczenie, zwłaszcza w kontekście uproszczonego sposobu ujmowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).
Jeśli zatem datą wystawienia faktury jest 31 marca 2026 r., to ta data może być istotna dla ujęcia kosztu, niezależnie od daty wysyłki do KSeF czy nadania numeru KSeF. W praktyce może dojść do sytuacji, w której koszt zostanie ujęty w marcu, podczas gdy VAT naliczony, zgodnie z ustawą o VAT (przed ewentualną nowelizacją), będzie podlegał odliczeniu dopiero w kwietniu.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 2026 roku przedsiębiorcy muszą zwracać szczególną uwagę na trzy daty związane z fakturami w KSeF: datę z pola P_1, datę przesłania do systemu oraz datę nadania numeru KSeF. Niewłaściwe zrozumienie tych dat może prowadzić do błędów w rozliczeniach VAT, opóźnionego odliczania podatku naliczonego, a także do problemów z ujmowaniem kosztów uzyskania przychodów. Wprowadzone przez KSeF zmiany w procedurach wymagają od firm dokładnego monitorowania terminów i dostosowania swoich procesów księgowych, aby uniknąć potencjalnych kar i zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe zgodnie z polskim i unijnym prawem.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl