Okres próbny dla małych podmiotów dobiegł końca. Od 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podmiotów, które wystawiają lub odbierają faktury. Spółki, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje czy stowarzyszenia, aby uzyskać darmowy dostęp do KSeF, muszą najpierw złożyć wniosek ZAW-FA. Poniżej przedstawiamy, jak to zrobić.
Jeżeli spółka komandytowa, założona przez hipotetycznego pana Andrzeja Dudę, chce uzyskać dostęp do KSeF, powinna wyznaczyć na formularzu ZAW-FA pierwszą osobę uprawnioną do administrowania kontem spółki w systemie. Analogicznie muszą postąpić inne spółki (z o.o., jawne, cywilne), fundacje oraz stowarzyszenia. Dotyczy to podmiotów, które nie prowadzą jednoosobowej działalności gospodarczej, a wystawiają faktury.
ZAW-FA to formularz zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Składa się go w właściwym urzędzie skarbowym. Może go złożyć osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, jego przedstawiciel lub jeden ze wspólników.
Najczęściej formularz ten jest wykorzystywany na początku korzystania z KSeF – do nadania pierwszych uprawnień. Pozwala również na odebranie uprawnień osobie, która zakończyła pracę w organizacji lub przestała cieszyć się zaufaniem podmiotu.
KSeF w praktyce. Kto musi złożyć druk ZAW-FA i dlaczego
Formularz ZAW-FA należy złożyć w następujących sytuacjach:
- Gdy podmiot inny niż osoba fizyczna (np. spółka, fundacja, jednostka samorządu terytorialnego – JST) chce wskazać pierwszą osobę uprawnioną do korzystania z KSeF.
- Gdy podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
- Gdy podpis kwalifikowany osoby reprezentującej podmiot nie zawiera numeru NIP lub PESEL (np. w przypadku cudzoziemców).
W praktyce druk ZAW-FA składają głównie spółki, fundacje oraz jednostki samorządu terytorialnego, które muszą wyznaczyć pierwszego użytkownika KSeF.
W skrócie: ZAW-FA jest niezbędny wtedy, gdy podmiot nie może samodzielnie nadać pierwszych uprawnień w KSeF.
Po zatwierdzeniu zawiadomienia, urząd skarbowy przesyła informację o nadaniu uprawnień na wskazany adres e-mail. Czas oczekiwania na nadanie uprawnień, w zależności od urzędu, może wynosić od kilku godzin do kilku dni od złożenia zawiadomienia.
Od momentu otrzymania potwierdzenia, wyznaczona osoba może zalogować się do KSeF, nadać uprawnienia kolejnym użytkownikom i podmiotom, a także wygenerować certyfikaty.
Osoba wskazana w formularzu ZAW-FA będzie mogła następnie udzielić dostępu do KSeF innym osobom lub podmiotom, na przykład księgowemu, pracownikowi, członkowi zarządu lub biuru rachunkowemu, a także wygenerować niezbędne certyfikaty.
Dostęp do KSeF. Jak wypełnić druk ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA można pobrać w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl. Po jego otwarciu należy podać podstawowe dane podmiotu (NIP, nazwę, siedzibę) oraz wskazać pierwszą osobę uprawnioną. Jest to osoba, która będzie administratorem KSeF dla danego podmiotu, np. spółka X może wskazać pana Jana Kowalskiego.
Jest to osoba fizyczna wybrana przez organizację, której zostaną nadane uprawnienia do logowania się do KSeF. Może to być na przykład jeden z członków zarządu lub księgowy. W zawiadomieniu należy podać jej numer PESEL (pole nr 23).
Jeśli wskazana osoba jest nierezydentem, czyli zgodnie z przepisami podatkowymi nie posiada miejsca zamieszkania na terytorium Polski, należy wpisać rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego jej tożsamość.
Formularz ZAW-FA zawiera również dwa kluczowe pola, które są obowiązkowe. Należy w nich podać:
- Adres e-mail podatnika lub podmiotu nadającego uprawnienia (pole nr 19).
- Adres e-mail osoby fizycznej uprawnionej, której nadawane są uprawnienia (pole nr 38).
To właśnie na te adresy zostaną wysłane powiadomienia o nadaniu uprawnień.
Na drugiej stronie formularza podpis składają osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym. W przypadku reprezentacji wieloosobowej, wymagane są podpisy wszystkich tych osób.
Jak złożyć druk ZAW-FA?
Druk ZAW-FA można złożyć tradycyjnie, udając się do urzędu skarbowego. Wypełnione i wydrukowane zawiadomienie można złożyć osobiście we właściwym dla podmiotu urzędzie skarbowym lub wysłać pocztą.
Alternatywnie, zawiadomienie można przesłać elektronicznie za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy lub systemu e-Doręczenia. W takim przypadku wypełniony druk, podpisany elektronicznie, należy dołączyć jako załącznik do pisma ogólnego.
Jeśli nie ZAW-FA, to co?
Podmioty inne niż osoby fizyczne mogą również uzyskać dostęp do KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej. Jest to cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej, który zawiera nazwę podmiotu oraz jego Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).
Korzystanie z pieczęci elektronicznej wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami, które mogą wynosić od tysiąca do dwóch tysięcy złotych, w zależności od okresu jej ważności. Jest to rozwiązanie korzystne dla dużych i średnich firm, które zintegrują KSeF ze swoim systemem ERP. Dzięki niemu członkowie zarządu nie muszą angażować się w szczegółowe aspekty wdrażania KSeF. Pieczęć elektroniczna umożliwia również generowanie certyfikatów KSeF (niezbędnych w trybie awaryjnym/offline) bez konieczności udziału osób trzecich.
Dla małych spółek, fundacji czy stowarzyszeń, które nie wystawiają setek faktur ani nie zatrudniają setek pracowników, złożenie wniosku ZAW-FA i oczekiwanie na nadanie uprawnień przez organ podatkowy jest prostszym i bardziej ekonomicznym rozwiązaniem.
Wyniki Biznes Fakty:
Od 1 kwietnia 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF oznacza dla firm konieczność dostosowania procesów fakturowania do wymogów systemu. Przedsiębiorcy, którzy nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, a nie są osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, muszą złożyć formularz ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do KSeF. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować brakiem możliwości wystawiania i odbierania faktur w nowym systemie. Alternatywą jest użycie płatnej pieczęci elektronicznej. Skuteczne wdrożenie KSeF od 1 stycznia 2026 roku (lub wcześniej, jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z niego dobrowolnie) będzie kluczowe dla ciągłości operacyjnej i zgodności z przepisami podatkowymi, co wpłynie na efektywność zarządzania finansami i administracją w firmie.
Źródło wiadomości : businessinsider.com.pl