Kto faktycznie ponosi odpowiedzialność za kwestie podatkowe w firmie? Zarząd znajduje się pod szczególnym nadzorem organów skarbowych, a powierzenie rozliczeń biuru rachunkowemu nie zawsze jest wystarczające. Aby uniknąć problemów prawnych i finansowych, przedsiębiorcy muszą właściwie uregulować kwestie odpowiedzialności.
Wielu przedsiębiorców błędnie sądzi, że zatrudnienie księgowego lub zlecenie obsługi księgowej zewnętrznemu biuru całkowicie zwalnia ich z odpowiedzialności podatkowej. Rzeczywistość jest jednak bardziej złożona. Największe ryzyko ponoszą członkowie zarządu, którzy są zobowiązani do zapewnienia odpowiedniej organizacji spółki w celu zminimalizowania ryzyka odpowiedzialności, zarówno majątkowej, jak i karnej skarbowej.
Właściwe ułożenie spraw w spółce jest kluczowe do ograniczenia lub nawet wyeliminowania odpowiedzialności związanej z prowadzeniem spraw podatkowych firmy. Dotyczy to nie tylko odpowiedzialności podatkowej, ale również odpowiedzialności karnej skarbowej.
— Odpowiedzialność podatkowa ma charakter majątkowy, natomiast odpowiedzialność karna skarbowa opiera się na przepisach prawa karnego skarbowego i dotyczy konkretnych osób fizycznych — wyjaśnia Agata Kotwica-Stefańska, adwokat w Zespole Postępowań Mariański Group. — Oba te reżimy funkcjonują niezależnie, choć w praktyce często się przenikają.
Kluczowe znaczenie ma ustalenie, kto faktycznie odpowiada za naruszenie obowiązków podatkowych – czy jest to właściciel, członek zarządu, księgowy, czy inna osoba zaangażowana w finansowe aspekty działalności przedsiębiorstwa.
Agata Kotwica-Stefańska wyjaśnia, kto za co odpowiada, jak przenieść odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe w firmach oraz jak ją ograniczyć lub wykluczyć.
Kto może zostać ukarany za błędy w rozliczeniach podatkowych?
— Podstawową zasadą prawa karnego skarbowego jest to, że odpowiedzialność ponosi zawsze konkretna osoba, a nie przedsiębiorstwo jako takie — tłumaczy Agata Kotwica-Stefańska. Oznacza to, że organy podatkowe lub celno-skarbowe muszą wskazać konkretną osobę, która ponosi odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości, a nie tylko stwierdzić ich istnienie.
— Odpowiedzialność może ponosić nie tylko osoba, która bezpośrednio dopuściła się naruszenia, lecz także współsprawca, osoba kierująca wykonaniem czynu lub wydająca polecenie jego realizacji — dodaje Agata Kotwica-Stefańska. Istotna jest nie tylko formalna funkcja, ale rzeczywisty zakres wpływu danej osoby na podejmowane decyzje i wykonywanie obowiązków podatkowych.
Najczęściej spotykane naruszenia dotyczą:
- uchylania się od opodatkowania poprzez nieujawnienie przedmiotu lub podstawy opodatkowania (art. 54 k.k.s.),
- podawania nieprawdziwych informacji w deklaracjach podatkowych (art. 56 k.k.s.) oraz
- nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 61 k.k.s.).
Kto ponosi odpowiedzialność karną skarbową w jednoosobowej działalności gospodarczej, a kto w spółkach?
— W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca samodzielnie realizuje obowiązki podatkowe i to on ponosi odpowiedzialność za ich naruszenie. Nie ma przy tym znaczenia, czy korzysta z pomocy księgowego, ponieważ to on pozostaje podmiotem odpowiedzialnym za prawidłowość rozliczeń — tłumaczy mec. Kotwica-Stefańska.
W spółkach kapitałowych sytuacja jest bardziej skomplikowana.
Wspólnik (np. w spółce z o.o.) lub akcjonariusz (np. w spółce akcyjnej) co do zasady nie prowadzi spraw spółki, a jego rola ogranicza się do sfery właścicielskiej. Z tego powodu nie ponosi on odpowiedzialności karnej skarbowej, o ile nie uczestniczy faktycznie w zarządzaniu lub podejmowaniu decyzji podatkowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy właściciel wywiera realny wpływ na funkcjonowanie spółki, mimo formalnego braku funkcji w jej organach. — W takim przypadku może zostać uznany za osobę faktycznie prowadzącą sprawy spółki, co otwiera drogę do przypisania odpowiedzialności — przyznaje Agata Kotwica-Stefańska.
Zasadniczo w spółkach to członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność. Wynika to z ich ustawowego obowiązku prowadzenia spraw spółki i reprezentowania jej na zewnątrz (art. 201 par. 1 oraz art. 368 par. 1 Kodeksu spółek handlowych). Członkowie zarządu odpowiadają nie tylko za podejmowane przez siebie decyzje, ale również za organizację systemu rozliczeń podatkowych oraz nadzór nad jego funkcjonowaniem.
Należy rozróżnić odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki, która ma charakter majątkowy (art. 116 Ordynacji podatkowej), od odpowiedzialności karnej skarbowej, która opiera się na zasadzie winy i dotyczy naruszenia przepisów prawa. Członek zarządu może jednocześnie ponosić odpowiedzialność karną skarbową i odpowiedzialność za zaległości podatkowe.
Agata Kotwica-Stefańska dodaje, że odpowiedzialność zarządu może wynikać zarówno z działania, jak i z zaniechania. — W praktyce bardzo często problemem nie jest aktywne naruszenie przepisów, lecz brak kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie. Brak wiedzy o nieprawidłowościach nie stanowi skutecznej linii obrony, jeżeli wynika z niewłaściwego nadzoru. Zarząd ma bowiem obowiązek organizowania i kontrolowania obszaru finansów spółki, a zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do przypisania odpowiedzialności — wskazuje ekspertka.
Czy można przenieść odpowiedzialność na biuro rachunkowe lub inne osoby?
— Wbrew częstym przekonaniom księgowy nie przejmuje odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe przedsiębiorstwa. Jego odpowiedzialność ma charakter ograniczony i jest uzależniona od zakresu powierzonych mu obowiązków oraz stopnia jego winy — mówi mec. Agata Kotwica-Stefańska.
Ekspertka dodaje, że jeśli księgowy działa na podstawie danych przekazanych przez przedsiębiorcę lub zarząd, a dane te są niepełne lub nieprawdziwe, odpowiedzialność spoczywa na osobie, która je dostarczyła. Oznacza to, że korzystanie z usług biura rachunkowego nie eliminuje ryzyka odpowiedzialności, lecz jedynie zmienia sposób organizacji obowiązków.
Co z odpowiedzialnością innych osób, które formalnie nie pełnią funkcji w organach spółki, ale faktycznie decydują o jej sprawach finansowych, np. dyrektorów finansowych, prokurentów czy osób pełniących funkcję nieformalnych decydentów? — Zgodnie z art. 9 par. 3 k.k.s. osoby te mogą ponosić odpowiedzialność, jeżeli rzeczywiście zajmują się sprawami finansowymi przedsiębiorstwa — odpowiada Agata Kotwica-Stefańska.
Jak realnie można ograniczyć odpowiedzialność karną skarbową?
W ostatnich latach coraz większe znaczenie zyskuje tzw. compliance podatkowe. Chodzi o sposób organizacji obowiązków podatkowych i nadzoru nad nimi. Właściwa organizacja jest kluczem do ograniczenia odpowiedzialności.
Agata Kotwica-Stefańska zauważa, że prawo karne skarbowe nie posługuje się wprost pojęciem „compliance”, jednak jego znaczenie wynika bezpośrednio z konstrukcji odpowiedzialności opartej na winie (art. 1 par. 3 k.k.s.) oraz z przypisania sprawstwa osobie faktycznie zajmującej się sprawami finansowymi (art. 9 par. 3 k.k.s.). W praktyce oznacza to, że brak odpowiednio zorganizowanego systemu nadzoru może prowadzić do przypisania winy w postaci niedbalstwa lub braku należytej staranności, natomiast jego prawidłowe wdrożenie może tę winę wyłączyć.
— Nie chodzi przy tym o stworzenie formalnej dokumentacji „do szuflady”, lecz o realnie działający system, który pozwala zarządowi wykazać, że dołożył należytej staranności w organizacji procesów podatkowych — podkreśla mec. Kotwica-Stefańska.
Należyta staranność, jak dodaje ekspertka, oznacza stworzenie modelu funkcjonowania przedsiębiorstwa, który minimalizuje ryzyko błędów podatkowych i umożliwia ich wczesne wykrycie. W praktyce sprowadza się to do kilku elementów:
Po pierwsze, konieczne jest jasne określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Zarząd nie musi wykonywać wszystkich czynności osobiście, ale powinien wiedzieć, kto za nie odpowiada i na jakich zasadach.
Po drugie, niezbędne jest wdrożenie procedur dotyczących obiegu dokumentów, sporządzania i zatwierdzania deklaracji podatkowych oraz weryfikacji danych finansowych.
Po trzecie, istotne jest zapewnienie mechanizmów kontroli — zarówno bieżącej, jak i okresowej, na przykład w formie audytów wewnętrznych.
W praktyce szczególne znaczenie ma moment zatwierdzania deklaracji podatkowych.
— Podpisywanie ich „automatycznie”, bez analizy, jest jednym z najczęstszych błędów zarządu. Z drugiej strony, wprowadzenie procedury, w której deklaracja trafia do członka zarządu wraz z syntetycznym podsumowaniem ryzyk i kluczowych danych, znacząco zmniejsza ryzyko przypisania odpowiedzialności — wyjaśnia rozmówczyni.
Czy można jednej osobie przekazać odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów podatkowych?
Agata Kotwica-Stefańska informuje, że w większych organizacjach coraz częściej powoływana jest funkcja compliance managera lub dyrektora ds. zgodności. Jest to osoba odpowiedzialna za organizację i nadzór nad przestrzeganiem przepisów, w tym podatkowych.
— Z punktu widzenia prawa karnego skarbowego ma to istotne znaczenie. Jeżeli obowiązki w zakresie nadzoru nad rozliczeniami podatkowymi zostaną powierzone kompetentnej osobie, a zarząd zapewni jej realne narzędzia działania oraz będzie monitorował jej pracę, może to prowadzić do ograniczenia, a w skrajnych przypadkach nawet wyłączenia odpowiedzialności członków zarządu — mówi ekspertka.
Kluczowe jest jednak to, czy system działał prawidłowo oraz czy poszczególne osoby wykonywały swoje obowiązki zgodnie z przyjętymi procedurami.
Jak wyłączyć odpowiedzialność karną skarbową?
Agata Kotwica-Stefańska zwraca uwagę, że prawidłowo wdrożony system compliance może prowadzić do wyłączenia odpowiedzialności. Dzieje się tak, gdy nie ma podstaw do przypisania winy, a tym samym odpowiedzialności żadnej konkretnej osobie.
— Może to mieć miejsce wówczas, gdy obowiązki zostały prawidłowo rozdzielone, procedury były jasne i adekwatne, osoby odpowiedzialne działały zgodnie z tymi procedurami, a mimo to doszło do błędu o charakterze incydentalnym lub systemowym — wyjaśnia adwokat.
W takiej sytuacji nie można przypisać winy konkretnej osobie. — Skoro każdy działał zgodnie z przyjętym, racjonalnym modelem postępowania, trudno przypisać komukolwiek niedbalstwo lub umyślność działania. W konsekwencji może dojść do sytuacji, w której — mimo stwierdzenia nieprawidłowości podatkowej — nie zostanie przypisany czyn zabroniony żadnej osobie fizycznej — stwierdza Agata Kotwica-Stefańska. Brak winy oznacza brak odpowiedzialności karnej skarbowej.
— Należy jednak podkreślić, że samo formalne wdrożenie procedur nie jest wystarczające. Organy badają nie tylko ich treść, ale przede wszystkim faktyczne funkcjonowanie. Procedury, które istnieją wyłącznie na papierze, nie stanowią skutecznej ochrony.
Podobnie powołanie compliance managera nie zwalnia zarządu z obowiązku nadzoru. Może natomiast stanowić istotny element wykazania należytej staranności, o ile rola ta jest realna, a nie pozorna — zastrzega Agata Kotwica-Stefańska.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 2026 roku przepisy dotyczące odpowiedzialności podatkowej i karnej skarbowej staną się jeszcze bardziej rygorystyczne. Przedsiębiorcy, a w szczególności członkowie zarządów spółek, muszą przeanalizować i zoptymalizować swoje systemy kontroli wewnętrznej oraz procedury podatkowe. Kluczowe będzie udowodnienie dochowania należytej staranności poprzez wdrożenie efektywnych mechanizmów nadzoru i zgodności (compliance), a nie tylko formalne posiadanie dokumentacji. Brak odpowiednio zorganizowanego systemu zarządzania ryzykiem podatkowym może skutkować przypisaniem odpowiedzialności, co w praktyce oznacza ryzyko osobistych sankcji finansowych i karnych dla osób zarządzających firmą.
Według danych portalu: businessinsider.com.pl