Przedsiębiorcy wystawiający wizualizacje faktur i przesyłający je do kontrahentów powinni zachować szczególną ostrożność. W przypadku niezgodności między wizualizacją a fakturą zarejestrowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), istnieje ryzyko, że pierwsza z nich zostanie uznana za „pustą fakturę”. Może to skutkować koniecznością podwójnego opodatkowania podatkiem VAT – raz od faktury w KSeF, a drugi raz od jej wizualizacji.
Problem, jak wskazują eksperci, wynika z braku precyzyjnych regulacji w ustawie o VAT dotyczących zawartości wizualizacji faktury. Często przedsiębiorcy umieszczają na nich dodatkowe informacje, takie jak logo firmy czy numer rachunku bankowego. Artykuł omawia, kiedy organy podatkowe mogą uznać wizualizację za pustą fakturę, przedstawia argumenty przeciwko takiemu stanowisku oraz radzi, jak postępować w tej sytuacji.
Wizualizacja faktury – co mówią przepisy i wytyczne KSeF
Od 1 kwietnia 2026 roku, z pewnymi wyłączeniami, podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur w systemie KSeF. Wystawianie faktur w innej formie, np. jako plik PDF przesłany e-mailem, będzie dozwolone jedynie w ściśle określonych przypadkach.
Jeśli faktura zostanie wystawiona w KSeF i otrzyma tam swój unikalny numer, sprzedawca ma możliwość przekazania nabywcy jej wizualizacji.
Eksperci podkreślają, że ustawa o VAT nie zawiera szczegółowych przepisów dotyczących zarówno sposobu informowania nabywcy o wystawieniu faktury, jak i zasad tworzenia wizualizacji faktur ustrukturyzowanych. Brakuje regulacji określających, jakie elementy powinna zawierać wizualizacja, czy można ją korygować, a przede wszystkim, jak postępować w przypadku rozbieżności między wizualizacją a fakturą w KSeF.
Ministerstwo Finansów opublikowało wytyczne w tym zakresie w Podręczniku KSeF 2.0. Należy jednak pamiętać, że ten dokument, choć oficjalny, nie jest aktem prawnym i nie gwarantuje podatnikowi ochrony prawnej.
Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0, każdy podatnik lub producent oprogramowania ma prawo do tworzenia własnych wizualizacji faktur, dostosowanych do specyficznych potrzeb swoich i klientów.
Co istotne, wizualizacja, oprócz danych zawartych w pliku XML faktury ustrukturyzowanej, może zawierać dodatkowe informacje, które z perspektywy systemu informatycznego nie mają znaczenia prawnego, takie jak logo firmy czy dane kontaktowe do obsługi klienta.
Jak wyjaśnia ekspert, wytyczne MF wskazują, że wizualizacja powinna zapewniać spójność danych z fakturą ustrukturyzowaną w KSeF (plikiem XML), być czytelna i mieć logiczny układ. Podręcznik sugeruje, że wizualizacja jest dokumentem dodatkowym, pozbawionym samodzielnego znaczenia prawnego, a tym samym niebędącym fakturą.
Co w przypadku, gdy wizualizacja zawiera dodatkowe dane?
Ze względu na brak szczegółowych przepisów ustawy o VAT, kwestia wizualizacji faktur była przedmiotem zapytań podatników w indywidualnych interpretacjach podatkowych. To właśnie w tym obszarze pojawił się problem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w kilku interpretacjach (m.in. z 30 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW; 5 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST oraz 15 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK) uznał, że w sytuacji, gdy wizualizacja faktury zawiera wszystkie kluczowe dane faktury, a jednocześnie różni się od faktury ustrukturyzowanej, może zostać potraktowana jako odrębna faktura w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT.
Takie stanowisko oznaczałoby, że sprzedawca musiałby zapłacić VAT dwukrotnie: raz od zdarzenia gospodarczego udokumentowanego fakturą w KSeF, a drugi raz od jej wizualizacji. Ekspert wyraża jednak sceptycyzm wobec tego poglądu dyrektora KIS.
Dlaczego wizualizacja nie powinna być traktowana jako pusta faktura
Według jednego z doradców podatkowych, Dyrektor KIS w wydanych interpretacjach indywidualnych błędnie interpretuje art. 108 ustawy VAT. Podkreśla, że przepis ten dotyczy tzw. pustych faktur, czyli dokumentów, które nie odzwierciedlają rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Wizualizacja faktury KSeF jest jedynie graficznym przedstawieniem faktury ustrukturyzowanej (pliku XML) i z definicji nie może być traktowana jako samodzielna faktura.
Ekspert zaznacza, że wizualizacja faktury nie jest dokumentem, który sam w sobie rodzi obowiązki podatkowe. Jej główna funkcja polega na umożliwieniu zapoznania się z fakturą ustrukturyzowaną z KSeF oraz poinformowaniu odbiorcy o fakcie jej wystawienia. Nawet w przypadku istotnych różnic z fakturą ustrukturyzowaną, wizualizacja nie powinna być postrzegana jako odrębny dokument, lecz jako pochodna faktury głównej. Podkreśla to również Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0.
Wizualizacja powinna pełnić jedynie rolę pomocniczą. W przypadku wystąpienia rozbieżności, priorytet ma zawsze faktura ustrukturyzowana w KSeF, która jest jedynym dokumentem kreującym obowiązki podatkowe. Fakt, że o wizualizacji mówi się dopiero po wystawieniu faktury w KSeF, wyklucza możliwość uznania jej za pustą fakturę. Jedynie w sytuacji, gdy w KSeF zostanie wystawiona pusta faktura, jej wizualizacja mogłaby być uznana za „pustą wizualizację”, ale nie jako pusta faktura.
Ekspert wskazuje również na błąd formalny w interpretacji dyrektora KIS z 30 kwietnia 2026 r. Stwierdzono w niej, że wizualizacja faktury „może być” uznana za pustą fakturę, podczas gdy organ powinien rozstrzygnąć, czy jest ona pustą fakturą, czy nią nie jest. Takie sformułowanie nie daje podatnikowi pewności prawnej.
Co mogą zrobić podatnicy, aby uniknąć problemów z wizualizacjami
Przedsiębiorcy, którzy wystawiają wizualizacje faktur i wysyłają je do klientów, powinni przede wszystkim dokładnie sprawdzać, czy nie występują rozbieżności między fakturą zarejestrowaną w KSeF a jej wizualizacją.
Dla własnego bezpieczeństwa zaleca się modyfikację systemów generujących wizualizacje, aby zapewniały maksymalne podobieństwo do faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli konieczne jest umieszczenie dodatkowych informacji w wizualizacji, aby zminimalizować ryzyko zarzutu pustej faktury, warto dołączyć do niej odrębny plik w postaci załącznika lub pisma przewodniego, zawierający te dodatkowe dane.
Choć nie jest to rozwiązanie idealne, pozwoli ono ograniczyć ryzyko podatkowe do czasu zmiany lub uchylenia niekorzystnego stanowiska dyrektora KIS.
Wyniki Biznes Fakty:
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 2026 roku i interpretacje dotyczące wizualizacji faktur stwarzają nowe wyzwania dla przedsiębiorców. Podwójne opodatkowanie VAT w wyniku niezgodności wizualizacji z fakturą ustrukturyzowaną może stanowić istotne obciążenie finansowe. Przedsiębiorcy muszą dokładnie weryfikować dane na wizualizacjach i rozważyć dostosowanie systemów informatycznych, aby zapewnić spójność z fakturami w KSeF lub stosować alternatywne metody przekazywania dodatkowych informacji, minimalizując w ten sposób ryzyko prawne i finansowe w 2026 roku.
Według danych portalu: businessinsider.com.pl