Błąd w fakturze może zdarzyć się każdemu. Przed wprowadzeniem Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) wystarczyło poprawić dokument i przesłać prawidłową wersję do kontrahenta.
Obecnie faktury wysłanej w KSeF nie można ani zmienić, ani anulować. W przypadku błędu konieczne jest wystawienie korekty, a jeśli pomyłka dotyczy numeru NIP, nawet dwóch korekt. Jest to znaczące utrudnienie dla wielu przedsiębiorców.
Problemy z korektami w KSeF
Pani Justyna Ołtarzewska, projektantka mody prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, korzysta z KSeF od lutego. Jako największy problem wskazuje sposób korygowania faktur.
„Jeśli wystawię fakturę i błędnie wpiszę nazwę towaru, muszę skorygować całą fakturę. Nie mogę po prostu poprawić linii z nazwą usługi, mimo że VAT i wszystkie inne dane, w tym dane odbiorcy, pozostają niezmienione. W KSeF mnożą się korekty z błahych powodów” – mówi.
Pan Marek, który również testował KSeF, zgadza się z nią w pełni. „Pomyłka na fakturze w KSeF to koszmar. KSeF nie pozwala na anulowanie faktury. Najgorzej, gdy e-faktura trafi do niewłaściwego klienta” – dodaje. Oboje znaleźli jednak sposoby na radzenie sobie z błędami, które opisujemy poniżej.
Problemów z korektami w KSeF jest więcej. „Ministerstwo Finansów przewidziało kilka rodzajów faktur korygujących” – tłumaczy Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, doradca podatkowy i starszy konsultant w kancelarii Rödl & Partner.
Należy również pamiętać o sposobie korygowania faktur w trybie offline, czyli w sytuacji braku dostępu do internetu.
Jaki sposób na korekty faktur mają przedsiębiorcy?
Korekta faktury stanowi wyzwanie dla przedsiębiorców. Chociaż nie ma obowiązku uzasadniania korekt przed urzędem skarbowym, w przypadku kontroli należy umieć je wyjaśnić. Wielu księgowych wymaga również opisu faktur korygujących, czyli prostego wskazania przyczyny i przedmiotu korekty, co oznacza dodatkową pracę. Brak możliwości anulowania faktur w KSeF to kolejne utrudnienie. Przedsiębiorcy znaleźli jednak na to swoje sposoby.
„Będę wystawiać klientom faktury robocze, a dopiero gdy potwierdzą, że wszystko jest w porządku, wystawię fakturę finalną i wyślę ją do KSeF. Tak czy inaczej, KSeF oznacza więcej pracy” – wyjaśnia Justyna Ołtarzewska. Projektantka ma taką możliwość dzięki korzystaniu z komercyjnego oprogramowania.
W aplikacji Ministerstwa Finansów, którą testował pan Marek, występują z tym trudności. „Przez cały proces wystawiania faktury nie mam możliwości wygenerowania jej podglądu w PDF. Mogę pobrać wersję roboczą pliku XML, ale ministerialna aplikacja nie chce jej wizualizować. Dlatego na ten moment robię zrzut ekranu i pobieram fakturę roboczą w XML. Gdy kontrahent zweryfikuje dane, wgrywam ponownie pobrany XML do KSeF i wystawiam e-fakturę” – tłumaczy pan Marek.
Podkreśla jednak, że jest to rozwiązanie kłopotliwe i mało intuicyjne, ale dla małej działalności lepsze niż wystawianie korekty lub korzystanie z płatnego programu.
Jakie są rodzaje faktur korygujących w KSeF?
Faktury w KSeF są wystawiane w formacie pliku XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3). Ministerstwo Finansów określiło również szczegółowe zasady wystawiania faktur korygujących w KSeF.
„Błędy na fakturze ustrukturyzowanej koryguje się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej w KSeF. Nie ma możliwości anulowania faktury, która została przesłana do KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT)” – tłumaczy Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Ekspertka wskazuje, że Ministerstwo Finansów przewidziało trzy rodzaje faktur korygujących:
a) faktura korygująca do faktury podstawowej lub uproszczonej (w strukturze logicznej określone jako – „KOR”),
b) faktura korygująca do faktury zaliczkowej („KOR_ZAL”),
c) faktura korygująca do faktury rozliczającej („KOR_ROZ”),
„Podatnik zatem obligatoryjnie wybiera jeden z trzech podanych powyżej rodzajów korekty” – mówi Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Co musi być na korekcie, czy trzeba wskazać przyczynę?
Jak tłumaczy Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, faktura korygująca powinna zawierać:
a) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
b) numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca,
c) dane stron transakcji,
d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
e) kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.
„Struktura logiczna przewiduje pole ‘PrzyczynaKorekty’, które pozwala na opisanie przyczyny wystawienia faktury korygującej. Natomiast nie jest ono obowiązkowe” – podkreśla Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Ponadto, na fakturze korygującej powinny znaleźć się także dane dotyczące faktury lub faktur korygowanych (m.in. numer faktury, numer KSeF faktury, data wystawienia).
„Prezentuje się je w obowiązkowym elemencie ‘DaneFaKorygowanej’. Należy zaznaczyć, że element ten może wystąpić wielokrotnie (do 50 tys. razy) i jest to szczególnie istotne w przypadku wystawiania zbiorczej faktury korygującej” – tłumaczy ekspertka.
Zmiana kwot i podatku na fakturze korygującej. Co trzeba zrobić?
Jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub podatku należnego, należy wykazać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego. Jak mówi Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, można to zrobić na trzy sposoby:
a) korygowanie przez różnicę – w jednym wierszu podana jest kwota różnicy w stosunku do wartości zawartej w fakturze pierwotnej, np. gdy przyczyną jest całkowity zwrot towaru;
b) korygowanie z wykorzystaniem znacznika „StanPrzed” – pierwszy wiersz zawiera dane w stanie przed korektą i opatrywany jest znacznikiem „StanPrzed”, a drugi wiersz zawiera prawidłowe dane po korekcie, np. gdy przyczyną jest błędny kurs waluty;
c) korygowanie przez storna – wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) prezentowany jest w fakturze korygującej z wartością ujemną.
Jak skorygować fakturę wystawioną na podmiot inny niż prawidłowy?
Przedsiębiorcom zdarza się również wystawić fakturę na błędnego nabywcę lub pomylić numer NIP nabywcy.
„Mam dwóch odbiorców o podobnej nazwie i zdarzało mi się już, w moim starym systemie, że wystawiłem fakturę niewłaściwemu. Przed lutym po prostu ją anulowałem i wystawiałem nową fakturę z prawidłową nazwą i numerem NIP. Teraz muszę wystawić nową fakturę i fakturę korygującą” – mówi pan Marek.
Agnieszka Jurcimierska-Pawlik przyznaje, że w takich przypadkach podatnik musi wystawić fakturę korygującą do zera z błędnymi danymi nabywcy oraz wystawić kolejną, nową fakturę pierwotną z poprawnymi danymi – wskazuje.
W praktyce, jak tłumaczy ekspertka, faktura z błędnym numerem NIP trafi w KSeF do niewłaściwego podmiotu, dlatego tak istotne jest wystawienie faktury do zera oraz faktury poprawnej. Agnieszka Jurcimierska-Pawlik zwraca również uwagę, że nie ma już możliwości korygowania określonych elementów faktury poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę.
Jak dokonać korekty faktur wystawionych w trybie offline24?
Jeśli przedsiębiorca nie ma dostępu do internetu, może wystawić fakturę w trybie offline24. Pozwala to na wystawienie faktury bez połączenia z siecią i przesłanie jej do KSeF następnego dnia roboczego. Co w sytuacji, gdy na takiej fakturze pojawi się błąd?
„Jeżeli faktura wystawiona w trybie offline24 zawiera błędy, to w pierwszej kolejności należy przesłać ją do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF (numer ten należy zadeklarować na fakturze korygującej). Dopiero wtedy można wystawić fakturę korygującą i należy stosować takie same zasady jak w przypadku korekt faktur wystawionych w trybie online” – wyjaśnia Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Istnieje również inna możliwość. Jak tłumaczy doradczyni podatkowa, w KSeF przewidziano także możliwość wystawiania faktur korygujących w trybie offline24. „Trzeba je przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym” – wskazuje nasza rozmówczyni.
Wyniki Biznes Fakty:
Zmiany wprowadzone przez KSeF, szczególnie brak możliwości anulowania faktur i konieczność wystawiania korekt nawet w przypadku drobnych błędów, generują dodatkowe obowiązki administracyjne i potencjalne koszty dla przedsiębiorców. Wprowadzenie faktur roboczych przed wysłaniem finalnej do systemu lub stosowanie specyficznych procedur korekty w trybie offline staje się koniecznością, aby zminimalizować ryzyko błędów i usprawnić procesy rozliczeniowe w 2026 roku.
Więcej informacji na : businessinsider.com.pl