Podwójne fakturowanie przez firmy jest ryzykowne, podobnie jak korygowanie faktur do zera. W ciągu dwóch miesięcy zmieniły się też wytyczne dotyczące oznaczeń w JPK_VAT. W pewnych sytuacjach możliwe jest nawet antydatowanie faktur.
Zakończył się już pierwszy okres wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców. Widać, że firmy wciąż uczą się systemu i nowych zasad fakturowania. Co ciekawe, jak przyznaje Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa i partnerka w Quidea, również administracja skarbowa kształtuje swoje podejście do różnych kwestii, czasami nawet zmieniając zdanie.
Ekspertka dodaje, że są obecnie obszary związane z KSeF, w których pojawiają się tzw. „czerwone flagi”.
— Brak kar związanych z KSeF w 2026 roku powinniśmy traktować raczej jako okres na adaptację do nowego rozwiązania. KSeF to nowe narzędzie, którego uczymy się wszyscy — zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja skarbowa. Nadchodzące miesiące są zatem czasem na dopracowanie przyjętych rozwiązań i ich weryfikację w praktyce — zgadza się Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24.
Czym grozi podwójne fakturowanie — w KSeF i poza systemem
Jednym z problemów, z jakimi mierzą się firmy, jest podwójne fakturowanie. To pierwszy obszar ryzyka i pierwsza „czerwona flaga”.
Jak tłumaczy Magdalena Jaworska, błędem firm jest wystawianie zwykłej faktury, a następnie takiej samej faktury w KSeF. — Takie działanie rodzi ryzyko podwójnego opodatkowania (zapłaty VAT z faktury poza KSeF i faktury w KSeF, mimo że dokumentują jedną transakcję) oraz kar za tzw. puste faktury (również kary finansowe) — ostrzega ekspertka.
Dotyczy to w szczególności wizualizacji faktur. Magdalena Jaworska zwraca uwagę na interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC). Wynika z niej, że nie można klientowi wydać wizualizacji faktury, zanim nie zostanie ona wysłana do KSeF. Fiskus wymaga zatem zachowania określonej kolejności: najpierw faktura musi zostać skutecznie wystawiona w KSeF, a dopiero w kolejnym kroku można wydać jej wizualizację.
Zachowanie tej kolejności może być problematyczne dla hoteli, gastronomii i sprzedawców detalicznych. — Jeśli przedsiębiorca nie chce zostawić klienta bez dokumentu, to może wystawić „potwierdzenie transakcji” lub „dokument rozliczeniowy”. Praktyka w tym zakresie nadal się kształtuje. Jeśli wysyłamy klientowi dokument poza KSeF przed nadaniem fakturze numeru KSeF, to nie może on zawierać standardowego kompletu danych, które są na fakturze. Nie może być na nim na przykład kwoty VAT — radzi Magdalena Jaworska.
Jak dodaje Monika Piątkowska, firmy nie zdają sobie sprawy, że podwójna ścieżka doręczania dokumentów: oficjalna w systemie rządowym oraz dodatkowa w formie papierowej lub pliku PDF, zwiększa ryzyko zarówno dla nich, jak i dla ich kontrahentów.
— Przede wszystkim dane na wizualizacji faktury mogą różnić się od tych w KSeF, co może negatywnie wpłynąć na spójność deklaracji podatkowych. Istnieje również ryzyko, że dana faktura zostanie zaksięgowana dwukrotnie. Zwiększa to pracochłonność procesów i weryfikacji dokumentów, a te czynności nie zawsze gwarantują uniknięcia duplikowania zapisów — mówi Monika Piątkowska.
Czy można odliczać VAT z faktur spoza KSeF
Po drugiej stronie są nabywcy, którzy otrzymują faktury poza KSeF, mimo że sprzedawca powinien je wystawić w systemie. Masowo składają oni wnioski o interpretacje indywidualne i pytają, czy w takiej sytuacji mogą odliczyć VAT.
— Interpretacje idą w kierunku możliwości odliczenia VAT z faktury otrzymanej poza KSeF od sprzedawcy, który powinien wystawić ją w systemie — wyjaśnia Magdalena Jaworska. Ekspertka zastrzega, że choć interpretacje są korzystne dla nabywców, to nie wiadomo, jak administracja skarbowa podejdzie do tego zagadnienia w przyszłości.
Które błędy na fakturze korygować do zera, a które nie?
Korekty faktur w KSeF to problem wielu firm, o czym informowaliśmy wielokrotnie w Business Insiderze. Jak przypomina Magdalena Jaworska, wszystkie błędy na fakturze wymagają wystawienia faktury korygującej. — Korektę trzeba wystawić w KSeF, nawet jeśli faktura pierwotna została wystawiona poza systemem — precyzuje ekspertka.
Oznacza to, że drobne błędy, takie jak literówki w nazwie czy błędny opis transakcji, również trzeba dokumentować fakturami korygującymi. Problemem jest korygowanie faktur do zera. Tu kształtuje się nowa praktyka.
— Administracja skarbowa wskazuje obecnie, że jeśli na fakturze pierwotnej pojawił się błędny numer identyfikacji podatkowej (NIP), to tylko wtedy należy wystawić fakturę korygującą do zera i wystawić nową. Z kolei w pliku JPK_VAT należy dokonać rozliczenia wstecznego, a więc skorygować okres, w którym wykazana została faktura pierwotna — tłumaczy Magdalena Jaworska.
— Natomiast jeśli na fakturze były błędne dane adresowe, to administracja skarbowa stoi obecnie na stanowisku, że nie zerujemy faktury, a jedynie korygujemy błędne dane. Ponadto taką korektę ujmujemy w JPK_VAT na bieżąco, w miesiącu wystawienia korekty.
Wynajmujesz nieruchomości? Fiskus zmienił podejście w sprawie faktur w KSeF
Ministerstwo Finansów zmieniło podejście do faktur dokumentujących najem na firmy, w tym najem prywatny. Chodzi o sytuację, gdy najemca zażąda wystawienia faktury. Wątpliwości dotyczą tego, czy wynajmujący prywatnie nieruchomość może wystawić rachunek, czy też konieczna jest faktura w KSeF. — Administracja skarbowa początkowo stała na stanowisku, że możliwy jest rachunek. Obecnie uważa, że jeśli wystawiany jest dokument sprzedaży na firmę, to trzeba wystawić w KSeF fakturę — wyjaśnia Magdalena Jaworska.
Ekspertka przyznaje, że rozwiązaniem tego problemu jest w ogóle niewystawienie rachunku lub faktury. Innymi słowy, najlepiej, aby najemca nie żądał wystawienia faktury, bowiem w przypadku jej żądania przez firmę, wystawienie jej w KSeF będzie obowiązkowe.
— Jeśli jednak upowszechni się pogląd administracji skarbowej, to wynajmujący będą musieli rejestrować się do systemu NIP i wystawiać faktury w KSeF, jeśli najemca zażąda faktury — stwierdza Magdalena Jaworska.
Znaczniki w JPK_VAT. Na czym polega zamieszanie
Ministerstwo Finansów już od 1 lutego 2026 r. wprowadziło obowiązek oznaczania wszystkich faktur — tych w KSeF i poza KSeF — nowymi znacznikami w JPK_VAT (BFK, DI i OFF). Jak tłumaczy Magdalena Jaworska, początkowo resort informował o obowiązku stosowania znaczników dotyczących faktur sprzedaży, potem okazało się, że obowiązek dotyczy również faktur zakupowych.
— Zamieszanie dotyczyło również oznaczania m.in. transakcji dotyczących nabyć z zagranicy. Ministerstwo wydało wyjaśnienia, tyle że nie są to objaśnienia podatkowe, które dawałyby ochronę podatnikom, którzy się do nich zastosowali — zwraca uwagę Magdalena Jaworska.
Ekspertka podkreśla, że przedsiębiorcy powinni obecnie zweryfikować, czy ich system finansowo-księgowy prawidłowo przypisuje znaczniki w JPK_VAT. — Za błędy w oznaczeniach, które uniemożliwiają kontrolę administracji skarbowej, grożą kary. Na szczęście w praktyce dotychczas organy podatkowe jeszcze nie nałożyły żadnej kary, więc ta kara bardziej straszy na papierze niż w praktyce — mówi ekspertka Quidea.
Antydatowanie faktur w KSeF — nowa interpretacja
Z datami fakturowania w KSeF również podatnicy mają problemy. O tym, że tak będzie, ostrzegaliśmy w Business Insiderze.
Jak mówi Magdalena Jaworska, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej ostatnio wydał interpretację indywidualną w sprawie możliwości antydatowania faktur (interpretacja z dnia 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG). Co interesujące, organ potwierdził, że jest to możliwe.
Interpretacja dotyczy spółki świadczącej usługi parkingowe, która dopiero po upływie terminu płatności otrzymuje informację, że klient skorzystał z usługi jako podatnik VAT i żąda wystawienia faktury. Rodzi to następujące konsekwencje. Spółka wystawia fakturę i wskazuje w fakturze ustrukturyzowanej, w polu P_1 (data wystawienia), datę nie późniejszą niż dzień, w którym przypadał termin płatności. Jednocześnie przesyła dokument XML do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego technicznego wytworzenia, ale nie później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1. Firma wytwarza więc fakturę i dosyła ją do KSeF następnego dnia roboczego. W efekcie data z pola P_1 nie jest datą z dnia poprzedzającego wysyłkę do KSeF.
Zdaniem Dyrektora KIS takie podejście spółki jest prawidłowe.
Wydatki pracownicze w KSeF można dokumentować zbiorczo?
Magdalena Jaworska zwraca również uwagę, że część firm ujmuje wydatki pracownicze (np. za usługi hotelowe) zbiorczo. Dyrektor KIS w interpretacjach potwierdza, że np. kilkanaście faktur za usługi hotelowe wystawionych na jednego pracownika można księgować zbiorczo, zaliczając do kosztów całą kwotę brutto.
Wyniki Biznes Fakty:
W 2026 roku przedsiębiorcy będą musieli ściślej przestrzegać zasad dotyczących fakturowania i oznaczania dokumentów. Kluczowe zmiany w systemie KSeF i przepisach dotyczących JPK_VAT nakładają na firmy obowiązek precyzyjnego dokumentowania transakcji. Unikanie podwójnego fakturowania, prawidłowe korygowanie błędów oraz stosowanie odpowiednich znaczników w deklaracjach podatkowych staną się kluczowe dla uniknięcia kar i utrzymania porządku w finansach. Administracja skarbowa, choć sama dostosowuje swoje procedury, będzie egzekwować przestrzeganie nowych przepisów, co wymaga od firm ciągłego monitorowania zmian i aktualizacji systemów księgowych.
Oryginał artykułu : businessinsider.com.pl