„`html
W skrócie: Od 1 lutego 2026 roku firmy leasingowe, jako duże podmioty, są zobowiązane do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dla około 75% ich klientów, będących mikro- i małymi firmami, obowiązek odbioru takich faktur z KSeF rozpocznie się jednak dopiero 1 kwietnia 2026 roku. Mimo że otrzymują oni faktury w KSeF, nadal będą mieć dostęp do ich wizualizacji (w formie elektronicznej lub drukowanej z kodem QR i numerem KSeF), które ułatwią korzystanie z dokumentu poza systemem. Odliczenia podatku VAT i zaliczania wydatków do kosztów należy dokonywać na podstawie faktury z KSeF, a nie jej wizualizacji. Podwójne wystawienie faktury (w KSeF i poza nim) skutkuje naliczeniem podwójnego VAT.
Obowiązek KSeF dla leasingodawców – co to oznacza dla branży?
Od 1 lutego 2026 roku największe podmioty na rynku, w tym firmy leasingowe, muszą operować fakturami wyłącznie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ta zmiana, choć dotyka przedsiębiorstwa o znaczącej skali działalności, ma bezpośrednie reperkusje dla szerokiego grona ich klientów – leasingobiorców. Warto zaznaczyć, że większość odbiorców usług leasingowych to niewielkie przedsiębiorstwa, które same nie są jeszcze zobligowane do korzystania z KSeF w tym samym terminie. Monika Constant, prezeska zarządu Związku Polskiego Leasingu, podkreśla, że „prawie 75% klientów firm leasingowych to mikro i małe firmy, które nie są objęte obowiązkiem systemu KSeF w lutym 2026”. Choć dla tych przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie dopiero 1 kwietnia 2026 roku, już od 1 lutego muszą one odbierać faktury wystawione przez swoich leasingodawców właśnie za pośrednictwem tego systemu.
Mechanizm fakturowania w leasingu samochodowym w KSeF
W przypadku leasingu operacyjnego samochodu, wystawcą faktury jest podmiot finansujący, czyli leasingodawca. Jeśli ten podmiot spełnia kryteria „największego podatnika” (osiągając przychody ze sprzedaży przekraczające 200 milionów złotych w 2024 roku), od początku lutego 2026 jest zobligowany do generowania faktur w KSeF. Odbiorcą tych dokumentów jest oczywiście leasingobiorca. Kluczowe dla leasingobiorców jest nie tylko to, że muszą odbierać faktury z KSeF, ale również to, w jakiej formie będą te dokumenty dostępne.
Dostępność faktur i wizualizacji dla leasingobiorców
Monika Constant wyjaśnia, że „dla przedsiębiorców korzystających z finansowania leasingiem istotne jest to, że faktura ustrukturyzowana w KSeF nie oznacza braku innych form dostępu do dokumentu”. Oznacza to, że „w obrocie będą funkcjonować wizualizacje faktur, dostępne także na portalach klienta”. Należy jednak precyzyjnie rozróżnić fakturę od jej wizualizacji. Wizualizacja nie jest dokumentem prawnie wiążącym ani podstawą do rozliczeń podatkowych. Jest ona jedynie odwzorowaniem faktury znajdującej się w systemie KSeF.
Czym jest wizualizacja faktury?
Wizualizacja faktury to swoiste odzwierciedlenie dokumentu, który został już pomyślnie przetworzony przez KSeF i otrzymał przypisany numer identyfikacyjny. Sprzedawca może wygenerować wizualizację dopiero po wysłaniu oryginalnej faktury do systemu. Taka wizualizacja może przyjąć formę elektroniczną (np. plik PDF) lub wydruku. W obu przypadkach zawiera ona dwie kluczowe informacje: unikalny numer KSeF oraz kod QR. Anna Mytyk z Ministerstwa Finansów doprecyzowała, że „wizualizacja faktury to odwzorowanie dokumentu, który jest już w KSeF”. Podkreśliła, że sprzedawca, po wystawieniu faktury w KSeF, może udostępnić jej wizualizację, na przykład w celu łatwiejszego okazania dokumentu w urzędzie czy postępowaniu sądowym. Należy pamiętać o surowych konsekwencjach podwójnego fakturowania. Wystawienie faktury zarówno w KSeF, jak i poza nim, z identycznymi danymi, skutkuje obowiązkiem zapłaty podwójnego podatku VAT przez sprzedawcę.
Analiza Biz Fakty
Wprowadzenie obowiązku KSeF dla firm leasingowych stanowi znaczący krok w cyfryzacji procesów fakturowania w Polsce, zwłaszcza w sektorze, gdzie transakcje często opiewają na wysokie kwoty. Dla wielu mikro i małych przedsiębiorstw, które stanowią trzon bazy klientów firm leasingowych, będzie to pierwsze bezpośrednie zetknięcie z wymogami KSeF. Choć mogą one nie być jeszcze zobligowane do samodzielnego wystawiania faktur w systemie, konieczność ich odbioru wymaga od nich adaptacji i przygotowania. Dostępność wizualizacji ma na celu złagodzenie tej transformacji, oferując znajomy interfejs i ułatwiając wewnętrzne procesy księgowe. Ważne jest jednak, aby firmy zrozumiały, że wizualizacja jest jedynie pomocniczym narzędziem, a podstawą do odliczeń jest faktura z systemu KSeF.
Wyniki Biz Fakty:
Praktyczna wskazówka: Przedsiębiorcy korzystający z leasingu powinni upewnić się, że ich systemy księgowe są gotowe na odbiór faktur z KSeF od 1 lutego 2026 roku, nawet jeśli sami nie są jeszcze objęci obowiązkiem wystawiania w nim faktur. Należy również jasno rozgraniczyć rolę wizualizacji faktury od samej faktury ustrukturyzowanej w KSeF – podstawą do odliczeń VAT i kosztów uzyskania przychodów jest wyłącznie ta druga. Warto również sprawdzić, czy w Państwa umowach leasingowych zawarto zapisy dotyczące sposobu przekazywania faktur po wejściu w życie nowych przepisów.
„`
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl