Rozliczenie Składki Zdrowotnej za 2025 r. dla Przedsiębiorców – Kluczowe Informacje
Przedsiębiorcy mają czas do 20 maja na rozliczenie składki zdrowotnej za rok 2025. Zaleca się jednak ostrożność przy składaniu deklaracji ze względu na potencjalne błędy systemowe po stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Poniżej wyjaśniamy, jak uniknąć nadpłaty i uzyskać ewentualny zwrot.
Rozliczenie składki zdrowotnej za rok 2025 następuje w deklaracji DRA lub RCA za kwiecień bieżącego roku. Zgłaszane są jednak problemy z prawidłowym generowaniem wniosków o zwrot nadpłaty. Jeden z czytelników zgłosił komunikat o wygaśnięciu terminu wysyłki wniosku o zwrot (RZS-R) z datą 1 czerwca 2026 r., mimo że mamy dopiero maj. Eksperci wskazują, że jest to błąd informatyczny, o którym ZUS wie. Dlatego wskazane jest, aby nie spieszyć się z rozliczeniem, pamiętając o terminie do 20 maja.
Nowa Możliwość Wyboru w Zakresie Środków Trwałych
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy opodatkowania (zasady ogólne – skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), jest zobowiązany do rozliczenia składki zdrowotnej za rok 2025. Dotyczy to wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą, które w zeszłym roku podlegały obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego.
Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy rozliczający podatek liniowy lub na zasadach skali PIT mają możliwość wyboru, czy uwzględniać przychody i koszty związane ze sprzedażą środków trwałych przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Aby skorzystać z tej opcji, należy złożyć stosowne oświadczenie poprzez zaznaczenie w bloku III.F deklaracji ZUS RCA lub w bloku XII deklaracji ZUS DRA pól 06 lub 15: „Przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zostały uwzględnione przychody i koszty uzyskania tych przychodów związane z odpłatnym zbyciem składników majątku (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne)”.
Należy jednak zaznaczyć, że przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem nie mają tej możliwości wyboru, a ponadto mogą napotkać specyficzne problemy związane z rozliczeniem.
Optymalizacja Składki Zdrowotnej dla Ryczałtowców
Kwestia rozliczenia składki zdrowotnej przez osoby na ryczałcie wynika ze specyfiki przepisów. Przepisy umożliwiają ryczałtowcom obliczanie miesięcznej składki zdrowotnej od przychodu z poprzedniego roku, pomniejszonego o składki społeczne. Kluczowym problemem jest fakt, że przepis ten nie wspomina o wyłączeniu przychodu ze sprzedaży środków trwałych.
W efekcie, przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej, przedsiębiorcy na ryczałcie muszą wyłączyć sprzedaż środków trwałych z przychodu, co wpływa na próg składki. Może to prowadzić do sytuacji, w której przez cały rok płacona jest wyższa składka zdrowotna, nawet jeśli przychód ze sprzedaży środków trwałych ostatecznie nie powinien wpływać na roczny limit składki.
Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem obliczają składkę zdrowotną według rocznego progu przychodów. Istnieją trzy progi: do 60 tys. zł, od 60 tys. zł do 300 tys. zł oraz powyżej 300 tys. zł. W praktyce należy porównać sumę składek wpłaconych w poszczególnych miesiącach z roczną należnością. W przypadku niedopłaty wynikającej z przekroczenia progu, należy ją uregulować.
Obliczanie Składki Zdrowotnej na Skali Podatkowej
Dla przedsiębiorców stosujących zasady ogólne (skala podatkowa), roczną podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest dochód z działalności gospodarczej, czyli różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodów. Dochodu tego nie pomniejsza się o straty z roku 2025 ani o ulgi, jednak należy uwzględnić różnice remanentowe. Do przychodów i kosztów nie wlicza się tych poniesionych lub osiągniętych w okresie zawieszenia działalności.
Ustalona kwota dochodu podlega porównaniu z minimalną podstawą wymiaru składki zdrowotnej. W roku składkowym, jeśli dochód był niższy od płacy minimalnej, przedsiębiorca był zobowiązany przyjąć jako podstawę 75% minimalnego wynagrodzenia i od niej naliczyć minimalną składkę. W roku 2026 minimalna składka jest obliczana od 100% płacy minimalnej.
Ostatecznie, rzeczywisty dochód przedsiębiorcy porównuje się z dochodem minimalnym, od którego naliczana jest składka zdrowotna.
Podstawa Wymiaru Składki Zdrowotnej przy Podatku Liniowym
Przedsiębiorcy opodatkowani liniowo (19% podatek dochodowy) płacą składkę zdrowotną w wysokości 4,9%. Podstawą jej wymiaru jest również rzeczywisty dochód. Rozliczenie roczne jest zbliżone do zasad ogólnych.
Liniowcy mają możliwość odliczenia zapłaconej składki zdrowotnej (za siebie i osoby współpracujące) od dochodu lub zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów, jednak z limitem rocznym wynoszącym 12 900 zł (obowiązujący w 2025 r.). Po ustaleniu rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej, można odjąć maksymalnie 12 900 zł, pod warunkiem że składka została faktycznie zapłacona w ciągu roku i uwzględniona w kosztach uzyskania przychodów.
Podobnie jak w przypadku skali podatkowej, jeśli dochód liniowca nie przekraczał w 2025 r. płacy minimalnej, podstawa składki była obliczana od 75% minimalnego wynagrodzenia.
Formularz i Termin Rozliczenia Składki Zdrowotnej
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej należy złożyć do 20 maja na odpowiednim formularzu: ZUS DRA lub ZUS RCA. Jest to ten sam formularz, na którym składana jest deklaracja za kwiecień 2026 r.
Druk ZUS DRA przeznaczony jest dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Druk ZUS RCA składają osoby opłacające składki za siebie oraz za innych ubezpieczonych, np. pracowników.
W formularzu należy wykazać przychody lub dochody i ustalić składkę za cały rok 2025. Do 20 maja należy również zapłacić ewentualną niedopłatę składki wynikającą z rocznego rozliczenia, a także należne składki za kwiecień 2026 r.
Jeżeli roczne rozliczenie wykaże nadpłatę składki zdrowotnej, przedsiębiorcy przysługuje zwrot (chyba że występują zaległości składkowe lub pobrano nienależne świadczenia).
Sposób Złożenia Rocznego Rozliczenia Składki Zdrowotnej
Formularze można wysyłać elektronicznie za pomocą systemu Płatnik lub aplikacji ePłatnik dostępnej na PUE ZUS. Osoby preferujące formę tradycyjną mogą złożyć formularz papierowy (za siebie i maksymalnie czterech ubezpieczonych).
Dane Wymagane w Formularzu Rozliczeniowym
W rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej należy wypełnić blok „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”:
- XII w formularzu ZUS DRA lub
- III.F w formularzu ZUS RCA.
Przedsiębiorcy muszą wykazać dane do wyliczenia rocznej składki oddzielnie dla każdej stosowanej formy opodatkowania. Jeśli prowadzona jest działalność opodatkowana tylko jedną formą (np. ryczałtem), wypełnia się tylko odpowiednią część formularza.
Potencjalne Problemy z Wysyłką Deklaracji ZUS DRA lub ZUS RCA
Należy pamiętać, że w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej w 2025 r.:
- Nie nalicza się składki zdrowotnej za okres zawieszenia.
- Składka zdrowotna jest rozliczana proporcjonalnie za okresy aktywności zawodowej, nawet jeśli trwały tylko miesiąc.
Przedsiębiorca prowadzący działalność przez cztery miesiące w 2025 r. składa rozliczenie tylko za te miesiące.
Procedura Odzyskania Nadpłaty Składki Zdrowotnej
Jeśli roczne rozliczenie wykaże nadpłatę składki zdrowotnej, ZUS automatycznie utworzy wniosek o zwrot (RZS-R) na koncie płatnika na portalu eZUS. Wniosek pojawi się następnego dnia po złożeniu rocznego rozliczenia. Przedsiębiorca musi zweryfikować wniosek, wskazać numer rachunku bankowego do zwrotu, podpisać go i odesłać do ZUS do 1 czerwca 2026 r.
ZUS dokona zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej do 3 sierpnia 2026 r. W przypadku braku akceptacji wniosku RZS-R przez przedsiębiorcę, zwrot nastąpi do końca roku.
Jeśli roczne rozliczenie wykaże niedopłatę składki zdrowotnej, przedsiębiorca jest zobowiązany do jej zapłaty najpóźniej do 20 maja 2026 r.
Wyniki Biznes Fakty:
Przepisy dotyczące rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 r. wprowadzają kilka istotnych zmian i potencjalnych trudności dla przedsiębiorców. Nowe opcje wyboru przy rozliczaniu przychodów ze sprzedaży środków trwałych dla podatników liniowych i na zasadach skali, a także specyficzne problemy dla ryczałtowców, wymagają od przedsiębiorców dokładnego zapoznania się z przepisami. Potencjalne błędy systemowe ZUS przy zwrotach nadpłat mogą opóźnić proces odzyskiwania środków. W 2026 roku utrzymuje się konieczność dokładnego monitorowania przychodów i dochodów w celu prawidłowego naliczenia składki, a także zmiany w zasadach obliczania minimalnej składki zdrowotnej, co może wpłynąć na koszty prowadzenia działalności.
Według danych portalu: businessinsider.com.pl