Błędy w fakturach KSeF: Jak uniknąć problemów w 2026 roku?
Faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), które są technicznie poprawne, ale zawierają błędy z perspektywy biznesowej, stanowią coraz większe wyzwanie dla przedsiębiorstw. Mogą one prowadzić do sytuacji takich jak podwójne naliczenie podatku VAT lub opóźnienia w otrzymaniu płatności od kontrahentów. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy, których należy unikać, oraz sposób, w jaki podchodzą do nich organy podatkowe.
Problem nie ogranicza się jedynie do błędów w samym procesie wystawiania faktury. Nawet formalnie prawidłowy dokument, wprowadzony do systemu KSeF, może generować kłopoty w dalszych etapach obiegu dokumentów.
Robert Łuszczyna, senior menadżer w dziale Doradztwa Podatkowego EY Polska, zwraca uwagę, że większość błędów wynika z nadmiernego skupienia się na technicznym aspekcie KSeF. Przedsiębiorcy koncentrują się na tym, aby faktura została zaakceptowana przez system, pomijając fakt, że KSeF weryfikuje jedynie zgodność ze strukturą techniczną, a nie kompletność biznesową dokumentu. „Skutkiem są faktury poprawne technicznie, często poprawne podatkowo, ale niedostosowane do wypracowanych warunków biznesowych, co prowadzi do dodatkowej korespondencji, korekt i opóźnień płatności” – podkreśla ekspert.
Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w Zespole VAT MDDP, wskazuje na powszechne ryzyko podwójnego wysyłania faktur: raz za pośrednictwem KSeF, a drugi raz poza systemem. „Rodzi to ryzyko dla wystawcy zapłaty dwukrotnie kwoty VAT, gdyż Ministerstwo Finansów wskazywało w swoich wypowiedziach na takie ryzyko na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT [obowiązek zapłaty VAT wykazanego na fakturze – red.]. Takie podwójne faktury powodują również duży problem u odbiorców, którzy muszą wprowadzić dodatkową weryfikację, aby dwukrotnie nie ująć faktury w swojej ewidencji” – dodaje.
Eksperci wskazują również na inne sytuacje, w tym błędy, które skutkują opóźnieniem lub całkowitym brakiem zapłaty ze strony kontrahenta.
Problem z podwójnym fakturowaniem w KSeF
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura powinna być najpierw wystawiona w KSeF, a następnie można udostępnić jej czytelną wizualizację, na przykład w formacie PDF, zawierającą niezbędne oznaczenia, takie jak kod QR i numer referencyjny KSeF.
„Jednakże, niektórzy sprzedawcy nadal wysyłają zwykłe faktury w dotychczasowej formie pocztą elektroniczną, a po pewnym czasie przesyłają te faktury do KSeF. Stwarza to ryzyko zarówno dla wystawcy [dwukrotna zapłata kwoty VAT z faktury w KSeF i z faktury poza KSeF – red.], jak i dla odbiorcy [konieczność weryfikacji – red.]” – wyjaśnia Janina Fornalik.
Wyjaśnia, że niektóre firmy nadal wystawiają tradycyjne faktury, na przykład jeśli nie zdążyły jeszcze wdrożyć systemu fakturowania w KSeF. Takie faktury nadal uprawniają nabywcę do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. „Późniejsze przesłanie faktury dokumentującej tę samą transakcję do KSeF powoduje jedynie problemy, chociaż w JPK_VAT zostaną zmienione znaczniki i podany numer KSeF” – dodaje Fornalik.
Niezgodność danych na fakturze KSeF i jej wizualizacji – jakie skutki?
Częstym problemem jest również niezgodność danych pomiędzy fakturą wystawioną w KSeF a jej wizualizacją udostępnioną klientowi.
„Zwykle nie dotyczy to elementów obowiązkowych faktury. Przykładem są faktury za usługi telekomunikacyjne, gdzie na wizualizacji widnieją dodatkowe raty należne za spłatę telefonu, które nie są uwzględnione w samej fakturze ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Powoduje to praktyczne problemy z księgowaniem faktur” – przyznaje Janina Fornalik.
W praktyce oznacza to, że należy księgować fakturę wystawioną w KSeF, a nie jej wizualizację.
Korekty faktur w KSeF i brak not korygujących – poważne wyzwanie
System KSeF nie pozwala na anulowanie faktur, a nabywca nie ma możliwości wystawiania not korygujących. Rodzi to kolejne problemy i zwiększa ryzyko nieprawidłowości. Podatnicy (sprzedawcy) mogą korygować błędy poprzez wystawianie faktur korygujących.
„Część systemów nie zapewnia jednak technicznej możliwości wystawienia faktury korygującej bez zmiany wartości na fakturze pierwotnej, na przykład w przypadku błędu w nazwie lub adresie nabywcy, zmianie opisu usługi czy terminu płatności” – wyjaśnia Janina Fornalik. Dodaje, że firmy radzą sobie z tym problemem, wystawiając faktury korygujące „do zera”, a następnie nowe faktury z prawidłowo uzupełnionymi danymi.
„Organy podatkowe kwestionują poprawność takiego sposobu korygowania, co może skutkować zakwestionowaniem obniżenia podatku VAT na podstawie korekty zerującej, a w efekcie wykazaniem dwukrotnie podatku VAT należnego” – ostrzega Fornalik.
Podsumowując, należy unikać stosowania metody „korekty do zera” oraz ponownego wystawiania faktury, jeśli kwoty na niej się nie zmieniają.
Kiedy kontrahenci wstrzymują płatność za fakturę? Błąd sprzedawcy
W związku z wdrożeniem KSeF pojawia się również problem błędów polegających na braku na fakturze danych, które zostały przewidziane w umowie między kontrahentami.
„Obecnie jest to jeden z najczęściej występujących problemów. Dane takie jak numer umowy, numer zamówienia, numer palety czy numer produktu po stronie nabywcy nie są wymagane przepisami, ale są uzgadniane z kontrahentami w ramach zapisów umownych lub dodatkowych warunków transakcji. Dla kontrahenta są one kluczowe do identyfikacji transakcji i jej rozliczenia. Bez nich nie jest możliwe prawidłowe zaewidencjonowanie transakcji i późniejsze opłacenie faktury” – mówi Robert Łuszczyna.
Janina Fornalik potwierdza, że zdarzają się sytuacje, w których na fakturze brakuje danych przewidzianych w umowie. „W konsekwencji, klient może odmówić zapłaty za fakturę, jeśli umowa wprost stanowi, że płatność zostanie dokonana na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, a za taką uznaje się nie tylko fakturę zgodną z przepisami, ale również uwzględniającą dodatkowe dane, takie jak np. numer zamówienia [czy dane jednostki organizacyjnej, np. szkoły, w jednostkach samorządowych wskazane w polu Podmiot3 – red.]. Są to dane istotne po stronie odbiorcy ze względu na procesy obiegu faktur i akceptacji do płatności wewnątrz organizacji” – mówi Fornalik.
Robert Łuszczyna dodaje, że kontrahenci wstrzymują się z zapłatą, jeśli faktury w KSeF nie zawierają kompletnych danych. „Nie kwestionują faktu udostępnienia faktury w KSeF, kwestionują jej zawartość. Faktury są często poprawne technicznie i podatkowo, jednak zawierają braki od strony biznesowej. Warto podkreślić, że sam fakt udostępnienia faktury w KSeF nie oznacza jej akceptacji do płatności” – podsumowuje.
Wyniki Biznes Fakty:
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 2026 roku oznacza dla przedsiębiorców konieczność adaptacji procesów fakturowania do nowych wymogów technicznych i prawnych. Unikanie błędów związanych z podwójnym fakturowaniem, niezgodnościami danych, czy nieprawidłowymi korektami jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej i uniknięcia sankcji. Przedsiębiorcy muszą skoncentrować się nie tylko na formalnej poprawności faktur, ale także na ich kompletności biznesowej, zgodnej z umowami z kontrahentami, aby zapewnić sprawne rozliczenia i terminowe płatności.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl