Wynajmujący prywatnie nieruchomości jako podatnicy VAT i obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że osoby prywatnie wynajmujące nieruchomości są traktowane jako podatnicy VAT. Pojawiają się interpretacje indywidualne, które wskazują, że tacy wynajmujący mogą mieć obowiązek wystawiania faktur, w tym w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Resort wyjaśnił, że wdrożenie KSeF nie oznacza automatycznego obowiązku dokumentowania wszystkich transakcji fakturami. Kluczowe jest ustalenie, czy istnieje obowiązek wystawienia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami, a następnie, czy faktura ta musi być wystawiona za pomocą KSeF.
Stanowisko Dyrektora KIS w sprawie faktur od wynajmujących
W interpretacji indywidualnej z dnia 4 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) orzekł, że emeryt wynajmujący lokal użytkowy dwóm firmom ma obowiązek wystawiania faktur, i to za pośrednictwem KSeF.
Dyrektor KIS uznał, że wynajem lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorców oznacza, iż wnioskodawca (emeryt) jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT. Jednocześnie, zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, osoba ta mogła korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, o ile wartość sprzedaży nie przekroczyła limitu (200 tys. zł w poprzednich latach, 240 tys. zł w 2026 r.).
Na żądanie kontrahentów (przedsiębiorców), emeryt powinien stosować przepisy ustawy o VAT, co oznacza obowiązek wystawiania faktur. Transakcje najmu lokalu użytkowego na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkami ani notami obciążeniowymi.
Ministerstwo Finansów zgadza się z tym stanowiskiem.
Czy prywatnie wynajmujący mieszkania są podatnikami VAT?
Ministerstwo Finansów przypomina, że status podatnika VAT nie zależy od posiadania rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG. Podatnikiem VAT może być również osoba fizyczna prowadząca tak zwany najem prywatny.
Resort wyjaśnia, że „usługa najmu lokalu wyczerpuje znamiona działalności gospodarczej” zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, gdy jest świadczona w sposób ciągły i do celów zarobkowych. Umowy najmu zazwyczaj mają charakter długoterminowy, a uzyskiwane z tego tytułu korzyści są stałe.
Osoby fizyczne prowadzące wyłącznie najem prywatny nie mają obowiązku rejestrowania się jako czynni podatnicy VAT, jeśli ich wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku limitu 240 tys. zł. Mogą one korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy.
Wynajmujący nieruchomości mieszkalne mogą również korzystać ze zwolnienia przedmiotowego na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, które obejmuje usługi wynajmu lub dzierżawy nieruchomości mieszkalnych na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.
Zgodnie z ustawą o NIP, czynny podatnik VAT musi posługiwać się numerem NIP. Jednakże osoby fizyczne, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, w tym prowadzący najem prywatny, mogą używać numeru PESEL. Wyjątek dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT lub prowadzą ewidencję sprzedaży za pomocą kas rejestrujących – w takich przypadkach identyfikatorem podatkowym jest NIP.
MF zaznacza, że „najem prywatny, jak również działalność nierejestrowana mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT”.
Ministerstwo Finansów rozróżnia dwie sytuacje:
- Gdy osoba fizyczna wynajmuje nieruchomość innej osobie fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej.
- Gdy osoba fizyczna wynajmuje nieruchomość podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą.
Resort wyjaśnia, że w przypadku świadczenia usług najmu:
- Na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej – zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT – nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi. Podatnik może jednak wystawić fakturę dobrowolnie, w KSeF lub poza KSeF. Faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale istnieje możliwość ich dobrowolnego wystawienia w tym systemie.
- Na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą – wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy. Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników, udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami papierowymi wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł, obowiązek ten będzie obowiązywał od 1 stycznia 2027 r.
MF podkreśla, że „podmiot prowadzący np. najem prywatny lub działalność nierejestrowaną, jeśli wystawia faktury na rzecz konsumentów i wystawia wyłącznie faktury konsumenckie, nie musi ich wystawiać w KSeF”.
W przypadku wynajmu nieruchomości (mieszkania, domu, pokoju, lokalu użytkowego) osobie lub firmie prowadzącej działalność gospodarczą, wynajmujący ma obowiązek wystawiania faktur na żądanie najemcy, i to w KSeF (od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).
Jak wskazano wcześniej, jeśli najemca nie zażąda faktury, wynajmujący nie będzie musiał jej wystawiać.
Kto musi uzyskać NIP i zarejestrować się do VAT?
Osoby fizyczne prowadzące najem prywatny, które mają obowiązek wystawiania faktur (czyli gdy najemcą jest firma lub osoba prowadząca działalność), powinny zarejestrować się do VAT (dokonać zgłoszenia VAT-R) oraz uzyskać identyfikator podatkowy NIP (złożyć wniosek o nadanie NIP).
„Posiadanie identyfikatora podatkowego NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF”.
Ministerstwo potwierdza, że wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania nie zmieniają się zasady wystawiania faktur określone w art. 106b ustawy o VAT. Podatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 36) lub podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) nadal będzie wystawiał fakturę wyłącznie na żądanie nabywcy.
W konsekwencji, jeśli nabywca (najemca) nie zażąda faktury, wynajmujący nie będzie musiał jej wystawiać, ani występować o NIP czy rejestrować się do VAT.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 2026 roku wynajmujący prywatnie nieruchomości, którzy świadczą usługi najmu na rzecz przedsiębiorców i na ich żądanie wystawiają faktury, będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wiąże się to z koniecznością uzyskania numeru NIP i rejestracji do VAT, jeśli wcześniej nie było to wymagane. Osoby wynajmujące wyłącznie konsumentom nadal będą mogły wystawiać faktury poza KSeF, a w wielu przypadkach nawet nie będą miały obowiązku ich wystawiania, jeśli klient tego nie zażąda. Przepisy te mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego i ułatwienie rozliczeń, jednak nakładają nowe obowiązki administracyjne na część wynajmujących, wymagając od nich dostosowania procesów do wymogów e-fakturowania.
Źródło wiadomości : businessinsider.com.pl