Firmy i eksperci zgłaszają kolejne przypadki firm, których konta bankowe zostały zablokowane przez urząd skarbowy. Sprawdziliśmy, w jaki sposób firmy mogą uchronić się przed paraliżem spowodowanym takim działaniem. Prawnicy wskazują konkretne kroki.
Nawet ponad tysiąc firm rocznie doświadcza blokady rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK). Około 300 z nich to blokady wynikające z systemu STIR (Systemu Teleinformatycznego Izby Skarbowej), uruchamiane w przypadku podejrzenia wyłudzeń skarbowych. Nawet nietypowa transakcja lub przypadkowy przelew mogą być iskrą, która doprowadzi do blokady. Oznacza to, że każda uczciwa firma jest narażona na zablokowanie konta, co może mieć dewastujące skutki.
— Blokada rachunku bankowego powoduje paraliż każdej organizacji. Uniemożliwia prowadzenie działalności operacyjnej, regulowanie zobowiązań podatkowych i wobec ZUS, wypłacanie wynagrodzeń pracownikom itp. To z kolei generuje kolejne problemy — przyznaje Mateusz Jamróz, prawnik w Kancelarii Kopeć & Zaborowski.
Dlatego kluczowe jest zabezpieczenie firmy przed takim paraliżem. Poniżej przedstawiamy, co można zrobić, aby temu zapobiec. Eksperci udzielają bardzo konkretnych i skutecznych wskazówek.
Jakie zdarzenia mogą uruchomić blokadę rachunku?
O niedawnej blokadzie rachunków informowała Magdalena Jankowska, prezes spółki Wigal, na platformie LinkedIn. Wyjaśniła, że najpierw zablokowano wszystkie rachunki firmy, oczekując jednocześnie, że przedsiębiorstwo będzie funkcjonować normalnie, płacić podatki i utrzymywać pracowników. W odpowiedzi na próby ratowania sytuacji i szukania zrozumienia, usłyszała: „Przecież może pani przynosić podatek w gotówce.”
Takich historii jest wiele, dlatego warto zawczasu podjąć działania mające na celu ochronę firmy przed blokadą rachunku.
— Najczęściej blokada rachunku bankowego jest związana z nietypową transakcją. Charakter tej transakcji jest różny w zależności od rodzaju prowadzonej działalności — mówi Mateusz Jamróz.
Ekspert wyjaśnia na przykładzie: jeśli na rachunek bankowy firmy zazwyczaj wpływają kwoty od polskich kontrahentów, oscylujące w granicach kilku lub kilkunastu tysięcy złotych, a nagle na ten sam rachunek wpłynie znacznie większa suma od zagranicznego podmiotu, zarejestrowanego w kraju o egzotycznym charakterze, może to zostać wychwycone przez algorytm bankowy i skutkować blokadą.
Obecnie — dodaje Mateusz Jamróz — coraz częściej można zaobserwować blokowanie transakcji dokonywanych z podmiotami mającymi siedzibę w Federacji Rosyjskiej lub Republice Białorusi, co jest związane z nałożonymi sankcjami.
W takim przypadku bank może zablokować rachunek na okres do 72 godzin (blokada STIR). Następnie może przekazać zawiadomienie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), który może nałożyć kolejną blokadę na okres do 96 godzin. Później blokady mogą być przedłużone na 3 miesiące (STIR) lub 6 miesięcy (GIIF). Niewykluczone jest również zawiadomienie prokuratury.
Jaki podstawowy błąd popełniają firmy w kontekście kont bankowych?
— W sytuacji, gdyby wszystkie środki firmy były zgromadzone na jednym koncie bankowym, brak dostępu do nich oznaczałby faktyczną konieczność ogłoszenia upadłości. Dodatkowo firma narażałaby się na odpowiedzialność cywilną, podatkową, a w skrajnych przypadkach nawet karną lub karną skarbową ze strony kontrahentów, pracowników i organów podatkowych — ostrzega Mateusz Jamróz.
Najczęściej spotykanym błędem — wyjaśnia — jest sytuacja, w której środki finansowe przeznaczone na wszystkie należności (zapłaty dla kontrahentów, podatki, składki ZUS, wynagrodzenia) są gromadzone na jednym rachunku bankowym lub w jednym banku.
— Firma, która chce zapobiec paraliżowi organizacyjnemu, musi zdywersyfikować swoje rachunki bankowe. Jest to zdecydowanie najprostszy, a jednocześnie najskuteczniejszy sposób — podpowiada Mateusz Jamróz.
Ekspert tłumaczy, że firma powinna posiadać kilka rachunków bankowych, najlepiej w różnych bankach, tj. osobny rachunek bieżący, rachunek do wypłaty wynagrodzeń pracownikom, rachunek do zapłaty należności publicznoprawnych (podatki, ZUS) oraz osobny rachunek przeznaczony na rezerwy.
Dlaczego dywersyfikacja rachunków bankowych jest tak ważna i co jeszcze można zrobić?
— Rzadko kiedy dochodzi do sytuacji, w której organ blokuje wszystkie rachunki bankowe danej spółki — podkreśla Mateusz Jamróz.
Ekspert wskazuje, że oprócz dywersyfikacji rachunków można zastosować inne rozwiązania, takie jak zakładanie lokat, szczególnie lokat overnight, kupno obligacji czy też otwarcie rachunku powierniczego (escrow), na którym deponowane są środki w celu zabezpieczenia transakcji.
— Jednocześnie, w zależności od struktury organizacyjnej spółki, możliwe są różnego rodzaju rozwiązania korporacyjne, takie jak pożyczka od wspólnika, dopłaty wspólników (jeżeli umowa spółki je przewiduje) lub podwyższenie kapitału zakładowego. Jeśli spółka działa w ramach grupy kapitałowej, możliwe jest dokonanie przesunięć zobowiązań wewnątrz tej grupy. Przedsiębiorcy dotknięci blokadą rachunku bankowego mogą się również ratować faktoringiem, pożyczką od kontrahenta, wyprzedażą majątku lub leasingiem zwrotnym. Te rozwiązania jednak bardzo często również wymagają aktywnego rachunku bankowego i nie zapewniają natychmiastowej płynności, jak ma to miejsce w przypadku dywersyfikacji rachunków bankowych — wyjaśnia Mateusz Jamróz.
Czy firma powinna trzymać część środków obrotowych w gotówce?
— Trzymanie części środków obrotowych w gotówce może być dobrym rozwiązaniem, ale przede wszystkim dla mniejszych podmiotów działających lokalnie — przyznaje mec. Jamróz. Zaletą gotówki jest możliwość jej natychmiastowego wykorzystania, niezależnie od systemu bankowego.
— Rezerwy trzymane w gotówce mogą pomóc firmie przetrwać pierwsze kilkadziesiąt godzin. Jednak w dłuższej perspektywie korzystanie z gotówki może okazać się nieefektywne, zwłaszcza w przypadku większych podmiotów działających globalnie — przekonuje prawnik z Kancelarii Kopeć & Zaborowski. Na przykład — tłumaczy — gotówka może być pomocna dla lokalnej firmy transportowej, ponieważ w przypadku blokady rachunku bankowego firma ta nadal będzie mogła kupować paliwo, towary, a także dokonywać podstawowych płatności i zakupów organizacyjnych.
W jakich branżach gotówka nie sprawdzi się jako zabezpieczenie przed blokadą?
— Istnieją jednak sektory, w których takie rozwiązanie może okazać się nieskuteczne. Na przykład w branży IT czy e-commerce obrót gotówkowy praktycznie nie występuje. Dodatkowo większość firm działa międzynarodowo, a transakcje dokonywane są niemal cały czas. W takim wypadku przejście na rozliczenia gotówkowe, o ile w ogóle zadziała, z pewnością spowolni cały biznes — mówi Mateusz Jamróz.
Ponadto gotówka wiąże się z dodatkowymi problemami formalnymi i organizacyjnymi. Ekspert wymienia:
— ryzyko kradzieży,
— utrudnienia w zakresie rozliczeń księgowych i podatkowych,
— limit transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami wynosi 15 tys. zł brutto, co w wielu sektorach, na przykład w przemyśle, sprawia, że obrót gotówkowy praktycznie nie istnieje. — Przepisy prawa pracy również przewidują, że domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest wypłata na wskazany rachunek płatniczy pracownika. Wypłata gotówkowa generuje konieczność złożenia wniosku przez pracownika, co może budzić niechęć ze strony zatrudnionych, a w przypadku dużej liczby pracowników generować dodatkowe problemy organizacyjne — mówi mec. Jamróz.
Ile gotówki firma może/powinna trzymać?
— Nie ma jednoznacznych regulacji określających, ile gotówki firma może lub powinna trzymać — stwierdza nasz rozmówca. Radzi jednak, aby firma, tworząc zabezpieczenie w gotówce, określiła dwa wskaźniki. Po pierwsze powinna ustalić swoje miesięczne koszty, a po drugie powinna określić okres, który mają pokryć rezerwy gotówkowe. — Przy czym rezerwa gotówkowa rzadko kiedy pozwoli na pokrycie kosztów na okres trzech miesięcy i więcej — przekonuje Mateusz Jamróz.
Dodatkowo — mówi ekspert — w przypadku kontroli, posiadanie dużej ilości gotówki może budzić pytania organów skarbowych. — Lepszym rozwiązaniem jest zatem przeznaczenie na rezerwę gotówkową określonego procenta środków, np. 20-30%, a resztę środków umieścić na rezerwowych rachunkach bankowych, ewentualnie w łatwo dostępnych instrumentach finansowych lub skorzystać z linii kredytowej — radzi mec. Jamróz.
Warto również zaznaczyć, że w przypadku tzw. blokady STIR, stosowanej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, przedsiębiorca może złożyć wniosek o zwolnienie środków z zablokowanego rachunku bankowego na pokrycie wynagrodzeń pracowników, alimentów lub rent, zobowiązań podatkowych lub celnych, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach — na inne cele.
Co firma może zrobić, zanim pojawi się blokada rachunku?
Każda firma, która chce bronić się przed blokadą rachunku, powinna również wprowadzić procedury dotyczące weryfikacji kontrahentów i odpowiednio dokumentować wszelkie transakcje.
— Chodzi na przykład o sprawdzenie kontrahenta na tzw. białej liście VAT, weryfikację w publicznych rejestrach, takich jak KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) czy CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), oraz weryfikację, czy kontrahent nie znajduje się na liście sankcyjnej. Są to relatywnie proste sposoby, które po pierwsze minimalizują ryzyko zastosowania blokady rachunku bankowego, często wynikającej z wejścia w podejrzany łańcuch transakcji. Po drugie, w przypadku blokady, posiadając odpowiednie procedury i udokumentowane transakcje, jesteśmy w stanie bardzo szybko przejść do efektywnej obrony i przedstawić kluczowe argumenty — argumentuje mec. Jamróz.
Mając każdą transakcję dokładnie udokumentowaną, jesteśmy w stanie doprowadzić do uchylenia blokady zastosowanej przez bank, a także do nieprzekazania zawiadomienia do GIIF, a następnie do prokuratury. Podobnie, posiadając wdrożone odpowiednie procedury oraz udokumentowane transakcje już na etapie postępowania przed prokuratorem, Szefem KAS czy sądem, jesteśmy od początku w stanie podjąć skuteczną obronę, nie tracąc czasu na gromadzenie korzystnych dla nas materiałów.
Wyniki Biznes Fakty:
W 2026 roku zmiany w przepisach dotyczących między innymi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz potencjalne nowe regulacje podatkowe i dotyczące prawa pracy mogą wpłynąć na sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy powinni być przygotowani na potencjalne zaostrzenie kontroli, w tym częstsze blokady rachunków bankowych. Kluczowe dla zachowania płynności finansowej i uniknięcia paraliżu operacyjnego będzie zdywersyfikowanie posiadanych rachunków bankowych, utrzymywanie odpowiednich rezerw finansowych (niekoniecznie wyłącznie w gotówce) oraz rygorystyczne przestrzeganie procedur weryfikacji kontrahentów i dokumentowania transakcji. Zrozumienie tych mechanizmów pozwoli firmom na lepsze przygotowanie się na potencjalne wyzwania.
Na podstawie materiałów : businessinsider.com.pl