KSeF po pierwszych miesiącach. Biznes wskazuje, co działa, a co wymaga zmian
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest postrzegany przez przedsiębiorców i ekspertów jako znacząca zmiana w obszarze rozliczeń podatkowych, choć proces wdrożenia napotyka na pewne wyzwania. Większe firmy radzą sobie z implementacją KSeF sprawniej niż sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Ministerstwo Finansów prowadzi konsultacje dotyczące dalszych usprawnień systemu. KSeF wpływa również na ewolucję działań urzędów skarbowych, które coraz częściej przechodzą od tradycyjnych kontroli do bieżącego monitorowania danych.
Ogólna ocena pierwszych miesięcy funkcjonowania KSeF jest pozytywna. Zauważa się jednak, że proces wdrażania przez MŚP przebiega wolniej w porównaniu do dużych korporacji. Przedsiębiorcy i eksperci sygnalizują potrzebę wprowadzania zmian, między innymi w zakresie korekt zbiorczych, dostępności interfejsu w języku angielskim oraz terminów wysyłki faktur do systemu. Podkreśla się, że KSeF stanowi jakościową transformację w relacjach między biznesem a organami skarbowymi, zwiększając automatyzację i przechodząc w kierunku stałego monitoringu danych.
Duże firmy szybciej wdrożyły KSeF. MŚP wciąż nadrabiają zaległości
Według Andrzeja Nikończyka, przewodniczącego Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan, duże przedsiębiorstwa wdrożyły KSeF z relatywną łatwością, co było efektem długotrwałych przygotowań. Mniejsi podatnicy, zwłaszcza z sektora MŚP, napotykają na większe trudności. Mimo to, ci, którzy już zintegrowali się z systemem, zazwyczaj wyrażają zadowolenie, a KSeF często okazuje się ułatwieniem w procesie dystrybucji faktur, o ile nie występują bardzo specyficzne przypadki.
Anna Rembecka-Orłowska, starsza menedżer w TMF Group, ocenia pierwsze miesiące obowiązkowego KSeF jako generalnie pozytywne. Podkreśla, że system działa pomimo wcześniejszych obaw, a szeroko zakrojona akcja informacyjna przyczyniła się do dobrego przygotowania większości przedsiębiorców. W jej opinii, wystawianie faktur w nowym systemie nie stanowi znaczącego problemu dla wielu firm.
Warto zaznaczyć, że obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany stopniowo. Od 1 lutego 2026 roku objął on duże firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku). Od 1 kwietnia bieżącego roku dotyczy pozostałych podatników, z wyjątkiem podmiotów, których sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 tys. zł brutto – te firmy są zwolnione z obowiązku do końca 2026 roku.
Największe problemy i postulaty zmian w systemie KSeF
Andrzej Nikończyk przyznaje, że pojawiają się pewne błędy i problemy, takie jak nieprawidłowe wpisy czy trudności ze znalezieniem faktur. Podkreśla jednak, że są to początki systemu i okres bez kar, który ma umożliwić przedsiębiorcom adaptację. Wyraża przekonanie, że za kilka lat przedsiębiorcy będą doceniać wprowadzenie KSeF.
Badanie przeprowadzone przez Grant Thornton w marcu 2026 roku wśród 150 przedstawicieli działów finansowo-księgowych wykazało, że wśród kluczowych korzyści wdrożenia KSeF firmy wymieniają eliminację papierowych faktur, automatyzację procesów oraz stały dostęp do dokumentów. Jednocześnie zgłaszano problemy związane z brakiem powiadomień, brakiem podglądu faktury przed wysłaniem oraz przeciążeniami systemu.
Ekspertka TMF Group zaznacza, że w sektorze MŚP korzyści płynące z KSeF przeważają nad trudnościami i kosztami wdrożenia.
KSeF pod lupą biznesu i fiskusa. System zmienia relacje podatkowe
Andrzej Nikończyk zwraca uwagę na dynamiczny rozwój KSeF, który będzie dostosowywany do bieżących potrzeb. Ministerstwo Finansów jest otwarte na propozycje zmian, szczególnie w zakresie ułatwień dla korekt zbiorczych. Podkreśla, że systemy informatyczne pozwalają na szybsze przetwarzanie danych w porównaniu do metod manualnych, co stanowi podstawę do wprowadzania usprawnień po spełnieniu podstawowych wymagań prawnych.
9 czerwca odbyły się konsultacje w Ministerstwie Finansów dotyczące dalszego rozwoju KSeF, w tym rozszerzenia danych w API KSeF 2.0 oraz lepszego powiązania zdarzeń biznesowych z e-fakturami.
Anna Rembecka-Orłowska wskazuje na potrzebę usprawnienia informacji oraz zapewnienia dostępności platformy w języku angielskim. Brak możliwości wystawiania faktur przez osoby nieznające języka polskiego stanowi barierę dla inwestorów zagranicznych, zwiększając koszty funkcjonowania i obniżając opłacalność inwestycji w Polsce.
Ekspertka TMF Group podkreśla również problem jednodniowego terminu na wysyłkę faktury do KSeF. Obowiązujące przepisy wymagają, aby faktura wystawiona online została wysłana do systemu tego samego dnia. Organizacja postuluje wydłużenie tego terminu o kilka dni (np. trzy lub pięć), co pozwoliłoby wszystkim podmiotom na terminowe przetworzenie i wysłanie faktur w wymaganym formacie.
Podczas Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan, który odbył się 16 czerwca w Warszawie, dr Tomasz Tratkiewicz, dyrektor departamentu VAT w Ministerstwie Finansów, zachęcał przedsiębiorców do udziału w konsultacjach dotyczących KSeF. Zapowiedział wprowadzenie kolejnych usprawnień, w tym modernizację aplikacji w celu lepszego dostosowania do potrzeb firm i nadania jej bardziej biznesowego charakteru.
Ministerstwo planuje między innymi utrzymanie tokenów jako metody logowania do KSeF po 31 grudnia 2026 roku, z czego obecnie korzysta około jednej trzeciej użytkowników. Propozycje zmian mają zostać przedstawione na przełomie czerwca i lipca.
Eksperci podczas kongresu zwracali uwagę na zmianę, jaką KSeF wprowadza w relacjach między fiskusem a przedsiębiorcą. Dostęp organów podatkowych w czasie rzeczywistym do niemal wszystkich faktur między podatnikami umożliwia ciągłe zbieranie i analizowanie informacji, zastępując okresowe kontrole.
Andrzej Nikończyk stwierdza, że można już mówić nie tyle o kontroli, co o monitoringu prowadzonym przez organy skarbowe. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) otrzymują dane na bieżąco, co pozwala na monitorowanie łańcuchów obrotu, prawidłowości wykazywania danych oraz na kontrole porównawcze podatników.
Czynności sprawdzające były najczęściej wykorzystywaną formą weryfikacji rozliczeń podatkowych
Trend ten znajduje odzwierciedlenie w statystykach. Raport kancelarii MDDP i Konfederacji Lewiatan „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa” wskazuje, że w 2025 roku czynności sprawdzające stanowiły najczęściej stosowaną formę weryfikacji rozliczeń podatkowych. Są one prostsze i mniej sformalizowane niż klasyczne kontrole, umożliwiając szybką i masową weryfikację wybranych obszarów. W ubiegłym roku przeprowadzono 2,3 miliona takich czynności, co oznacza średnio 19 nowych postępowań rozpoczynanych co minutę. W ich ramach stwierdzono zaległości podatkowe na kwotę blisko 11 mld zł, o jedną czwartą więcej niż rok wcześniej.
Jednocześnie liczba wszczętych kontroli podatkowych od kilku lat maleje. W 2025 roku wyniosła 9,5 tys. Podobnie liczba kontroli celno-skarbowych, których wszczęto 5,2 tys. Jest to zgodne z zapowiedziami Ministerstwa Finansów i KAS, które dążą do tego, aby większość spraw była załatwiana w ramach czynności sprawdzających prowadzonych niezwłocznie po złożeniu deklaracji. Kontrole, zwłaszcza celno-skarbowe, mają być wszczynane jedynie w sytuacjach, gdy organy podatkowe dysponują znaczącymi dowodami wskazującymi na możliwość wystąpienia nieprawidłowości.
Przewodniczący Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan podsumowuje, że współpraca Ministerstwa Finansów z podatnikami zmierza w kierunku stosowania łagodniejszych procedur, które pozwalają na korygowanie rozliczeń. Jest to postrzegane jako pozytywna zmiana. Podmioty, które dopuszczają się nieprawidłowości w rozliczeniach, muszą jednak liczyć się z tym, że ich działalność zostanie szybciej wykryta.
Wyniki Biznes Fakty:
- Dla Pracodawców: Inwestycja w szkolenia z obsługi KSeF i zapewnienie wsparcia technicznego może przyspieszyć adaptację pracowników, szczególnie w MŚP. Usprawnienie komunikacji o zmianach w systemie minimalizuje ryzyko błędów.
- Dla Pracowników (Księgowość/Finanse): Aktywne śledzenie aktualizacji i szkoleń dotyczących KSeF jest kluczowe. Zgłaszanie problemów i sugestii usprawnień do pracodawcy lub bezpośrednio do resortu finansów może pomóc w kształtowaniu bardziej efektywnego systemu.
Według danych portalu: www.pulshr.pl