KSeF z nowościami od 1 kwietnia – rozszerzenie obowiązku na MŚP i JDG
Od 1 kwietnia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wprowadzone zostaną istotne zmiany, w tym rozszerzenie obowiązku korzystania z systemu na małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Spodziewany jest znaczący wzrost obciążenia systemu, jednak Ministerstwo Finansów zapewnia o jego gotowości na przyjęcie większej liczby dokumentów.
Do tej pory, od 1 lutego do 30 marca, do KSeF wpłynęło 87 milionów faktur. System aktywnie wykorzystuje prawie 346 tysięcy firm, mimo że obowiązek ten dotyczył jedynie 5,1 tysiąca największych przedsiębiorstw. Według informacji podanych przez Marcina Łobodę, Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, obecne obciążenie systemu wynosi około 10%. Sytuacja ulegnie znaczącej zmianie od 1 kwietnia.
Rozszerzenie obowiązku korzystania z KSeF na MŚP i JDG oznacza, że system zostanie poddany znacznie większemu testowi. Szef KAS podkreślił, że KSeF został zaprojektowany z myślą o przepustowości 120 milionów faktur dziennie, co znacznie przewyższa dotychczasowe obciążenie. Rekordowa liczba faktur wpłynęła 3 marca, wynosząc 3 miliony 180 tysięcy dokumentów.
Marcin Łoboda zapowiedział również wprowadzenie szeregu nowości w systemie od 1 kwietnia, jednocześnie przyznając, że Ministerstwo Finansów jest świadome zgłaszanych przez podatników problemów.
Podatnicy korzystają głównie z programów komercyjnych
Przedsiębiorcy mają do dyspozycji dwa główne sposoby korzystania z KSeF: poprzez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (oraz inne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów) lub poprzez komercyjne oprogramowanie księgowe. Wykorzystanie oprogramowania zewnętrznego wymaga uzyskania specjalnego certyfikatu do KSeF, który następnie jest wgrywany do systemu, umożliwiając jego integrację z zewnętrzną aplikacją.
Według danych Ministerstwa Finansów, do tej pory wydano 2,4 miliona certyfikatów. Resort szacuje, że w najbliższym czasie dodatkowo ponad 1 milion przedsiębiorców pobierze swoje certyfikaty. Marcin Łoboda zauważył, że dominującymi metodami logowania do KSeF są certyfikaty (67%) i tokeny (27%), co sugeruje, że większość użytkowników korzysta z komercyjnych rozwiązań.
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w InFakt, komentuje, że KSeF staje się de facto systemem zintegrowanym z oprogramowaniem finansowo-księgowym, a nie narzędziem samodzielnie obsługiwanym przez aplikację Ministerstwa Finansów. Od 1 kwietnia może dojść do zmiany tego trendu, gdyż Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, będąca darmowym narzędziem skierowanym głównie do jednoosobowych działalności gospodarczych, może zyskać na popularności.
Nowości w KSeF od 1 kwietnia
Wprowadzone od 1 kwietnia zmiany w KSeF obejmować będą między innymi:
- Zgłaszanie faktur scamowych: Umożliwienie podatnikom szybkiego zgłaszania faktur otrzymanych od oszustów za pomocą prostej funkcji „jednym kliknięciem” w systemie.
- Ulepszony interfejs Aplikacji Podatnika KSeF 2.0: Poprawa intuicyjności i przyjazności interfejsu użytkownika, a także wprowadzenie bardziej zrozumiałych komunikatów.
- Obsługa faktur VAT RR i ich korekt: Możliwość wystawiania i korygowania faktur VAT RR, które dotyczą transakcji z rolnikami ryczałtowymi.
Ministerstwo Finansów pracuje również nad dalszymi usprawnieniami. Planowane są funkcje umożliwiające podatnikom oznaczanie faktur, które nie powinny być księgowane (np. wydatki prywatne), a także reorganizacja Aplikacji Podatnika KSeF w celu maksymalnego skrócenia ścieżki dostępu do każdej funkcjonalności do trzech kroków.
Błędy w KSeF
Do tej pory KSeF nie odnotował żadnych awarii, co oznacza, że podatnicy nie musieli korzystać z trybów awaryjnych do wystawiania faktur. Według Szefa KAS, w samej aplikacji KSeF nie występują błędy. Zgłaszane przez podatników problemy dotyczą głównie dostawców oprogramowania komercyjnego.
Ministerstwo zachęca do korzystania z bezpłatnych narzędzi, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF oraz e-mikrofirma. Należy jednak pamiętać, że darmowe narzędzia nie oferują funkcji powiadamiania o otrzymanych fakturach. Wymaga to zakupu dostępu do płatnego oprogramowania komercyjnego.
Zbigniew Stawicki, zastępca Szefa KAS, przypomniał o kluczowych korzyściach KSeF, takich jak eliminacja ryzyka zagubienia faktur, zapobieganie wystawianiu duplikatów oraz zautomatyzowana archiwizacja dokumentów przez 10 lat. Podkreślił również, że KSeF to nie tylko kwestia księgowości, ale kompleksowa zmiana obiegu dokumentów w firmie.
Najważniejsze zadanie: wdrożenie KSeF
Zdaniem ekspertów, największe ryzyko związane z KSeF nie leży po stronie samego systemu, ale procesu jego wdrożenia przez przedsiębiorców. Kluczowe jest zrozumienie, że faktura odrzucona przez KSeF nie istnieje w obrocie gospodarczym, a jej skuteczne wystawienie jest potwierdzone przez Uzyskanie Podpisu Elektronicznego (UPO). Zmienia się również moment doręczenia faktury – następuje on w momencie nadania jej numeru przez system KSeF, a nie po faktycznym odebraniu przez kontrahenta. Ma to bezpośredni wpływ na terminy płatności i rozliczenia podatkowe. Wdrożenie KSeF wymaga zatem nie tylko gotowości technicznej systemu, ale przede wszystkim przygotowania przedsiębiorców do pracy z elektronicznymi fakturami.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 1 kwietnia 2026 roku rozszerzenie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze będzie miało znaczący wpływ na administrację i obciążenie podatkowe tych podmiotów. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy księgowe do wymogów e-fakturowania, co może wiązać się z koniecznością inwestycji w nowe oprogramowanie lub aktualizację istniejących. Jednocześnie, wprowadzenie nowych funkcjonalności w KSeF, takich jak możliwość zgłaszania faktur scamowych i usprawniony interfejs użytkownika, ma na celu ułatwienie codziennej pracy. Kluczowe dla efektywnego funkcjonowania w nowej rzeczywistości będzie zrozumienie zmian w obiegu dokumentów, terminach płatności i rozliczeń podatkowych, a także zapewnienie płynnego wdrożenia systemu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Więcej informacji na : businessinsider.com.pl