Wynajem nieruchomości: Jak KSeF zmienia zasady gry dla wynajmujących?

Wynajmujący prywatne nieruchomości początkowo byli przekonani, że znajdują się poza zakresem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Takie przekonanie budowały wypowiedzi przedstawicieli Ministerstwa Finansów przed 1 lutego, datą uruchomienia KSeF. Najnowsza, oficjalna interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) wskazuje jednak na odmienne podejście.

Do Dyrektora KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji zwrócił się emeryt wynajmujący lokal użytkowy dwóm firmom. Podatnik nie prowadzi działalności gospodarczej, nie posiada numeru NIP i nie jest czynnym podatnikiem VAT. Korzysta ze zwolnienia podmiotowego w VAT ze względu na roczną sprzedaż poniżej progu 240 tys. zł. Jego miesięczne przychody z najmu przekraczają 10 tys. zł, a podatek dochodowy rozlicza w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Emeryt wystawiał najemcom rachunki i noty obciążeniowe za opłaty eksploatacyjne, a nie faktury.

Emeryt pytał, czy w związku z prowadzoną działalnością najmu, musi przystąpić do KSeF i uzyskać numer NIP, mimo braku statusu czynnego podatnika VAT i nieprowadzenia formalnej działalności gospodarczej.

— Ta interpretacja uderza w osoby wykluczone cyfrowo — komentuje Izabela Leśniewska, doradca podatkowy w firmie Alo-2.

W niniejszym artykule analizujemy stanowisko Dyrektora KIS. Przedstawiamy również odniesienie do sytuacji, w której właściciel mieszkania wynajmuje je osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Czytaj również: Delegacje służbowe: Potencjalne problemy z fakturowaniem w hotelach i po powrocie.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Emeryt argumentował, że nie powinien być objęty obowiązkiem stosowania KSeF, ponieważ: nie posiada NIP, nie jest czynnym podatnikiem VAT, jego sprzedaż nie przekracza limitu zwolnienia podmiotowego (200 tys. zł w 2025 r., 240 tys. zł od 2026 r.), nie prowadzi formalnej działalności gospodarczej, rozlicza przychody ryczałtem i wystawia rachunki, a nie faktury. Dodatkowo, w urzędzie skarbowym otrzymał informację, że nie musi przystępować do KSeF.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) **nie podzielił stanowiska podatnika**.

Organ wyjaśnił, że dla celów podatku od towarów i usług (VAT), każdy podmiot wynajmujący nieruchomości traktowany jest jako prowadzący działalność gospodarczą i potencjalny podatnik VAT. Co do zasady, każdy podatnik VAT zobowiązany jest do wystawiania faktur innym podatnikom VAT. **Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie:**

**— Sprzedaży zwolnionej z VAT, oraz**

**— Sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych niebędących podatnikami VAT).**

Dyrektor KIS uznał, że w sytuacji opisanego emeryta powyższe wyłączenia nie mają zastosowania. **Ponieważ emeryt wynajmuje lokal użytkowy firmom, jest zobowiązany do wystawiania im faktur, a nie rachunków czy not obciążeniowych.**

Dyrektor KIS podkreślił, że podatnicy VAT są zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF (tzw. faktury ustrukturyzowane). Przepisy wprowadzają etapowe wdrożenie KSeF: od 1 lutego obowiązek dotyczy największych podmiotów, a od 1 kwietnia 2026 r. — pozostałych podatników. Wyjątkiem są tzw. podatnicy wykluczeni cyfrowo (ze sprzedażą nieprzekraczającą 10 tys. zł miesięcznie), dla których obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczyna się 1 stycznia 2027 r.

W związku z tym emeryt, wynajmując lokal użytkowy dwóm firmom, ma obowiązek wystawiać faktury w KSeF. Jeśli łączna wartość sprzedaży na rzecz kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą, udokumentowana fakturami w danym miesiącu, przekracza 10 tys. zł, **obowiązek ten powstaje od 1 kwietnia 2026 r.**

Dyrektor KIS wyjaśnił również, że chociaż podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo generalnie nie muszą rejestrować się do VAT ani uzyskiwać NIP, to podatnicy objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF muszą uzyskać numer NIP. **Emeryt zatem musi wystąpić o numer NIP i od 1 kwietnia 2026 r. wystawiać faktury w KSeF firmom wynajmującym od niego nieruchomość, podając na tych fakturach swój numer NIP.**

„Posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników wykonujących np. najem prywatny, którzy w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do jej wystawienia w KSeF.

Zatem faktury, co do których podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek ich wystawienia w KSeF, powinny zawierać numer NIP ich wystawcy” — czytamy w interpretacji Dyrektora KIS.

Czy osoby wykluczone cyfrowo zostaną zmuszone do korzystania z KSeF?

— Interpretacja Dyrektora KIS wymusza na osobach fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, które wynajmują swój majątek prywatny na cele użytkowe, korzystanie z KSeF. Oznacza to, że będą one ponosić konsekwencje związane z naliczeniem VAT od 1 stycznia 2027 r. (kiedy zaczną obowiązywać kary za niestosowanie KSeF), nawet jeśli są to osoby, które nie poruszają się w świecie cyfrowym — komentuje Izabela Leśniewska.

— Zgodnie z interpretacją, podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury, ale mimo to nie ma zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. W efekcie musi wystawiać faktury w KSeF. Moim zdaniem taka konstrukcja jest błędna — uważa Izabela Leśniewska.

Redakcja Business Insider zwróciła się z prośbą o stanowisko do Ministerstwa Finansów. Oczekujemy na odpowiedź.

Czy wynajmujący powinni wystawiać faktury, a nie rachunki?

Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa i partnerka w Quidea, zwraca uwagę, że podobne stanowisko prezentuje Ministerstwo Finansów, m.in. w odpowiedzi na pytania Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oraz w innych interpretacjach indywidualnych (np. z 6 lutego 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO).

— Z tych interpretacji wynika, że jeżeli podatnik VAT dokumentuje czynność objętą ustawą o VAT (opodatkowaną lub zwolnioną), **właściwym dokumentem jest faktura, a nie rachunek.** Choć formalnie punktem wyjścia jest art. 106b ustawy o VAT, w szczególności ust. 3 pkt 2, wiążący obowiązek wystawienia faktury z żądaniem nabywcy w określonym terminie, **praktyczna konkluzja tych interpretacji idzie dalej** — mówi Magdalena Jaworska.

Ekspertka zauważa, że ani ustawa o VAT, ani przepisy dotyczące KSeF nie modyfikują katalogu czynności, dla których powstaje obowiązek wystawienia faktury. KSeF dotyczy głównie „formy dokumentu” (faktura ustrukturyzowana), a nie samej decyzji „faktura czy rachunek”. — **Obecna linia interpretacyjna prowadzi jednak do sytuacji, w której podatnicy VAT, także korzystający ze zwolnień, dokumentując sprzedaż, są w praktyce kierowani w stronę faktury jako podstawowego dowodu sprzedaży, a możliwość stosowania rachunków ulega zawężeniu** — stwierdza Magdalena Jaworska.

Jej zdaniem, dyskusja na temat tego, czy wynajmujący prywatnie nieruchomości muszą być objęci KSeF, zdecydowanie nie jest jeszcze zamknięta.

Najem mieszkania osobie prywatnej – obowiązek fakturowania w KSeF?

Dyrektor KIS, podobnie jak przedstawiciele Ministerstwa Finansów, wyraźnie rozróżnia dwie sytuacje:

— **Wynajem przez osobę prywatną na rzecz najemcy będącego przedsiębiorcą** (osobą prowadzącą działalność gospodarczą lub firmą) — ta sytuacja jest przedmiotem interpretacji Dyrektora KIS.

— **Wynajem przez osobę prywatną na rzecz konsumenta** (np. studenta).

W pierwszym przypadku organy podatkowe widzą relację między dwoma podatnikami VAT (nawet jeśli wynajmujący jest zwolniony z VAT), co prowadzi do obowiązku uzyskania NIP i wystawiania faktur w KSeF.

W drugim przypadku **organy podatkowe uznają relację między podatnikiem VAT a konsumentem.** W takiej sytuacji **nie ma obowiązku fakturowania w KSeF.** Oznacza to, że gdyby emeryt wynajmował mieszkanie studentowi, a student zażądałby faktury, emeryt mógłby ją wystawić poza KSeF, np. w formie papierowej. Nie musiałby również uzyskiwać NIP.

Takie stanowisko prezentowali również przedstawiciele Ministerstwa Finansów w rozmowie z Business Insiderem: KSeF dla początkujących: Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.

Krzysztof Rogowski, dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej, wyjaśniał, że „Ustawa o VAT **daje w tym zakresie wystawcy faktury swobodę decydowania o tym, czy faktury konsumenckie będzie wystawiał w KSeF, czy poza KSeF**”.

Z kolei Anna Mytyk, zastępca dyrektora Departamentu VAT w Ministerstwie Finansów, na pytanie dotyczące sytuacji, gdy firma wynajmuje nieruchomość firmie, odpowiedziała, że **”jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT, czynnymi lub zwolnionymi”.** W takim przypadku faktura musi zostać wystawiona w KSeF.

Należy również zwrócić uwagę na aspekt odbioru faktur, np. za media (prąd, gaz, ciepło) przez wynajmującego. Sytuacja odbioru faktur – w KSeF czy poza KSeF – została omówiona w artykule: Wynajem mieszkania a faktury za media: nadchodzące zmiany.

Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska

Dziękujemy za lekturę naszego artykułu. Bądź na bieżąco – obserwuj nas w Google.

Wyniki Biznes Fakty:

• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) wskazuje, że prywatni wynajmujący nieruchomości firmom, nawet jeśli są zwolnieni z VAT, mogą mieć obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

• Podstawą interpretacji jest założenie, że wynajem na rzecz przedsiębiorcy tworzy relację między dwoma podatnikami VAT, co skutkuje obowiązkiem fakturowania.

• W przypadku wynajmu na rzecz konsumentów (osób prywatnych nieprowadzących działalności), nie ma obowiązku fakturowania w KSeF. Fakturę można wystawić poza systemem.

• Wynajmujący nieruchomości firmom, którzy stają się objęci obowiązkiem KSeF, muszą uzyskać numer NIP.

• Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla większości podatników rozpoczyna się od 1 kwietnia 2026 r.

• Eksperci wskazują na potencjalne problemy z interpretacją dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zwłaszcza tych wykluczonych cyfrowo.

• Linia interpretacyjna sugeruje, że faktura staje się podstawowym dokumentem sprzedaży dla podatników VAT, nawet zwolnionych, ograniczając stosowanie rachunków.

Źródło wiadomości : businessinsider.com.pl