Działy HR w Polsce coraz częściej mierzą się nie z brakami kadrowymi ani technologią, lecz z lawiną zmian w przepisach prawa pracy i podatkowych. Większość przedsiębiorstw woli wypłacać wyższe świadczenia niż ryzykować kary czy błędy w liście płac.
- Największym wyzwaniem działów HR jest zgodność z przepisami, a nie braki kadrowe czy technologia.
- 75 proc. firm ma trudności z nadążaniem za zmieniającymi się regulacjami prawa pracy i podatkowymi.
- W 2024 roku w życie weszło 376 nowych przepisów dla firm, a 718 zmieniło swoje brzmienie. W tym samym czasie jedynie 48 przepisów straciło moc.
Zmiany w prawie największym wyzwaniem dla działów HR
Jak wynika z badania „Potential of Payroll 2026” przeprowadzonego przez ADP, nie braki personalne, nie technologia ani zarządzanie budżetem na wynagrodzenia są największymi bolączkami działów HR w firmach, ale zgodność z aktualnymi przepisami.
- 75 proc. firm przyznaje, że nadążanie za dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy i podatkowymi w różnych jurysdykcjach stanowi dla nich istotne wyzwanie operacyjne i strategiczne,
- 68 proc. badanych firm deklaruje, że ponosi kary za niezgodność z przepisami raz lub dwa razy w roku,
- 7 na 10 badanych nie potrafi precyzyjnie ocenić, w których obszarach ich organizacja może nie spełniać wymogów regulacyjnych,
- w 47 proc. przypadków to właśnie zmiany prawne są wskazywane jako najczęstsze źródło błędów w liście płac.
Jak wskazują autorzy badania, oznacza to, że wiele firm funkcjonuje w warunkach niepewności, często nie mając pełnej widoczności możliwych uchybień.
Presja regulacyjna jest na tyle silna, że 69 proc. ankietowanych przyznaje, iż woli wypłacić pracownikom wyższe świadczenia niż narażać się na ewentualne konsekwencje naruszenia przepisów. To pokazuje skalę kosztów reputacyjnych i finansowych, jakie generują błędy w liście płac, niezależnie od tego, w jakim kraju organizacja prowadzi działalność. Sprawa dodatkowo komplikuje się, gdy firma jest obecna w więcej niż jednym kraju lub zatrudnia pracowników, którzy rozliczają się według różnych systemów podatkowych.
Jawność płac, staż i nowe zasady wypłacania ekwiwalentu – te zmiany weszły w życie w ostatnich miesiącach
Skali problemu nie zmniejszy implementacja przepisów wynikających z tzw. dyrektywy płacowej. Wprowadza ona m.in. obowiązek raportowania luki płacowej, większą transparentność dotyczącą wynagrodzeń oraz struktury stanowisk w firmie, a także prawo pracowników do uzyskania informacji o poziomach płac na porównywalnych stanowiskach. Nowe regulacje stwarzają konieczność ustalenia obiektywnych systemów wartościowania pracy oraz pełnej dokumentacji struktury wynagrodzeń w firmie i stojących za nią decyzji. Dla pracodawców jest to nie tylko projekt prawny, lecz także szeroka transformacja procesów HR, płacowych i biznesowych, wymagająca ścisłej współpracy działów prawnych, finansowych i kadrowych.
Inną kwestią, jaką muszą uwzględnić działy kadr i płac, są znowelizowane przepisy (obowiązujące od 27 stycznia) doprecyzowujące termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z nimi wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w dniu wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w ciągu 10 dni od rozwiązania stosunku pracy.
– Regulacja nie jest w pełni komplementarna, ponieważ obejmuje i reguluje w przejrzysty sposób termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pomijając inne świadczenia, które stają się wymagalne z dniem ustania zatrudnienia, jak np. odprawa emerytalno-rentowa, odprawa z tytułu tzw. zwolnień grupowych, czy też wreszcie ostatnie wynagrodzenie za pracę – komentuje radca prawny z ADP Polska Tomasz Czerkies.
Kolejnym wyzwaniem, które powoduje dużo zamieszania w działach HR w tym roku, są nowe zasady liczenia stażu pracy, które wpływają m.in. na wymiar urlopu oraz wypłatę dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Od 1 maja 2026 r. zespoły payroll w sektorze prywatnym będą miały obowiązek na wniosek pracownika przeliczyć staż na podstawie dostarczonych przez niego dokumentów.
– Istotne w tym przypadku jest, aby precyzyjnie, na podstawie przepisów, określić, jakiego rodzaju aktywności zawodowe mogą powiększyć staż pracy oraz jakie dokumenty (dowody) mogą ten staż potwierdzić. Ponadto z punktu widzenia pracodawców warto wprowadzić procedurę, która zapewni pracownikowi pełną i transparentną informację w przypadku odmowy zaliczenia wnioskowanego przez pracownika okresu pracy – dodaje Tomasz Czerkies.
Produkcja prawa w Polsce ma się całkiem dobrze
Dane z publikowanego co roku „Barometru prawa” przygotowanego przez firmę Grant Thornton wskazują, że w Polsce produkcja prawa cały czas ma się bardzo dobrze, choć ostatnio odnotowano wyhamowanie trendu wzrostowego.
W 2024 roku uchwalono 14 tys. stron nowego prawa. To o 5 proc. mniej niż w 2023 roku. To także najniższy wynik od 2008 roku. W 2024 roku w życie weszło 376 nowych przepisów dla firm, a 718 zmieniło swoje brzmienie. W tym samym czasie jedynie 48 przepisów straciło moc. W tym w życie weszło 376 nowych przepisów dla firm, a 718 zmieniło swoje brzmienie. W tym samym czasie jedynie 48 przepisów straciło moc.
Mimo spadku skala produkcji prawa nadal jest bardzo duża. Jak wskazują autorzy raportu, jeśli ktoś chciałby na bieżąco śledzić wszystkie zmiany w prawie, to musiałby każdego dnia roboczego na samo czytanie aktów prawnych poświęcić 1 godzinę i 34 minuty (przy założeniu, że na przeczytanie jednej strony aktu prawnego potrzebne są 2 minuty).
– Cieszy zmniejszony rozmiar prawotwórstwa, bo wyniki z ostatnich paru lat zatrważały. Obecny poziom nadal nie jest satysfakcjonujący, a ponadto trudno orzec, czy ta tendencja się utrzyma. Pewnie zapowiedziane działania deregulacyjne paradoksalnie spowodują wzrost liczby stron aktów ingerujących w dotychczasowe przepisy dotyczące gospodarki. Takie zmiany są jednak oczekiwane przez środowisko przedsiębiorców – komentował wyniki raportu partner w Grant Thorntonie, radca prawny Grzegorz Maślanko.
Wyniki Biznes Fakty:
- Zgodność z przepisami stanowi największe wyzwanie dla działów HR w Polsce, wyprzedzając braki kadrowe i technologię.
- 75% firm deklaruje trudności w nadążaniu za dynamicznymi zmianami w prawie pracy i podatkach.
- 68% firm doświadcza kar za niezgodność z przepisami co najmniej raz lub dwa razy w roku.
- Zmiany prawne są przyczyną błędów w listach płac w 47% przypadków.
- 69% firm preferuje wypłacanie wyższych świadczeń, aby uniknąć ryzyka kar regulacyjnych.
- Nowe przepisy dotyczące dyrektywy płacowej wymuszają większą transparentność wynagrodzeń i procesów HR.
- Zmienione zasady dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz liczenia stażu pracy generują dodatkowe wyzwania dla działów kadr i płac.
- W 2024 roku weszło w życie 376 nowych przepisów dla firm, a 718 zostało zmienionych, przy jednoczesnym uchyleniu jedynie 48.
- Śledzenie wszystkich zmian prawnych wymaga poświęcenia ponad godziny dziennie na samo czytanie aktów prawnych.
Więcej informacji na : www.pulshr.pl